Das können Planer von den Olympischen Spielen lernen

Nachdenkenswerte Lektionen für die Veranstaltungsplanung

Zuschauer wollen bei den Olympischen Winter- und Sommerspielen gleichermaßen echtes athletisches Können erleben und bewundern. Und während die Eiskunst- und Eisschnellläufer, die Skisportler und Hockeyspieler zweifellos die Stars der Fünf-Ringe-Veranstaltung sind, ist das Geschehen außerhalb der Stadien ebenso beeindruckend. 

Hier finden Sie einen Überblick über den Aufwand, der lediglich für die amerikanische Übertragung der Winterspiele in Pyeongchang erforderlich ist, ausgedrückt in Zahlen zur Veranstaltungsplanung:

  • 550 Kameras mit mehr als 2.400 Stunden Berichterstattung (1.800 Stunden davon als Live-Streaming)
  • 2.500 in Pyeongchang tätige Mitarbeiter
  • 1.000 Sportmitarbeiter von NBC in den USA, die an der Berichterstattung arbeiten
  • 204 km Kabel 
  • 102 Medaillenvergaben (die höchste Anzahl bei einer Winterolympiade überhaupt)
  • 89 NBC-Kommentatoren (die Unterkünfte, Haar- und Make-up-Services usw. benötigen)
  • 2 Hubschrauber für Luftaufnahmen

Die Lektionen (sowohl bezüglich von Dingen, die man tun, und solchen, die man lassen sollte) aus einer Veranstaltung wie den Olympischen Spielen sind praktisch unendlich. Und während die Spiele sich ihrem Ende nähern, wollen wir auf einige Schlüsselpunkte für Veranstaltungsplaner eingehen.

Rechnen Sie alles gründlich durch

Die Einhaltung des Zeit- und Budgetrahmens ist immer schwierig (das gilt für Planer und Unternehmen genauso wie für Familien). Organisatoren von Olympischen Spielen sind sich daher bewusst, dass sie den Spielen immer einen Schritt voraus sein müssen. Für die diesjährigen Olympischen Winterspiele kam man mit Blick auf ein logistisches Grundelement – die Verkehrsmittel – und die schiere Anzahl von Personen, die von Seoul, der größten Stadt des Landes, nach Pyeongchang transportiert werden mussten, zu dem Schluss, dass die existierende Infrastruktur nicht ausreichend war. Das Ergebnis: Der Korea Train Express – eine brandneue Hochgeschwindigkeitsverbindung, die täglich fast 21.000 Passagiere befördern kann und dabei die Reisezeit zwischen beiden Städten um ca. 90 Minuten verkürzt. Hätte man sich die Zahlen nicht Jahre im Voraus angesehen, wären die Verkehrswege möglicherweise katastrophal verstopft gewesen.

Um diesen Erfolg nachzuahmen, müssen Sie die Prognosen für Ihre Veranstaltung so präzise wie möglich treffen. Ein Artikel in der Harvard Business Review aus dem Jahr 2015 empfiehlt die Auflistung von drei bis fünf Zielen, die Sie erreichen möchten. Welche Ziele sollten aber nun Vorrang erhalten, wenn sie nicht mit den zur Verfügung stehenden Zahlen übereinstimmen? Bei welchen Zielen – wie bei den Verkehrsmitteln im Fall von Pyeongchang – können Sie keine Kompromisse eingehen? Richtig, eine thematisch orientierte Ausstattung ist ästhetisch ansprechend, aber ist sie wirklich so entscheidend wie ein hochwertiges Hauptgericht? 

Informieren Sie sich über Ihr Publikum 

Die Betreuung und Verpflegung der Athleten läuft ohnehin wie ein präzise choreografierter Tanz ab: Oftmals halten die Teilnehmer eine spezielle Diät, die die für ihre Höchstleistungen notwendige Energie sichert. Dies wird durch die Tatsache, dass die Athleten aus praktisch allen Ländern der Erde stammen, verkompliziert – was für die einen Standard ist, kann für andere befremdlich wirken. (Fragen Sie nur den britischen Turner Louis Smith, der von Schafszunge in Scheiben, die ihm in der Ukraine serviert wurde, berichten kann.)

In dieser Hinsicht hatten die Olympischen Spiele von 2010 in Vancouver, British Columbia, einen inhärenten Vorteil: Die legendäre multinationale Küche der Stadt, die den Mägen der globalen Athleten auf natürliche Weise entgegenkam. Durch das Angebot bekannter, wettbewerbsfreundlicher Speisen konnten die Organisatoren ihr Verständnis für die entscheidende Rolle der Verpflegung für die Athleten unter Beweis stellen.

Der Kernpunkt für Planer: Verstehen und prognostizieren Sie die Bedürfnisse Ihres Publikums. Das Servieren von Speisen, die vertraut (oder absichtlich exotisch) sind, ist hier eine offenkundige Lektion. Sie sollten dieses Konzept aber auch auf andere Aspekte Ihrer Veranstaltung anwenden. Seife und Kerzen als Geschenke zum Mitnehmen mögen dem Anschein nach eine schöne Geste sein, die für ein paar lachende Gesichter sorgt, aber sind diese wirklich angebracht für Ihre Unternehmens- und Finanzkunden? 

Beachten Sie kulturelle Unterschiede und streben Sie nach Möglichkeit Universalität an 

Natürlich ist die Ausrichtung von Olympischen Spielen nicht nur durch Pannen und Fehler gekennzeichnet. Die Veranstaltung ist im Gegenteil ein hervorragendes Beispiel für Multikulturalismus im großen Maßstab. Mit wenigen Ausnahmen und trotz länderübergreifender Auseinandersetzungen, Kriegen und Unsicherheiten im politischen Klima finden sich die Länder zusammen, um ihre sportlichen Kräfte zu messen. 

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen multikulturellen Veranstaltung ist laut eines Artikels in der Harvard Business Review das Bewusstsein über die Existenz kultureller Unterschiede, ohne diese jedoch zum Hauptthema zu machen. Halten Sie einfach lange vor dem Meeting fest, was die Teilnehmer erwarten können, sodass Agenda und Menü nicht zur Überraschung werden. 

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