Überfordert von den vielen Sitzungen? Lassen Sie nicht zu, dass personalisierte Zeitpläne die Teilnehmer überfordern

Mit diesen drei Strategien ermöglichen Sie maßgeschneiderte Agenden ohne Stress

Ein echtes Dilemma für Planer: Die Teilnehmer möchten selbst aktiv ihr Veranstaltungserlebnis mitgestalten, aber Studien zufolge sorgt die Auswahl der Sitzungen bei den Gästen für Stress. Das geht sogar so weit, dass sich rund 59 Prozent der Teilnehmer, basierend auf ihren Interessen und in der Vergangenheit besuchten Veranstaltungen, Empfehlungen dazu wünschen, welche Sitzungen sie besuchen sollen. 

Die Frage ist also: Sollen Sie den Teilnehmern die Möglichkeit bieten, ihre Agenda zu personalisieren, auch wenn Sie wissen, dass der damit verbundene Stress sich auf das Teilnehmererlebnis auswirkt?

Die Antwort: Ja. Der Grund: Auch wenn das Risiko besteht, die Teilnehmer zu überfordern, kommen 80 Prozent der Konsumenten eher mit einer Organisation ins Geschäft, wenn diese ein personalisiertes Erlebnis bietet. Mehr noch: 2 von 3 Personen geben an, dass sie den Marken treu sind, die ihre Erlebnisse auf ihre Vorlieben zuschneiden.

Personalisierung ist für Planer also ein Muss. Außerdem gibt es Möglichkeiten, die Sorgen in Sachen Agenda zu umgehen. Diese drei Strategien erleichtern den Teilnehmern eine stressfreie Personalisierung ihres Zeitplans:

Machen Sie Vorschläge.

Studien haben gezeigt, dass die Teilnehmer sich bei der Personalisierung ihres Zeitplans Unterstützung wünschen. Das mag schwierig erscheinen, da Sie nicht alle Gäste persönlich kennen. Doch dank Ihrer Registrierungssoftware, Ihrer Veranstaltungs-App und den Daten früherer Veranstaltungen haben Sie eine wahre Fundgrube an Teilnehmerdaten zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie passende Vorschläge machen können.

Sie könnten zum Beispiel die Teilnehmer bei der Registrierung für Ihre Tagung oder bei der Einrichtung eines Profils über die Veranstaltungs-App auffordern, aus einer Liste von Themen, die durch die Sitzungen abgedeckt werden, diejenigen auszuwählen, die sie interessieren. Um sicherzugehen, dass Sie die Sitzungen auswählen, die am besten passen, sollten Sie diese Information in den Pflichtteil des Registrierungsprozederes aufnehmen.

Ein anderer Ansatz: Sehen Sie sich die Daten früherer Veranstaltungen an und machen Sie Vorschläge auf der Basis von Sitzungen, an denen die Gäste beim letzten Mal teilgenommen haben. Bei Tagungen mit einer langen Gästeliste wäre es denkbar, die Teilnehmer nach ähnlichen besuchten Sitzungen in Gruppen einzuteilen und statt für jeden Einzelnen Empfehlungen für die gesamte Gruppe auszusprechen. 

Bieten Sie den Gästen die Möglichkeit, sich umzuentscheiden.

Wenn Sie wüssten, dass Sie eine Entscheidung treffen sollen, die unumkehrbar ist, wären Sie auch etwas gestresst, oder? Lassen Sie den Teilnehmern also ein wenig Spielraum, wenn sie sich darin versuchen, ihren Zeitplan selbst zusammenzustellen. Wenn sie sich in letzter Minute doch lieber für eine andere Sitzung entscheiden, sollten Sie ihnen das ermöglichen, sofern dort genügend Platz vorhanden ist. 

Sie sollten nur unbedingt eventuelle für Ihre Tagung geltende Teilnahmebedingungen vorab bekannt geben. Wenn zum Beispiel die Anmeldung für eine Sitzung eine Stunde vor Beginn endet, sollten Sie die Teilnehmer darüber informieren, dass sie sich bis dahin entschieden haben müssen, ob sie teilnehmen wollen oder nicht.  

Gliedern Sie die Sitzungen nach Themenbereichen.

Bei großen Tagungen mit vielen verschiedenen Sitzungen und Themen kann schon der Blick auf die lange Liste der Möglichkeiten die Gäste überfordern. Eine Möglichkeit wäre es, die Sitzungen in einige übergeordnete Themengebiete zu untergliedern und jede Sitzung mit einem entsprechenden Farbcode zu versehen. So erkennen Gäste, die sich beispielsweise für Sitzungen aus den Bereichen Networking und Schulungen interessieren, beim Blick auf die Liste sofort, welche Sitzungen für sie am ehesten in Frage kommen. 

Was natürlich nicht bedeuten soll, dass die Gäste nicht auch an Sitzungen außerhalb dieser Bereiche teilnehmen können. Doch zumindest kann die thematische Einteilung den Teilnehmern als Anhaltspunkt dienen bei der Entscheidung, welche Themen sie interessieren und welche Redner sie gerne sehen möchten. 

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