Die Zukunft von Meetings: Flexible Veranstaltungsräume

Heutzutage erfordern viele Meetings wandelbare Veranstaltungsräume – diese vier Tipps zur Planungsoptimierung machen es möglich

Feste Sitzordnung? Nein, danke. Die Zeiten von Meetingräumen in Einheitsgröße sind lange vorbei. Heute erfordern Veranstaltungen Räume mit Grundrissen, die sich reibungslos an die Agenda eines Meetings anpassen lassen.

Tatsächlich wird in einem Bericht von Marriott und der PCMA Foundation mit dem Titel „The Future of Meetings & Events“ (Die Zukunft von Meetings und Veranstaltungen) vorhergesagt, dass 30 Prozent aller kommerziellen Büroflächen bis 2030 als „flexibel“ – oder in anderen Worten: als anpassbar an die jeweiligen Anforderungen einer Veranstaltung – gelten werden.

Für Planer zeigt diese Entwicklung, wie wichtig es ist, bei der Planung von Meetings Veränderungen im Blick zu haben. Statistiken zufolge haben bereits ein Drittel aller Veranstaltungsorte Räume mit einer Ausstattung für einen flexiblen Aufbau im Angebot. Sollte der Grundriss bei Ihrem Meeting eher unflexibel sein, können die folgenden vier Tricks dazu beitragen, dass der Meetingraum wandelbar wird:

Wählen Sie die richtige Möblierung: Leichte Möbel, Möbelstücke mit Rollen und modulare Komponenten, die umgebaut werden können, sind einfach zu bewegen und anpassbar, sodass die Raumaufteilung in kürzester Zeit verändert werden kann.

Gehen Sie sparsam mit der Ausstattung um: Viele Ausstattungselemente sehen vielleicht schön aus, aber zu viele Teile sorgen unter Umständen für großen Aufwand und wirken überladen in Räumen, die sich ständig verändern. Entscheiden Sie sich also für einen Ausstattungsstil ohne unnötige Design-Elemente. Das soll nun nicht heißen, dass Ihr Meeting-Aufbau langweilig sein soll. Aber Eisskulpturen auf jedem Tisch sind vielleicht nicht wirklich nötig. 

Bieten Sie eine Auswahl an Sitzgelegenheiten an: In weniger anpassbaren Veranstaltungsräumen sind unterschiedliche Sitzgelegenheiten eine Option – versuchen Sie es zum Beispiel mit einer Kombination aus Gruppentischen, Reihenbestuhlung und gepolsterten Sitzmöbeln. Auf diese Weise können die Teilnehmer sich im Raum bewegen und die Veranstaltung aus unterschiedlichen Perspektiven erleben, auch wenn der Raum selbst sich nicht verändert.

Setzen Sie Technik ein: Ebenso können immersive und sensorische Technologien wie virtuelle oder erweiterte Realität die Teilnehmer in eine andere Welt versetzen – oder zumindest ein transformatives Veranstaltungserlebnis liefern, das Ihr Raum selbst womöglich nicht bieten kann.  

Interessieren Sie sich für weitere Entwicklungen in der Meetingbranche? Hier erfahren Sie mehr über Marriott und die Forschung der PCMA Foundation und bleiben durch Meetings Imagined auf dem Laufenden, was die Zukunft von Meetings angeht. 

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