So werden Breakout-Sitzungen zum Erfolg

Breakout-Sitzungen können dazu beitragen, dass bei großen Veranstaltungen der Teamgeist und das Persönliche mehr zum Tragen kommen, erfordern aber auch eine gewisse Vorbereitung

Bei großen Konferenzen ist es oft schwierig, jedem die Möglichkeit zu geben, sich zu äußern, sodass viele der Teilnehmer nur passiv teilnehmen. Breakout-Sitzungen sind eine gute Lösung, um das Engagement bei Firmenveranstaltungen auf einem hohen Niveau zu halten.

Hier einige der Vorteile von Breakout-Sitzungen bei einer größeren Veranstaltung:

Jeder erhält eine Stimme. Für manche Menschen bedeutet es Stress, vor großen Gruppen Stellung zu nehmen. In Breakout-Sitzungen ist es für zögerliche Teilnehmern leichter, sich einbezogen zu fühlen, weil sie sich hier frei unterhalten und ihre Ansichten im Rahmen einer kleineren Gruppe äußern können.

Sie personalisieren das Erlebnis. Nicht alle Konferenzteilnehmer haben auf allen Gebieten dasselbe Fachwissen. Breakout-Sitzungen können so organisiert werden, dass sie dem unterschiedlichen Wissensstand gerecht werden, beispielsweise aufgeteilt in Anfänger, Fortgeschrittene und Experten. So können die Teilnehmer an der Sitzung mit der Niveaustufe teilnehmen, die ihrem Kenntnisstand am besten entspricht. 

Sie können von Ihren Gästen lernen. Mit Hilfe von Breakout-Sitzungen können Teilnehmer ihren wertvollen Beitrag in einem vertraulicheren Rahmen leisten, ohne den Ablauf zu unterbrechen, den großformatige Veranstaltungen brauchen, damit alles reibungslos vonstatten geht. Ihre Gäste können sich gegenseitig (und auch Ihnen) viel beibringen, was Ihrer Veranstaltung zusätzlichen Wert verleiht.

Großartige Ideen für Breakout-Sitzungen

Breakout-Sitzung sind nur erfolgreich, wenn die Planer sie gut vorbereiten. Hier finden Sie einige Ideen, wie Sie das Beste aus Breakout-Sitzungen herausholen.

Legen Sie vorab klare Ziele fest. Der Zweck einer Breakout-Sitzung muss von Anfang an klar sein. Beginnen Sie mit einigen gut formulierten Fragen, interessanten Diskussionsansätzen und klaren Zielen, um das Gespräch am Laufen zu halten. Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, sollten Sie darüber nachdenken, Ihre Breakout-Sitzung mit einem kleinen freundschaftlichen Wettbewerb etwas spielerischer zu gestalten. Die Gäste werden noch mehr Anreiz haben, Ihre Ziele zu erreichen, wenn sie dafür Anerkennung ernten oder sogar richtige Preise bekommen.

Wählen Sie den richtigen Ort. Konferenzen und Seminare finden häufig in Ballsälen oder Konferenzsälen statt. Trauen Sie sich aber ruhig, für Ihre Breakout-Sitzungen hier etwas zu variieren. Viele Veranstaltungsorte bieten eine Auswahl kleinerer kreativer Räume, in denen sich Gruppen versammeln können. Sorgen Sie für etwas frischen Wind bei Ihrer Veranstaltung und schicken Sie ein Breakout-Team für etwas Abwechslung an den Pool oder auf das Dach. Ziehen Sie einen Veranstaltungsort wie das JW Marriott Hotel Surabaya in Betracht, das eine große Auswahl kreativer Lösungen für Gruppen bietet. Ein guter Raum ist für jede Veranstaltung entscheidend, aber für Breakout-Sitzungen bei großen Veranstaltungen ist er von besonderer Bedeutung.


 
Wählen Sie den richtigen Trainer. Ein Gruppenleiter oder Trainer kann das Gespräch in die richtige Richtung lenken und dazu beitragen, dass das Interesse gewahrt bleibt. Der Trainer kann außerdem von dem Gesehenen und Gehörten auf Gruppenebene Notizen machen, die für Sie nützlich sind. So können Sie Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Breakout-Sitzungen finden, auch wenn Sie nicht bei allen persönlich anwesend sein können.

Halten Sie etwas zu essen bereit. Wenn es sich einrichten lässt, sollten Sie irgendwann während der Breakout-Sitzung etwas zu trinken oder Snacks anbieten. Gemeinsames Essen kann auch die Spannung nehmen und dazu beitragen, dass man sich miteinander wohlfühlt. Denken Sie daran, dass Essen das beste Mittel sein kann, aus einem unterkühlten ein Meeting mit einer warmen Atmosphäre zu machen.

Zusätzliche Tipps, mit denen Sie Schwierigkeiten umgehen

Machen Sie Pausen. Lassen Sie die Leute nicht permanent reden. Über ein und dasselbe Thema zu sprechen, kann schon nach 30 Minuten für Monotonie sorgen. Stellen Sie sicher, dass alle Spaß daran haben, sich auszutauschen.

Variieren Sie die Umgebung. Zwingen Sie die Teilnehmer nicht, jemandem Bestimmten gegenüber zu sitzen. Gestalten Sie stattdessen einen Bereich mit einem runden Tisch. So sieht jeder jeden, während das Gespräch die Runde macht.

Nutzen Sie Technik mit Bedacht. Der Einsatz von Smartphones kann Ideen liefern, doch zu viel davon kann die Kreativität ersticken. Achten Sie darauf, dass Ihre Teilnehmer nicht von der Technik abgelenkt werden.

Bereit für die Planung Ihrer nächsten Breakout-Sitzung?

Breakout-Sitzungen eignen sich als vergnügliche und doch produktive Methode, um das Beste aus einer Konferenz oder einem Seminar herauszuholen. Lassen Sie sich verschiedene Möglichkeiten durch den Kopf gehen, um diese dann an die besonderen Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung anzupassen. Und wenn Sie Unterstützung brauchen bei der Planung einer großen Veranstaltung, zögern Sie nicht, sich an die hilfsbereiten Veranstaltungskoordinatoren bei Marriott zu wenden. 

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