Die Zukunft von Meetings: Eingeplante Überraschungsmomente

Die Teilnehmer wünschen sich etwas Unerwartetes, ein magisches Erlebnis – weshalb Planer lernen müssen, das Ungeplante zu planen

Was macht ein Meeting unvergesslich? Für viele Teilnehmer sind es die unerwarteten Momente.

Laut einer Studie von Marriott und der PCMA Foundation führen eingeplante Überraschungsmomente (also geplante Gelegenheiten für zufällige Begegnungen und Aktivitäten) dazu, dass Veranstaltung besser in Erinnerung bleiben. 

Aus genau diesem Grund hat Google seinen Campus so gestaltet, dass „zufällige Zusammentreffen“ gefördert werden. Weil das Unternehmen der Ansicht ist, dass spontane Momente entscheidend sind für Produktivität und Innovation. 

Wie können Planer also Momente einplanen, die eigentlich „ungeplant“ sein sollen?

1. Schaffen Sie die Grundlage für Erfolg.

Genau wie Google sollten auch Planer bei der Gestaltung von Meetingräumen überraschende Erlebnisse im Hinterkopf haben. Dazu müssen sie die Räume so gestalten, dass die Teilnehmer die Möglichkeit haben, sie zu erkunden und mit den anderen Gästen ins Gespräch zu kommen. Anstelle von Meetings, bei denen die Teilnehmer für die gesamte Dauer der Veranstaltung auf demselben Platz sitzen, könnten Sie beispielsweise die Agenda so gestalten, dass die Gäste angeregt werden, aufzustehen und umherzulaufen. Das könnte in Form von aktiveren Schulungssitzungen sein oder indem Sie das Meeting als Ganzes so organisieren, dass der Verlauf mitbestimmt werden kann.

Und im Sinne des Forscherdrangs sollten Sie einen Veranstaltungsraum wählen, der ebenfalls ein wenig anders ist. Untypische Reiseziele, flexible Meetingräume oder Räume mit verborgenen Gängen oder überraschenden Infrastrukturelementen sorgen allesamt für eine unerwartete physische Umgebung, noch bevor die Teilnehmer überhaupt angekommen sind.

2. Stellen Sie das Networking zwischen den Teilnehmer in den Vordergrund.

Wenn sich viele Teilnehmer in einem Raum befinden, sind unerwartete Interaktionen vorprogrammiert – ein überraschendes Treffen zwischen ehemaligen WG-Mitbewohnern kann man schließlich nicht planen. Aber Sie können solche spontanen Zusammentreffen und Gespräche fördern, indem Sie den Schwerpunkt auf Networking legen. Veranstalten Sie ein Frühstück vor dem Meeting, bei dem die Teilnehmer sich gegenseitig mit Vorfreude anstecken können, oder eine Happy Hour nach der Veranstaltung, um sich gemeinsam zu entspannen. Oder Sie entwerfen die Agenda für Ihr Meeting so, dass Gelegenheiten für die Gäste zum Umhergehen im Raum und zum Führen von Gesprächen im Vordergrund stehen.

3. Setzen Sie so wenig Technik wie möglich ein.

Technik kann viele Aspekte eines Meetings optimieren. Sie kann aber auch ablenken und zu weniger Partizipation führen. Wenn Ihr Meeting beispielsweise live übertragen wird, warum sollten sich die Gäste dann die Mühe machen, das Haus zu verlassen, wenn sie auch aus der Ferne teilnehmen können? Es ist diese Art der Bequemlichkeit, die Überraschungen bei Veranstaltungen hemmen: Auch wenn sich Gäste, die online teilnehmen, die Teilnehmerzahlen nicht ändern, so wirken sie sich doch darauf aus, wieviel Partizipation stattfindet – oder eben nicht.

Die Lösung: Setzten Sie weniger auf Technik und mehr auf persönliche Erlebnisse. Welche Art von unvorhersehbarer, technikfreier Interaktion können Sie bieten? Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung ausrichten, bei der es ums Essen geht, könnten Sie eine überraschende Live-Vorführung eines bekannten Küchenchefs planen oder die Desserts auf von der Decke hängenden Tischen servieren. (Klingt erschreckend? Genau darum geht es!) Wofür auch immer Sie sich entscheiden: Ziel ist es, auf persönliche Aktivitäten mit Erinnerungswert zu setzen, statt mit den Gästen über einen Bildschirm zu kommunizieren. 

Interessieren Sie sich für weitere Entwicklungen in der Meetingbranche? Hier erfahren Sie mehr über die Studie „The Future of Meetings & Events“ (Die Zukunft von Meetings und Veranstaltungen) von Marriott und die Forschung der PCMA Foundation und bleiben in dieser Hinsicht durch Meetings Imagined auf dem Laufenden. 

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