Mein Meeting-Moment: Hanoi

So gelang es einem Event-Team, eine Poolparty mit vietnamesischem Straßenflair auszurichten

Die Straßen der vietnamesischen Hauptstadt Hanoi vermitteln den Eindruck von organisiertem Chaos: Menschen, Straßenkünstler, Geschäfte, Speisen und Getränke vermischen sich zur Geräuschkulisse der Stadt. Für manche mag dies erdrückend sein – aber genau dieses Chaos ist das, was Hanoi antreibt.

David Duffy, Direktor für Event-Management des JW Marriott Hotels Hanoi, und sein Team begeistern internationale Gäste mit der Nachahmung der Straßenkultur im Hotel. In der Regel geschieht das am See des Hauses. Vor Kurzem wollte eine große international tätige Kanzlei ihre eigene Version einer Themenveranstaltung im Straßenstil ausrichten – und zwar nicht am See, sondern am Pool des Hotels. Die Verlegung einer Veranstaltung von einem Gewässer zum anderen mag wie eine einfache Sache erscheinen. Dennoch wurde das gesamte Hotelteam benötigt, um das vietnamesische Straßenflair in den Poolbereich zu integrieren. Wir sprachen mit Duffy darüber, wie ihm und seinem Team dieses Meisterstück gelang. 

Warum wurde dieses Thema für die Veranstaltung gewählt?

Uns ist bewusst, dass den Besuchern von Meetings oder Konferenzen nicht immer ausreichend Zeit zur Entdeckung der Umgebung zur Verfügung steht. Und selbst wenn sie es tun, sind sie in der Regel etwas vorsichtig, denn Street Food ist leider mit dem Vorurteil behaftet, nicht immer bekömmlich zu sein. Wir dachten deshalb, dass es eine gute Idee wäre, Straßenszenen und -ansichten nachzustellen. 

Das „bia hơi“-Thema verwenden wir relativ häufig – genaugenommen ist es eines unserer beliebtesten Themen für Begrüßungsempfänge. „bia hơi“ ist vietnamesisch und heißt „Straßenkneipe“. Auf Fotos aus der Altstadt von Hanoi sieht man, dass diese Kneipen praktisch Kultstatus genießen. Sie haben entscheidend zur Entstehung der Street-Food-Feinschmeckerkultur beigetragen. Wir haben daher eine Menge an Ausrüstung und Ausstattungselementen, die das Straßenbild nachahmen. Dazu gehören die traditionellen blauen Stühle und Tische, Straßenschilder, viele Flechtkörbe, in denen wir oft Speisen präsentieren, und Laternen.

Warum entschied man sich bei dieser Veranstaltung für den Pool?

Während unseres Gespräches mit dem Kunden wurde klar, dass das „bia hơi“-Thema gut ankam, die Pool-Location jedoch bevorzugt wurde. 

Eines der coolen Aspekte unseres Hotels ist seine Drachenform mit dem Pool als dem Drachenkopf. Das Design ist von einer vietnamesischen Legende inspiriert – ein Drache hatte sich in eine Fee verliebt und hatte mit ihr 100 Kinder, von denen 50 ins Meer schwammen und 50 an Land blieben. Vom Pool aus kann man das Design des gesamten restlichen Hotels sehen, was sich hervorragend als Gesprächsaufhänger eignet. 

Außerdem sieht man vom Pool aus auch die zwei Seiten von Hanoi. Eine Seite bietet einen Blick auf die traditionelle Stadt mit älteren Häusern und farbenfrohen Dächern. Von der anderen Seite des Pools aus sieht man das moderne, aufblühende Geschäftsviertel mit seinen Hochhäusern. Es ist ein wirklich toller Ort, um die Kontraste in der Stadt und die schnelle Entwicklung von Hanoi mit eigenen Augen zu sehen. Für den Kunden war es perfekt.

Mussten Sie spezielle Vorkehrungen treffen, um die Veranstaltung an den Pool zu verlegen?

Wir mussten zusätzliche Aspekte berücksichtigen, um die Veranstaltung vom nahegelegenen See – an dem wir oft Veranstaltungen ausrichten – an den Pool zu verlegen. Die Architektur des Raumes selbst spielte eine große Rolle. Aufgrund des Hoteldesigns besteht die physische Struktur des Poolbereichs aus einem Überhang ohne darunterliegende Stützelemente. Wir mussten also mithilfe der Techniker herausfinden, wie viel Wasser aus dem Pool abgelassen werden muss, damit die zusätzlichen Geräte, Ausstattungen und die 250 Gäste der Veranstaltung untergebracht werden können.

Nicht jeder hat das gleiche Körpergewicht, also mussten wir eine möglichst realistische Schätzung vornehmen. Danach konnten wir berechnen: „Das zusätzliche Gewicht in diesem Bereich beträgt x, also müssen wir zum Ausgleich y Zentimeter Wasser aus dem Pool ablassen.“

Dies zeigt meiner Meinung nach sehr deutlich, wie das gesamte Team eines Hotels am Erfolg einer Veranstaltung beteiligt ist. Oft stehen dabei vor allem die Küchenchefs oder der Concierge im Vordergrund. Die Techniker und die anderen Teams, die hinter den Kulissen arbeiten und die man nicht immer sieht, sind jedoch diejenigen, die für Gebäude, Raum und Umgebung sorgen, sodass die Speisen, die Getränke und die Veranstaltung insgesamt genossen werden können.

Wie gelang es Ihnen, die vietnamesische Straßenkultur in die Pool-Location zu integrieren?

Wir haben Imbissstände und Fahrräder mit allen traditionellen Desserts aufgestellt. Die Bar bestand aus Bierkästen und Bierflaschen – genau das, was man bei einem Spaziergang durch die Straßen der Altstadt erwarten würde. Wir spielten sowohl traditionelle vietnamesische als auch moderne Musik. Die Beleuchtung mit Laternen sorgte neben den Blicken zum Sonnenuntergang für eine wunderschöne Atmosphäre. Wenn man aus dem Fahrstuhl in den Poolbereich eintritt, erlebt man einen echten Instagram-Moment. Wir haben festgestellt, dass praktisch alle Besucher zunächst einmal Fotos machen. 

Die Einwohner von Hanoi sind sehr gastfreundlich und Service ist ein Aspekt, auf den wir von Anfang an Wert legen. Einige unserer Mitarbeiter tragen traditionelle vietnamesische Kleidung und begrüßen die Gäste sofort beim Eintreten mit einem Getränk. Nach vietnamesischer Tradition heißt man gern Gäste in seinem Heim willkommen – und hier begrüßen wir Sie in unserem Zuhause. Es geht uns darum, dass die Mitarbeiter nicht nur Speisen und saubere Teller servieren, sondern aktiv mit den Gästen in Kontakt treten. Wenn Teilnehmer etwas Neugierde zeigen, erzählen ihnen unsere Mitarbeiter gerne mehr über das Gericht oder die Ausstattung. Bei der Veranstaltung geht es also nicht nur um Speisen und Getränke, sondern um eine echte vietnamesische Erfahrung.

Da Street Food ein solch wichtiger Teil der Kultur von Hanoi ist, würde ich gern mehr über die Speisekarte erfahren.

Die Speisekarte wurde von Cuong Trinh, unserem leitenden Küchenchef, zusammengestellt. Küchenchef Cuong macht statt hübscher Schüsseln und Teller das Dekor selbst gern zum Teil des Essens. 

Unsere Küchenmitarbeiter verfügen über zahlreiche verschiedene kulinarische Erfahrungen. Bei der Erarbeitung der Speisekarte für dieses spezielle Thema stützen wir uns jedoch auf unsere vietnamesischen Mitarbeiter. Sie enthält alles, was Sie auf den Straßen von Hanoi erwarten: Pho beef – eine Nudelsuppe mit Rindfleisch, Bún chả – ein vietnamesisches Gericht aus gegrilltem Schweinefleisch und Nudeln, das US-Präsident Obama während seines Aufenthaltes hier im Hotel im Mai 2016 aß, Chả cá – eine vietnamesische Spezialität mit gegrilltem Fisch, und Nem rán hà nội – eine Art gebratene Frühlingsrolle.

Uns ist bewusst, dass manche Gäste die vietnamesische Küche nicht mögen; daher finden Sie bei uns auch andere Gerichte. So bereitet beispielsweise unser indischer Küchenchef für größere Delegationen aus Indien eine kleine Auswahl indischer Gerichte vor. Für alle, die nicht gerne auf kulinarische Abenteuer gehen, können wir auch westlicher orientierte Gerichte anbieten. Insgesamt konzentrieren wir uns aber auf die lokale vietnamesische Küche, wie man sie in Hanoi – im Gegensatz zu anderen Regionen wie Saigon – findet. Wir bemühen uns, die richtigen lokalen Gerichte auszuwählen, um die typischen örtlichen Aromen zu präsentieren – und wir bereiten sie so zu, dass unsere Gäste gern davon probieren. Das haben wir im Laufe der Jahre perfektionieren können.

Welchen Rat hätten Sie für Tagungsplaner, die solche faszinierenden Veranstaltungen wie Sie ausrichten möchten?

Ein echtes Verständnis der Erwartungen des Kunden ist der Schlüssel zum Erfolg. Ich weiß, dass es eigentlich offensichtlich ist, aber dennoch verlässt man sich zu oft auf Vermutungen wie „Oh, das ist schon in Ordnung für den Kunden“. Jedoch ist das, was wir sehen oder als richtig empfinden, nicht unbedingt das, womit der Kunde einverstanden ist. Wir sind uns einig, dass die Veranstaltung perfekt sein muss. Genau dazu braucht es aber Detailarbeit und ein Verständnis der Botschaft, die der Kunde seinen Gästen übermitteln möchte. 

Letztendlich braucht es nur dieses eine Dankeschön per E-Mail vom Kunden, damit man weiß, dass man gute Arbeit geleistet hat. Und wenn man dieses Gefühl erlebt, dass die eigene harte Arbeit geschätzt und anerkannt wird, dann ist sich meiner Meinung nach jeder sicher, den richtigen Job zu haben. 

 

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