Meeting-Produktivitätskiller, denen Sie vorbeugen müssen

So schaffen Sie sie auf schnellstem Wege ab

Die Einhaltung des Zeitplans auf Veranstaltungen ist nicht nur eine Best Practice, sondern sie spielt eine entscheidende Rolle – geht es doch um die Zeit (und das Geld) Ihrer Kunden. Dennoch kann jeder, der einmal eine Tagung besucht oder organisiert hat, von zahlreichen Produktivitätskillern berichten. Sie reichen von „klingelnden Taschen“ über technische Probleme bis hin zu laufenden Unterbrechungen und kosten jede Menge Zeit (und Geld). 

Einige Zeitverschwender sind sicher unvermeidlich (wie wir nachstehend erläutern werden, sollten Sie diese jedoch einplanen). Dennoch gibt es Wege, Ihr Meeting so anzugehen, dass Sie so wenig Zeit wie möglich verschwenden. Im Folgenden gehen wir auf die vier größten Ablenkungen ein – und darauf, wie Sie sie verhindern, bevor Zeit dadurch verloren geht. 

Sorgen Sie für eine objektive und durchstrukturierte Agenda 

Die Ausrichtung einer Veranstaltung erfordert ein Ziel. Allerdings ist das schlichte Festlegen des Ziels – und einer etwas unklaren Route zum Erreichen desselben – längst nicht genug, wenn Sie die Zeit Ihrer Teilnehmer nicht verschwenden wollen. Ein Artikel im Forbes weist darauf hin, dass die Formulierung des Ziels Ihres Meetings als erstes zu geschehen hat, ganz gleich, ob das mündlich oder schriftlich erfolgt. Auch wenn diese Aufgabe unglaublich simpel klingt – die Festlegung eines Ziels oder einer Erklärung vor dem Meeting kann die Gesamtdauer Ihrer Tagung um 17 Minuten verkürzen! 

Neben dem anfänglich formulierten Ziel müssen Sie auch eine durchstrukturierte Agenda erarbeiten, die allen Teilnehmern zur Verfügung steht (und zwar möglichst vor der Veranstaltung). Ihre Agenda-Version sollte sich jedoch leicht von der Ihrer Teilnehmer unterscheiden, müssen Sie doch für Pufferzeiten im Laufe des Tages oder Abends sorgen. Eine Faustregel? Bauen Sie fünf Minuten Puffer (einschließlich der für die Pausen vorgesehenen Zeiten) zwischen Veranstaltungen, Themen bzw. Übergängen ein. 

Zu häufige Unterbrechungen durch Fragen

Wenn es um die ärgerlichsten Meetingstörungen geht, stehen Teilnehmer, die ununterbrochen Fragen stellen, sicherlich ganz weit oben auf der Liste. Fragen können nicht nur Sie und Ihre Redner unvorbereitet treffen, sie kosten auch wertvolle Zeit. Das heißt aber natürlich nicht, dass Sie überhaupt keine Fragen zulassen sollten. Für die Entscheidung, welche Fragen tiefergehend erörtert oder beantwortet werden sollten, schlägt ein Artikel im Inc. die Beantwortung einer einzigen Frage vor: „Was immer auch passiert, was immer gesagt wird – spielt das in der Tat eine entscheidende Rolle für die Erzielung des angestrebten Ergebnisses?“ Ist die Antwort negativ, dann sollten Sie die Frage höflich übergehen und dem Fragenden anbieten, ihn nach der Veranstaltung zu kontaktieren. 

… und die Missachtung der vorgesehenen Pausen 

Angesichts einer vollgepackten Agenda kann es verlockend sein, zur Zeiteinsparung auf die vorgesehenen Pausen zu verzichten. Laut eines Artikels in Mashable kann dieser wohlgemeinte Ansatz zur planmäßigen Beendigung der Veranstaltung aber sogar noch mehr Zeit vergeuden. 

Wie der Artikel ausführt, setzt bei vielen Menschen nach ein oder zwei Stunden Konzentration auf dieselbe Aufgabe eine mentale Erschöpfung ein. Zur Wiederbelebung des Gehirns für neue Höchstleistungen ist nach einem solchen Zeitraum eine Pause notwendig. 

Fordern Sie die Teilnehmer auf, in den Pausen etwas zu tun, das sich deutlich von ihrer aktuellen Aufgabe unterscheidet: eine kurze Meditation, ein Telefonat mit den Liebsten, ein Spaziergang im Freien oder einfach gedankliches Abschalten (vielleicht sogar eine kurze Schlafpause) auf einem der Sofas in der Lounge. 

Digitale Ablenkungen

In unserer technikübersättigten Gesellschaft gibt es kaum eine Veranstaltung ohne Telefone, Tablets und Laptops. Diese unabdingbaren Accessoires können sich jedoch als entscheidender Dämpfer für die Produktivität auf Ihrer Tagung entpuppen. In einer Umfrage von CareerBuilder führten mehr als 2.000 Prozent von Personalleitern digitale Ablenkungen als einen der schlimmsten Produktivitätskiller an, wobei 52 Prozent Handys zum Hauptstörfaktor ernannten. 

Laut eines anderen Artikels stellen jedoch nicht unbedingt die Handys selbst das Problem dar, sondern es ist unser Drang zum Multitasking. Sicherlich ist es nicht immer eine gute Idee, digitale Geräte komplett aus Meetings zu verbannen. Dennoch sollten Sie als Planer Ihren Teil für einen präzisen, klaren, motivierenden und gemeinschaftlichen Ablauf tun – statt als Einzelkämpfer im Namen aller zu sprechen. Sind Ihre Teilnehmer beim Multitasking, dann ist ihnen wohl entweder langweilig oder sie sind nicht in der Lage, sich einzubringen. 

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