Ihre Checkliste für den Veranstaltungstag

Der Tag der Veranstaltung ist gekommen: So stellen Sie sicher, dass Ihr Meeting abläuft wie geplant

Nach wochenlanger Planung ist der Tag der Veranstaltung endlich gekommen. Sie wachen morgens auf und – ja, was dann?

Nutzen Sie diese Checkliste für den Veranstaltungstag, um sicherzugehen, dass in letzter Minute nichts übersehen wird und Ihre Veranstaltung problemlos verläuft.

Gleich nach dem Aufwachen

  • Trinken Sie einen Kaffee oder gehen Sie ins Fitnessstudio. Nach diesem Energieschub sind Sie auf jeden Fall richtig wach und bereit, sich dem Tag zu stellen. 
  • Nehmen Sie ein reichhaltiges, gesundes Frühstück ein. Wahrscheinlich ist Essen das Letzte, woran Sie gerade denken, aber eine Mahlzeit am Morgen füllt die Energiespeicher des Körpers und gibt Kraft für den Tag, was sich positiv auf Konzentration und Gedächtnis auswirken kann. Allerdings sollten Sie Speisen mit viel Zucker meiden, weil dadurch Ihre Energie bis mittags womöglich schon aufgebraucht ist.  

Am Veranstaltungsort

  • Besprechen Sie sich mit Ihrem Team. Hat sich über Nacht etwas geändert, worum man sich sofort kümmern muss? Oder gibt es Teammitglieder oder bestimmte Details, die jetzt besondere Aufmerksamkeit brauchen?
  • Klären Sie Last-minute-Einzelheiten mit Lieferanten, Rednern und anderen Veranstaltungspartnern. Überprüfen Sie beispielsweise den Flugstatus Ihres Hauptredners, wenn dieser am selben Morgen mit dem Flugzeug anreist. Wenn es hier zu Verspätungen kommt, ist es besser, das möglichst früh zu wissen. So hat man gegebenenfalls noch Zeit, kreativ zu werden und umzudisponieren. Wenn etwa ein Redner aufgrund von Witterungsbedingungen irgendwo festsitzt, ist es vielleicht möglich, dass er per Videokonferenz am Meeting teilnimmt, wenn ein persönliches Erscheinen nicht möglich ist
  • Überprüfen Sie die gesamte Technik. Es gibt nichts Schlimmeres als ein nicht funktionierendes Mikrofon oder eine Präsentation, die aufgrund von technischen Schwierigkeiten nicht richtig gezeigt werden kann. 
  • Nehmen Sie Kontakt mit den Teilnehmern auf. Egal, ob per E-Mail oder durch einen Beitrag in den sozialen Medien: Erinnern Sie Ihre Teilnehmer auf jeden Fall daran, dass der Tag gekommen ist! Schicken Sie alle notwendigen Informationen darüber mit, was sie mitbringen sollten und was nicht.
  • Überprüfen Sie den Tischaufbau und die Namensschilder. Wurde an jede Gabel und jeden Teilnehmer gedacht? 
  • Gönnen Sie sich bei Bedarf etwas zu essen oder eine Pause. Die Vorbereitungen für eine Veranstaltung können einen voll in Beschlag nehmen. Denken Sie daran, sich auch Zeit für sich selbst zu nehmen, damit Sie Stress abbauen können – auch wenn es nur fünf Minuten sind. 

Direkt vor der Veranstaltung

  • Atmen Sie tief durch. Auch wenn Ihr Ritual vor dem Meeting stressig war, läuft jetzt der Countdown bis zur Ankunft der Gäste. Schütteln Sie mit ein paar tiefen, reinigenden Atemzügen alle negativen Energien ab.
  • Begrüßen Sie die Teilnehmer. Halten Sie sich aufrecht und lächeln Sie: Eine positive Körpersprache und nonverbale Kommunikation stellt die Weichen für das gesamte Meeting.

Während des Meetings

  • Seien Sie erreichbar. Wenn im Verlauf des Meetings ein Problem auftritt, müssen Teilnehmer, Teammitglieder, Sponsoren oder Lieferanten Sie erreichen können. 

Nach der Veranstaltung

  • Aktualisieren Sie das Budget. Jetzt, da Ihnen die Rechnungen und andere finanzielle Unterlagen vorliegen, sollten Sie Ihre Veranstaltungsmanagement-Software mit den endgültigen Zahlen aktualisieren.
  • Verschicken Sie Dankesschreiben. Für die Planung einer Veranstaltung braucht es viele Hände. Danken Sie also allen, die an der Realisierung beteiligt waren. Denken Sie dabei aber daran, Ihr Publikum in Gruppen einzuteilen, und entwerfen Sie Dankesschreiben, die auf die jeweiligen Empfänger zugeschnitten sind. Zum Beispiel würde man nicht dieselben Schreiben an Teilnehmer und Sponsoren verschicken. 
  • Nutzen Sie Ihre Befragung nach dem Meeting. Auch wenn Ihre Veranstaltung herausragend gewesen sein mag – Verbesserungspotenzial gibt es immer. Wenn Sie nach dem Meeting eine Befragung verschicken, haben die Teilnehmer die Möglichkeit, Feedback zu geben, das Ihnen zur Orientierung dienen kann, damit Ihre nächste Veranstaltung sogar noch besser wird. 
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