So richten Sie eine erfolgreiche und sichere Veranstaltung aus

Ihr Guide zu sicheren und herausragenden Erlebnissen für Ihre Gäste

Als Veranstaltungsplaner müssen Sie Multitasking und Zauberkunst gleichermaßen beherrschen. Sie bewältigen konkurrierende Anforderungen, setzen alle Hebel in Bewegung und machen das Unmögliche möglich – all das, um innerhalb eines fast unmöglichen Zeitrahmens unvergessliche und glückliche Erlebnisse für Ihre Teilnehmer zu schaffen. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass die grundlegenden Elemente einer Veranstaltung gewährleistet sind, vor allem die Sicherheit während der Veranstaltung.Um dies etwas zu erleichtern, haben wir umfassende Sicherheitsrichtlinien zusammengestellt, mit deren Hilfe Ihre nächste Veranstaltung ohne Probleme ablaufen kann.

1. Informieren Sie sich über die Risiken

Der erste Schritt bei der Veranstaltungsplanung ist die Auswahl des richtigen Veranstaltungsorts. Aber wodurch zeichnet sich der richtige Veranstaltungsort denn eigentlich aus?

Die Ausrichtung der Veranstaltung in einer sicheren Stadt kann die richtige Antwort sein. Laut des Berichtes der Intelligence Unit von „The Economist“ zur Sicherheit von Städten befinden sich einige der sichersten Orte für Veranstaltungen in Asien. Zu den Städten mit den höchsten Bewertungen gehören Tokio, Singapur, Osaka, Hongkong und Taipeh. Die Städte wurden aufgrund ihrer digitalen, gesundheitlichen, infrastrukturellen und persönlichen Sicherheit ausgewählt.

Wenn Sie sich für einen Standort entschieden haben, müssen Sie vor der eigentlichen Arbeit eine Risikobewertung durchführen. Die Inspektion führt die verschiedenen Interessengruppen – den Anbieter des Veranstaltungsorts, Vertreter Ihres Unternehmens und Ihr Team – zusammen, um die Anforderungen, die bestehenden Risiken und Wege zu deren Bewältigung zu identifizieren. Laden Sie sich die Inspektions-Checkliste des Marriott herunter und erfahren Sie mehr darüber, was Sie von einer Risikobewertung erwarten können.

Darüber hinaus verlangt der Anbieter Ihres Veranstaltungsortes möglicherweise die Bestätigung der Sicherheit des Veranstaltungsaufbaus und der Installation durch einen ausgebildeten Ingenieur.

2. Sichern Sie Ihre Verbindungen

„Wie lautet das WLAN-Passwort?“

Das ist wahrscheinlich die häufigste Frage, die Ihnen als dem Veranstaltungsplaner gestellt wird. Eine zunehmend komplexe und immer aktive Arbeitswelt erfordert, dass wir ständig vernetzt sind. 

Wenn Sie eine Verbindung über öffentliches WLAN herstellen, setzen Sie Ihre Systeme jedoch möglichen Hacker-Angriffen aus. Und angesichts der immer ausgefeilteren Hacking-Strategien müssen Sie den Angreifern stets einen Schritt voraus sein, um die Sicherheit der wichtigen Daten Ihrer Gäste zu gewährleisten.

Überprüfen Sie, ob Ihr Veranstaltungsort angemessene Netzwerksicherheit, einschließlich WLAN-Schutz, bietet, womit die Sicherheit der Daten garantiert und die Chancen auf einen Systemangriff minimiert sind.

Für hochkarätige Veranstaltungen, z. B. solche mit ausländischen Teilnehmern, sollten Sie ein dediziertes Netzwerk in Betracht ziehen.

3. Legen Sie ausreichend Augenmerk auf die Sicherheit der Speisen

Der Erfolg einer Veranstaltung steht und fällt oft mit den Speisen. Während Sie sich den Kopf über das beste Speisenangebot für Ihre Gäste zerbrechen, sollten Sie zugleich sicherstellen, dass diese sachgemäß zubereitet und von Ihren Teilnehmern sorglos verzehrt werden können.

Erledigen Sie Ihre Hausaufgaben bezüglich des Speisenangebotes rechtzeitig und finden Sie heraus, ob Lebensmittelallergien oder bestimmte Ernährungsbedürfnisse bestehen.

Ihr Caterer sollte während der Veranstaltung dafür sorgen, dass alle Zutaten an der Büfettstation, die möglicherweise allergische Reaktionen hervorrufen können, klar ausgezeichnet werden.

4. Seien Sie auf den schlimmsten Fall vorbereitet 

Die Weichen für Ihre Veranstaltung sind gestellt. Aber es gibt noch eine Sache, die vorbereitet werden muss: medizinische Notfälle, sowohl beim Personal als auch bei den Teilnehmern.

Um auf alle Eventualitäten eingestellt zu sein, sollten Sie festlegen, welche grundlegenden Schulungen und Zertifikate Ihr Team benötigen könnte, um medizinische Notfälle zu meistern. Diese können je nach Art der Veranstaltung und Träger des Veranstaltungsorts variieren. 

Legen Sie auch fest, welche Beschilderung (denken Sie vor allem an: Beschilderung der Ausgänge) für Ihren Veranstaltungsort am geeignetsten ist und welche Notfalldienste (z. b. Krankenhäuser, Polizei, Feuerwehr) sich in der Nähe befinden. 

5. Stellen Sie sich auf unerwartete Vorfälle ein

Wie das Sprichwort sagt: Unterlassene Planung ist wie Planung für einen Fehlschlag. Veranstaltungsplaner müssen über ein ganzes Arsenal an Hilfsmitteln verfügen, um Herausforderungen, zu denen es während einer Veranstaltung kommen kann, zu meistern.

Ganz gleich, ob es ein Teilnehmer mit einer seltenen Nahrungsmittelallergie, ein einzigartiger Veranstaltungsort mit maßgeschneidertem Konzept für Notausgänge oder einfach die Auswahl der sichersten Städte für Ihre Veranstaltung ist – planen Sie unbedingt weit im Voraus. 

Marriott macht es möglich

Wenn der Anbieter Ihres Veranstaltungsorts mit einer exzellenten Erfolgsbilanz aufwarten kann, ist Ihre Arbeit schon zur Hälfte getan. Unser Team bei Marriott International besteht aus Hunderten zertifizierter Meetingplaner, mehr als 3.000 Küchenchefs sowie kulinarischen Experten und Mixologen. Mit viel Erfahrung helfen sie Ihnen bei der reibungslosen Ausrichtung Ihrer Veranstaltung.

Darüber hinaus bietet Ihnen Marriott eine Vielzahl an technologischen Hilfsmitteln, die Ihnen Ihre Arbeit erleichtern. So können Sie z. B. mit der Meeting-Services-App von Marriott in Echtzeit mit Ihrem Personal kommunizieren, damit jederzeit und überall Aufträge verteilen und so für eine reibungslose Veranstaltungsplanung sorgen.

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