Ein Ablaufplan für ein erfolgreiches Meeting

Planer können nicht in die Zukunft sehen, aber mit dieser Strategien haben sie es leichter, sie vorherzusagen

Sagen wir es, wie es ist: Es gibt kein Patentrezept, wie man alle potenziellen Probleme bei Veranstaltungen vorhersehen kann, bevor sie eintreten. Sicher, ein Katastrophenplan kann bei unvorhergesehenem Wetterumschwung helfen – aber was, wenn Redner ihren Flug verpassen oder die Teilnehmer ihre Anmeldeunterlagen vergessen? Für solche Fälle können Planer nicht unbedingt vorsorgen.

Was sie allerdings tun können, ist potenzielle Probleme im Rahmen eines Ablaufplans zu benennen.

Das Erstellen von Ablaufplänen, auch Storyboarding genannt, ist eine Technik, die beim Film und in der Werbebranche häufig eingesetzt wird, um eine Kampagne oder ein Video in Einzelbildern darzulegen. Für Meetings können Planer sich diese Methode zunutze machen und die vollständige Agenda einer Veranstaltung ausformulieren und zeichnen – den kompletten Ablauf also, um den Verlauf des Meetings zu visualisieren. 

Nehmen wir beispielsweise an, Ihr Meeting beginnt mit der Anmeldung. Statt „Check-in“ als ersten Schritt aufzuschreiben, denken Sie darüber nach, was dieser beinhaltet. Können die Teilnehmer sich über ein System zur Selbstbedienungs-Registrierung anmelden oder müssen sie das beim Event-Team tun? Wenn Letzteres der Fall ist, sollten Sie bedenken, dass zu wenige Mitarbeiter bei der Registrierung zu langen Warteschlangen führen können. Sie sollten sich also eine Lösung überlegen, mit der Sie das Risiko langer Schlangen minimieren können – und einen Plan parat haben, falls sich trotzdem welche bilden.

Ihr Meeting bis ins kleinste Detail zu zerpflücken, mag sich fast wie ein weiterer Schritt im Planungsprozess anfühlen. Aber wie oben ausgeführt, können es die reiflichen Überlegungen, die für den Ablaufplan nötig sind, Planern ermöglichen, Folgen für ihre Veranstaltungen vorherzusehen und zu verändern. 

Ablaufpläne können insbesondere Einblicke in zwei Bereiche geben:

1. Zeitmanagement 

Oberflächlich betrachtet deutet ein voller Zeitplan auf ein produktives Meeting hin, aber eine realistische Einschätzung der Zeiteinteilung ist wichtig. Wenn Sie überwältigt sind von den Tagesordnungspunkten in Ihrem Ablauf, ist es ziemlich wahrscheinlich, dass es den Gästen während der Veranstaltung genauso geht. Wenn es so aussieht, als würde zu viel gleichzeitig stattfinden, oder wenn Sie feststellen, dass zu viele zu umfangreiche, zeitintensive Programmpunkte direkt hintereinander stattfinden sollen, könnte das ein Zeichen sein, dass Sie noch einmal in sich gehen und überdenken sollten, was im zeitlichen Rahmen des Meetings wirklich möglich ist. 

2. Das Teilnehmererlebnis

Was werden die Teilnehmer denken, fühlen, sehen und hören? Veranstaltungen sind ein Erlebnis für die Sinne, und es ist die Aufgabe von Planern, dafür zu sorgen, dass die Gäste nicht mit Reizen überflutet werden. Ablaufpläne bieten Planern die einmalige Perspektive aus Sicht der Teilnehmer. Nutzen Sie also diese Gelegenheit, die Veranstaltung mit deren Augen zu sehen. Da jeder unterschiedliche Vorlieben hat, sollten Sie andere Mitglieder Ihres Teams ebenfalls mit einbeziehen. 

Sehen Sie das Ganze als eine Form der Qualitätskontrolle: Wenn die Leute über einen bestimmten Aspekt des Meetings stolpern, dann wissen Sie, dass dieser Aspekt noch verbessert werden muss. Beschilderungen sind beispielsweise eine wichtiges Instrument, damit die Teilnehmer sich bei einer Veranstaltung in mehreren Räumen oder an verschiedenen Veranstaltungsorten zurechtfinden. Wenn Sie feststellen, dass einige Teammitglieder Probleme haben, die Formulierungen oder Ausdrucksweise zu verstehen, sollten Sie die Anweisungen klarer formulieren, damit die Teilnehmer nicht ebenso verwirrt werden oder schlimmer noch: verloren gehen. 

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