So begeistern Sie die nächste Generation von Veranstaltungsbesuchern

Setzen Sie bei der Tagungsplanung auf diese vier Aspekte, um jüngere Teilnehmer anzusprechen

Hallo, liebe Planer!

Als ich diese Woche mit der Planung für ein Projekt beschäftigt war, musste ich darüber nachdenken, wie sich die Tagungsplanung über die Jahre verändert hat. Natürlich wurden Veranstaltungen schon immer für Menschen gemacht: um sie zusammenzubringen und ihnen ein einmaliges gemeinsames Erlebnis zu bieten. Aber die Art, wie wir genau das umsetzen, hat sich grundlegend geändert. Da die digitale Welt sich stetig verändert, kann es passieren, dass manche Techniken und Aktivitäten, auf die wir Planer uns jahrelang fest verlassen haben, unser Publikum nicht mehr fesseln, insbesondere wenn es der Generation der Jahrtausendwende oder der Generation Z angehört.

Die Tagungsbranche – wie auch die Gesellschaft – entwickelt sich immer weiter. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Veranstaltungen so verändern können, dass sie auch weiterhin das Publikum so fesseln wie bisher.

Peppen Sie das Erlebnis auf

Angehörige der Generation der Jahrtausendwende oder der Generation Z möchten nicht einfach nur zusehen, sie möchten selbst aktiv sein. Für uns Planer bedeutet das, dass wir ein Erlebnis schaffen müssen, das die Gäste von den Sitzen reißt und sie fest in die Veranstaltung einbindet. 

Ich weiß, dass vielen von Ihnen bereits aufgefallen ist, dass sich die Branche dahingehend verändert: Etwa 80 Prozent der Planer sagen, dass es bei ihrer Arbeit mehr darum geht, „Erlebnisse zu kreieren“, als je zuvor. Wichtig dabei ist jedoch, dass für jedes Projekt ein neues Erlebnis nötig ist: Wenn jüngere Teilnehmer schon eine ähnliche Veranstaltung besucht haben, werden sie keinen Anreiz haben, zu Ihrem Meeting zu kommen, wenn ihnen dort nichts Neues geboten wird. 

Wo fängt man also an, wenn man ein überirdisches, nie dagewesenes Meeting-Erlebnis planen möchte? Zuerst einmal sollten Sie überlegen, was der Anlass des Meetings ist und wie Sie normalerweise vorgehen würden, um Ihre Ziele zu erreichen. Dann stellen Sie Ihre Ideen einmal komplett auf den Kopf. Wie können Sie Ihre Veranstaltung interaktiv gestalten? Dekorativer? Mit aufregenderen Speisen? Konkretisieren Sie einige extravagante Ideen und übertragen Sie diese dann in die Realität, wo wichtige Aspekte (wie die Finanzen) auf Sie warten. Diese Technik des unkonventionellen Denkens ermöglicht es Ihnen, Ihre Veranstaltung aus einer neuen Perspektive zu betrachten – und hoffentlich auch, ein wirklich einmaliges Veranstaltungskonzept zu erarbeiten, auf das außer Ihnen noch niemand gekommen ist.

Setzen Sie vermehrt auf soziale Medien

Sie kennen die Statistiken: Die jüngeren Generationen kleben an ihren Smartphones. Tatsächlich gaben 61,8 Prozent der Generation der Jahrtausendwende und der Generation Z an, sie würden eher ihre Geldbörse zu Hause lassen als ihr Smartphone. Dafür mag es natürlich von Mensch zu Mensch unterschiedliche Gründe geben, aber ich denke, ich liege nicht falsch mit der Behauptung, dass die sozialen Medien ihren Anteil daran haben. 

Soziale Medien sind mehr als ein Marketinginstrument: sie sind eine wunderbare Möglichkeit, mit den Teilnehmern vor, während und nach der Veranstaltung zu interagieren. Sorgen Sie für Gesprächsstoff, indem Sie einen Event-Hashtag kreieren, mit dem die Teilnehmer verfolgen können, was sich bei Ihrem Meeting so tut (und wann), und der ihnen die Möglichkeit gibt, mit anderen Teilnehmern zu interagieren, Ansichten auszutauschen, Beiträge zu Podiumsdiskussionen und Rednern beizusteuern usw. So ein Hashtag dient auch als direkte Verbindung zwischen den Gästen und Ihnen als Planer: so sehen Sie in Echtzeit, wie die Gäste Ihr Meeting erleben, und können bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Wenn Sie Sorge vor einem Technik-Burnout haben, dann wehren Sie ihn von vorneherein ab, indem Sie technikfreie Zonen einrichten oder Aktivitäten in Ihre Veranstaltung einbauen.

Sorgen Sie dafür, dass es etwas zu teilen gibt

Im Zeitalter der sozialen Medien möchten die Generation der Jahrtausendwende und die Gen Z gerne persönlich beeindruckt werden und dann ihre Erlebnisse online teilen, um diejenigen zu beeindrucken, die nicht vor Ort sein können. Sehen Sie sich also einmal Ihre Raumgestaltung an und fragen Sie sich: „Würde ich das in den sozialen Medien teilen?“ Ist die Antwort nein, dann ist es wohl an der Zeit, etwas an ihrer Ausstattung zu feilen. Übertriebene, aufwendige Dekorationen, die zum Thema Ihres Meetings passen, mögen extravagant erscheinen. Aber garantiert wird irgendjemand ein Foto davon machen und auf diese Weise die Kunde von Ihrer Veranstaltung verbreiten.

Personalisieren, personalisieren, personalisieren

Wann immer ich heutzutage über Veranstaltungen spreche, ganz egal, in welchem Zusammenhang, kommt irgendwann die Rede auf Personalisierung. Die Generation der Jahrtausendwende und die Generation Z sind damit aufgewachsen, dass die ganze Welt nur einen Klick entfernt ist: Durch das Internet und andere technische Neuerungen können sie ganz selektiv entscheiden, welcher Art Information oder Unterhaltung sie ihre Aufmerksamkeit schenken wollen. „Wählen“ ist hier das Schlagwort. Die jüngeren Generationen klicken einfach an, was ihr Interesse weckt, und klicken ebenso schnell wieder weg, wenn es eben nicht geweckt wird.

Für Planer bedeutet das, dass jüngere Teilnehmer einem Meeting den Rücken kehren werden, wenn es sie nicht direkt anspricht. Ob es nun die Möglichkeit ist, sich den eigenen Zeitplan zusammenzustellen, Geschenktaschen zum Selbermachen oder freie Platzwahl: Wenn Sie es den Gästen ermöglichen, ihr Meetingerlebnis zu personalisieren, können Sie sicher sein, dass diese sich mit dem Meeting identifizieren können und Gefallen daran finden werden.

Die Generation der Jahrtausendwende und die Gen Z machen die Veranstaltungsplanung zwar noch schwieriger, aber denken Sie nur an die großartigen Veranstaltungserlebnisse, die Sie dadurch auf die Beine stellen werden. Vielleicht werden sie anders sein als alles, was Sie bisher gemacht haben, aber genau darum geht es ja auch.

Viel Spaß beim guten Planen!
Ihre clevere Carly

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