Ermitteln Sie zunächst den Anlass des Meetings – mit unserem Quiz

Indem Sie vorab den spezifischen Anlass des Meetings festlegen, können Sie einen optimalen Plan erarbeiten, wie Sie Ihre Ziele verwirklichen. Dieses Quiz kann Ihnen dabei helfen.

Meetings und Veranstaltungen nie wieder als verschwendete Zeit betrachten – ist das möglich? Ja, sofern Ihre Planung zweck- und ergebnisorientiert ist. Aber was ist Ihr Anlass? Finden Sie es heraus, indem Sie die Antworten zu den sieben Fragen auswählen, die Ihrer Absicht am ehesten entsprechen:

Natürlich haben viele Meetings und Veranstaltungen nicht nur einen Anlass. Wenn Ihre Antworten gleichmäßig oder auch nur annähernd gleichmäßig auf zwei bis drei Anlässe verteilt sind, schauen Sie sich das Quiz und den Antwortschlüssel erneut an und stufen Sie diese zwei oder drei Meetingarten basierend auf den Erkenntnissen, die Ihre Teilnehmer gewinnen sollen, ein.

Nächster Punkt: Die Planung

Nachdem Sie nun die Art Ihres Meetings kennen, ist es an der Zeit für einige Anregungen von Experten. Diese helfen Ihnen dabei, den Anlass Ihres Meetings zum Erreichen der anvisierten Ergebnisse einzusetzen.

„Sie möchten Ihren Teilnehmern das Gefühl geben, dass die Veranstaltung nützlich war, ihr Wissen und ihre Perspektive erweitert und letztendlich einen Beitrag zu ihrem Wachstum geleistet hat“, so Dorie Clark, außerordentliche Professorin für Betriebswirtschaft an der Fuqua School of Business der Duke University sowie Autorin des Ratgebers Reinventing You: Define Your Brand, Imagine Your Future. „Wenn die Teilnehmer sich beim Verlassen der Veranstaltung nach dem Anlass des Meetings fragen, handelt es sich um eine verschwendete Gelegenheit.“

Sie erklärt, dass Sie Zeit und Geld verschwenden, wenn Sie den Anlass des Meetings nicht richtig formulieren und den Teilnehmern nicht vermitteln.

Mit dieser Meinung steht Clark nicht alleine da. Collin Lyons, Direktor der in London angesiedelten Unternehmensberatung Flowmotion, weist auf einen häufigen Fehler bei der Planung von Meetings hin: Das gewünschte Endergebnis wird nicht richtig definiert, bevor die Art des Meetings zum Erreichen des Ergebnisses festgelegt wird.

Clark und Lyons sind beide der Ansicht, dass die besten Planer das Endergebnis definieren, lange bevor der erste Teilnehmer den Konferenzraum betritt.

Lyons sagt, es gehe hierbei hauptsächlich darum, erlernte Gewohnheiten zu ändern. „Menschen haben viel zu tun und häufig nicht die Zeit, ein Meeting so zu konzipieren, dass es am effektivsten ist.“

Aber sich die Zeit zu nehmen und die Planung dann auf das Ziel auszurichten, ist mit zahlreichen Vorteilen verbunden – vom Einladen der richtigen Personen bis hin zu höherer Produktivität.

Den Entscheidungsträger kennen

Welche Aufgaben hat ein Planer? Wenn Sie erlernte Gewohnheiten wirklich ändern möchten, ist es wichtig, über die Leitung nachzudenken. Möglicherweise sind mehrere Führungskräfte an den verschiedenen Aspekten eines Meetings beteiligt. Diese können jedoch unterschiedliche Zielvorstellungen haben.

„Überlegen Sie, wer der endgültige Entscheidungsträger ist“, so Clark. „Es ist gut, alle Meinungen zu berücksichtigen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie sich darüber im Klaren sind, wer letztendlich verantwortlich ist.“

Als Zweites rät sie, die Methodik klarzustellen. Die Aussage „Wir möchten, dass unsere Führungskräfte bessere Vorgesetzte sind.“ ist viel zu allgemein, um nützlich zu sein. Auf der anderen Seite ist eine Aussage wie „Wir wissen, dass sie bessere Vorgesetzte sein werden, weil sich ihre rhetorischen Fähigkeiten verbessern werden und sie ihre Mitarbeiter motivieren können.“ geeignet, um festzulegen, was im Meeting geschehen wird.

Im obigen Beispiel wäre ein Schulungsmeeting sinnvoll, da es festgelegte Ergebnisse gibt, die im Rahmen von Schulungen erreicht werden können.

Zuerst Fragen stellen

Laut Lyons tendieren viele Planer dazu, Meetings anhand von Aktivitäten anstelle von Ergebnissen zu steuern. Versuchen Sie stattdessen, ein Meeting im Hinblick auf etwas zu definieren, das von der Gruppe getan, entschieden oder entwickelt wird.

Gemäß Lyons trägt dies dazu bei, Meetings und Veranstaltungen basierend auf dem Anlass zu konzipieren, während die Aktivitäten zum Erreichen des Ziels eingesetzt werden. Er empfiehlt, Ergebnisse als zu lösende Probleme zu formulieren.

„Drücken Sie ein Problem als eine Frage aus. Wenn Sie mit ‚Ja‘ antworten können, wissen Sie, dass Sie das Ergebnis erreicht haben“, erklärt Lyons. Vorschläge für Fragen:

  • Haben wir ein grundlegendes Verständnis davon, wie wir in Zukunft zusammenarbeiten?
  • Verfügen wir über Aktionspläne, um die wichtigsten Risiken anzugehen?
  • Sind wir uns über eine neue Teamstruktur einig?
  • Verfügen wir über eine Liste mit Ideen zur Optimierung des Anmeldevorgangs?

„In den meisten Fällen ist es ratsam, die Teilnehmer im Voraus über das Ergebnis zu informieren, damit diese sich rechtzeitig vorbereiten können“, so Lyons. Er empfiehlt ebenfalls, das Ergebnis im Raum zu veröffentlichen, damit es allen Teilnehmern klar ist und sie sich während des Meetings darauf beziehen können. Zudem rät er zum Entwickeln von interaktiven Aktivitäten, die die Ziele unterstützen.

Er fügt hinzu, dass es hilfreich sein kann, wenn der Planer vor dem Meeting Recherchen durchführt. Dieser zusätzliche Planungsschritt kann wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, wer teilnehmen sollte, welche Arten von Aktivitäten zur Erreichung des Ziels beitragen und ob ein Meeting überhaupt notwendig ist.

Frühzeitige Fragestellungen und gründliche Recherchen in einem bestimmten Bereich – ganz gleich, ob es sich dabei um Marketing, Finanzen oder Personal handelt – führen zu einem umfassenderen Verständnis des Problems. Zudem können die besten Stimmen zur Lösung des Problems beitragen. Laut Clark erleichtert dies den Planern auch die Begründung ihrer Entscheidungen.

„Wenn Sie in der Lage sind zu erklären, wie sich eine Sitzung oder ein Redner in das Gesamtziel einfügt, sind Sie großartig“, erklärt sie. „Falls nicht, laufen Sie Gefahr, als eigensinnig wahrgenommen zu werden.“

Sie führt aus, dass wir es zuweilen als riskant empfinden, zu viele Fragen zu stellen. „Wir haben Angst davor, die leitenden Angestellten mit unseren Fragen zu verärgern oder als weniger kompetent wahrgenommen zu werden“, erläutert Clark. „Intelligente Fragen zu stellen, zeigt jedoch ganz im Gegenteil, dass Sie sich der Nuancen von dem, was schiefgehen kann, bewusst sind und dass Sie das Meeting optimal zu nutzen wissen“ – und damit auch die Zeit aller Teilnehmer.

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