Trennen Sie sich von veralteter Technik

Wenn Sie noch immer mit diesen fünf veralteten Lösungen arbeiten, ist es an der Zeit für ein Upgrade Ihrer Technik.

Die rasante Entwicklung der modernen Technik führt dazu, dass Software und Tools schnell veralten. Deshalb ist es keine Überraschung, dass es zu den größten Herausforderungen für Planer gehört, auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben

Darüber hinaus birgt veraltete Veranstaltungstechnik ganz eigene Risiken und Hürden für Meetings. Wenn Sie noch immer mit den folgenden Lösungen arbeiten, ist es an der Zeit für ein Upgrade.

Veraltet: Zuschauermikrofone
Zu ersetzen durch: Frage-Antwort-Funktionen in Ihrer App für Veranstaltungen

Wir alle haben es erlebt: Das ununterbrochene Weiterreichen eines Mikrofons von einem Teilnehmer zum nächsten während einer Live-Frage-Antwort-Runde. Das Ergebnis: Verwirrte Kabel, heruntergefallene Mikrofone und viel Hin und Her, wenn Mikrofone von Publikumsmitglied zu Publikumsmitglied weitergereicht werden. 

Damit ist jetzt Schluss. Integrieren Sie eine Frage-Antwort-Funktion in Ihre App für Veranstaltungen. So haben alle Teilnehmer die Gelegenheit, Fragen direkt aus der Hand zu stellen – ganz ohne Aufruhr. Bei Meetings ohne Veranstaltungs-App können die Gäste ihre Fragen über soziale Medien mit einem speziell dafür erstellten Event-Hashtag stellen.

Veraltet: Papiertickets
Zu ersetzen durch: Mobile Tickets

Sie lassen Ihre Teilnehmer noch immer Tickets ausdrucken – oder schlimmer noch, schicken ihnen diese mit der Post zu?
Auch wenn es dabei nicht im engeren Sinne um die Technik geht, birgt die fehlende digitale Integration von ausgedruckten Tickets doch große Gefahren. Nicht nur, dass Anmeldedokumente so leichter verloren gehen können, sondern sie stellen auch ein Sicherheitsrisiko dar, wenn sie in die falschen Hände gelangen. 

Vermeiden Sie Papierspuren und senden Sie stattdessen mobile Tickets. Digitale Anreiseinformationen sind gut für die Umwelt und sorgen dafür, dass die Dokumente bei der Anmeldung leicht zugänglich sind. Um den Anreiseprozess weiter zu vereinfachen, könnten Sie ein System zur Selbstanmeldung in Betracht ziehen, bei dem die Teilnehmer durch das Scannen ihrer mobilen Tickets schnell und problemlos Zutritt zur Veranstaltung erhalten.  

Veraltet: Ein einheitlicher digitaler Kommunikationsplan für alle
Zu ersetzen durch: Eine differenzierte Marketing-Kampagne per E-Mail

Ihre Kommunikationsstrategie muss für eine Verbindung mit Ihrem Publikum sorgen. Wenn Sie jedoch nur vage, undifferenzierte Nachrichten an Ihre gesamte E-Mail-Liste senden – viel Glück!

Um eine aktive Mitarbeit anzuregen, benötigen Sie eine E-Mail-Strategie, die auf Segmentierung achtet. So erhalten Ihre Teilnehmer genau die Mitteilungen, auf die sie am ehesten reagieren. Beginnen Sie damit, Ihre E-Mail-Liste in verschiedene Kategorien zu unterteilen: z. B. neue und Wiederholungsteilnehmer. Erarbeiten Sie dann einen E-Mail-Marketingplan für jede einzelne Gruppe. In unserem Beispiel einer E-Mail an potenzielle Teilnehmer sollten Sie vor allem darauf hinweisen, warum es sich lohnt, am Meeting teilzunehmen. Bei Wiederholungsgästen sollten sich Ihre Nachrichten jedoch auf neue Elemente oder Treuevergünstigungen konzentrieren. 

Veraltet: WLAN mit niedriger Bandbreite
Zu ersetzen durch: Hochgeschwindigkeits-WLAN

Wir wollen gar nicht erst drumherum reden: Eine Tagung ohne eine schnelle Internetverbindung ist von vornherein zum Scheitern verurteilt. Teilnehmer möchten nicht nur schnelles und zuverlässiges WLAN – sie erwarten es. Sprechen Sie also mit Ihrem Technologiepartner oder dem technischen Provider Ihrer Veranstaltungsfläche über Internetoptionen. So mag WLAN6 zwar die richtige Lösung für eine höhere Geschwindigkeit sein – schließlich erhebt es den Anspruch, viermal schneller zu sein als andere drahtlose Internetoptionen –, aber es erfordert auch neue Geräte, die den Preis in die Höhe treiben können.   

Veraltet: Herkömmliche Hardware 
Zu ersetzen durch: Neue, kompatible Geräte

Die größte Gefahr für Ihren Planungsprozess: Jahrzehnte alte Hardware und Betriebssysteme. Daten sind der Schlüssel zu besseren Veranstaltungen und Planer können nicht riskieren, diese wichtigen Informationen auf Systemen zu speichern, die jederzeit ausfallen können. 

Auch wenn es sich dabei um eine Investition handelt, besteht die einzige wirkliche Lösung in einem Upgrade Ihrer Geräte oder Software auf aktuelle, kompatible Versionen. Aber Sie müssen nicht das Gefühl haben, dass alles auf einen Schlag erledigt werden muss. Überprüfen Sie Ihren Planungsprozess und finden Sie heraus, welche Programme oder Hardware für Ihre Arbeit am wichtigsten sind. Treffen Sie Ihre Kaufentscheidungen dann auf dieser Basis. 

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