Was tun, wenn der Veranstaltungsredner absagt

Eine leere Bühne ist der schlimmste Albtraum eines jeden Planers. Hier erfahren Sie, was zu tun ist

Dieses Szenario raubt jedem Tagungsplaner den Schlaf: Sie haben einen hochkarätigen Hauptredner gebucht, seit Wochen mit seinem Kommen geworben und Dynamik unter den Gästen entfacht, die ihre Tickets womöglich nur aus diesem Anlass gekauft haben.

Und dann sagt der Ehrengast wegen einer Reiseverspätung oder aus persönlichen Gründen ab.

Was tun?

Da ein guter Redner die Zahl der Anmeldungen in die Höhe treiben und Vertrauenswürdigkeit schaffen kann, schadet dessen Nichterscheinen unter Umständen dem Ruf und dem Endresultat Ihrer Veranstaltung. Darum ist es so wichtig, dieses unwahrscheinliche Szenario nicht nur mit einzukalkulieren, sondern auch eine schnelle strategische Lösung zur Hand zu haben.

Beherzigen Sie folgende Ratschläge, wenn Sie einmal in dieses Dilemma geraten:

Bleiben Sie ruhig. Atmen Sie erst einmal tief ein. Die Show geht weiter. Beratschlagen Sie zusammen mit Ihrem Event-Team, wann und wie Sie die Nachricht verkünden. Geben Sie den Gästen Zeit, die Änderung zu verarbeiten; warten Sie nicht, bis sie bereits den Raum betreten. Und das Wichtigste: Rücken Sie Ihren Plan B in ein gutes Licht (persönlich und über die sozialen Medien), um sich das Wohlwollen der Teilnehmer zu erhalten. 

Überprüfen Sie das Kleingedruckte. Einen wichtigen Gast zu buchen, ist eine Investition. Top-Redner, insbesondere solche, die von Agenturen oder Firmen vertreten werden, nehmen ein Engagement nicht leichtfertig an. Überprüfen Sie die Haftungsvereinbarung in Ihrem Vertrag. Dort sollte auch aufgeführt sein, wie die Rückerstattung der Gage für den Redner – oder ein Gutschein für den ausgefallenen Auftritt – aufgrund einer unvorhergesehenen Stornierung gehandhabt wird. 

Schaffen Sie eine Verbindung auf anderem Weg. Wenn Ihr Redner am Flughafen festsitzt oder aufgrund unvorhersehbarer Umstände nicht erscheinen kann, ziehen Sie andere Möglichkeiten in Betracht, wie er oder sie doch mit dem Publikum in Kontakt treten kann: Videokonferenz-Software zum Beispiel oder ein vorab aufgezeichnetes Webinar. Wenn der Gast am letzten Tag der Veranstaltung nicht erscheint, klären Sie, ob ein anderes Datum oder ein anderer Zeitpunkt festgelegt werden kann. 

Suchen Sie nach Ersatz. Auch wenn Ihr Star nun nicht kommt, heißt das nicht, dass alle anderen auch nicht verfügbar sind. Wenden Sie sich an die Büros von Rednern oder an andere Branchengruppen in der Region, um einen möglichen Ersatz in letzter Minute zu finden. Oder wählen Sie, sofern die Planung es zulässt, einen anderen geeigneten Gast aus dem Programm und machen Sie diesen zum Hauptakteur. 

Finden Sie Alternativen für die Gäste. Bei größeren Veranstaltungen können die Ticketinhaber vielleicht in benachbarte Seminare oder themenverwandte Aktivitäten geschleust werden. Eine weitere Möglichkeit: Stellen Sie eine improvisierte Gruppe namhafter Gäste für eine Diskussionsrunde zu einem Branchenthema zusammen. Wenn weiterhin Unzufriedenheit besteht, können Sie eine Ermäßigung für zukünftige Anmeldung anbieten, damit die Gäste wiederkommen.  
 

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