Die Zukunft von Meetings: Emotionale Intelligenz

Die Teilnehmer persönlich kennenzulernen, kann der Schlüssel zu besseren Meetings sein

Unabhängig vom Anlass eines Meetings ist es der Zweck jeder Veranstaltung, ein außergewöhnliches Meetingerlebnis zu bieten. Und wenn es nach der aktuellen Forschung geht, beginnt ein herausragendes Veranstaltungserlebnis mit Personalisierung.

Laut einer Studie von Marriott und der PCMA Foundation wünschen sich die Gäste keine Standard-Veranstaltungen, sondern eine individuelle Behandlung. In anderen Worten: Sie möchten Meetingerlebnisse, die speziell auf sie zugeschnitten sind und nicht auf eine bestimmte Gruppe oder eine Zielgruppe (zum Beispiel Teilnehmer aus der Generation der Jahrtausendwende). Und sie wünschen sich eine solche Behandlung nicht nur: Laut einer Umfrage von Selligent Marketing Cloud erwarten 74 Prozent der Konsumenten sie sogar.

Für Planer zeigen diese Erkenntnisse noch einmal, wie wichtig es ist, die Bedürfnisse der Gäste schon vor ihrer Ankunft vorauszusehen. Hier sind drei wichtigsten Wege, wie Planern das gelingen kann:

Nutzen Sie eine Meeting-App, um Teilnehmerprofile einzurichten.

Sie werden im Rahmen der Registrierung sicherlich einige grundlegende Informationen über die Teilnehmer erhalten. Doch wenn Sie noch besser verstehen wollen, wer sie sind (und was sie sich von Ihrem Meeting wünschen), sollten Sie eine App für Veranstaltungen einsetzen, die etwas umfangreichere Teilnehmerprofile bietet. Sie könnten von den Teilnehmern bestimmte Angaben erfragen – ihre Stellenbezeichnung zum Beispiel – oder ihnen die Gelegenheit geben, ihren Werdegang selbst einzugeben. Die Informationen, die Sie so erhalten, können Ihnen wertvolle Erkenntnisse liefern, die Ihnen sonst vorenthalten bleiben würden. 

Dabei darf man nicht vergessen, dass die Teilnehmer einen Anreiz für die Erstellung eines Profils brauchen, da sie andernfalls sicher nicht gewillt sein werden, ihre persönlichen Daten preiszugeben. Überlegen Sie sich also, welchen Vorteil die Nutzung Ihrer App den Teilnehmern bringen kann. Ermöglicht sie ihnen das Networking mit anderen Gästen schon vor dem Meeting? Interaktion mit den Rednern? Was auch immer es ist: Vergessen Sie nicht, diese Informationen schon vor der Veranstaltung zu kommunizieren, um für zahlreiche Anmeldungen zu sorgen. 

Und nicht vergessen: Entsprechend den DSGVO-Richtlinien liegt es in der Verantwortung der Planer dafür zu sorgen, dass Drittanbieter, die im eigenen Namen Daten verarbeiten, dabei ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Überprüfen Sie auf jeden Fall die Vorkehrungen Ihres Meeting-App-Anbieters zum Schutz von Daten, damit Sie die Sicherheit der persönlichen Daten Ihrer Gäste gewährleisten können.

Lassen Sie sich von der Technik helfen.

Eine der wichtigsten Quellen für Informationen zu den Teilnehmern: Technik. Tatsächlich geht Annette Zimmermann, Research Vice President bei Gartner, davon aus, dass bis 2022 Verbrauchergeräte mehr Wissen über die emotionale Verfassung ihrer Nutzer haben werden als deren eigene Familie. 

Zwar mag es für Planer nicht einfach sein, vor einer Veranstaltung Zugang zu solchen Daten zu bekommen. Doch gibt beispielsweise das Gestalten eines Erlebnisses mittels Augmented Reality den Teilnehmern die Gelegenheit, ihr Meetingerlebnis eigenständig zu erkunden und zu personalisieren – ganz zu schweigen davon, dass es Ihnen hilft, Informationen zu ihren Präferenzen in Echtzeit zu sammeln, die Sie für zukünftige Veranstaltungen nutzen können.

Schulen Sie die Mitarbeiter entsprechend.

Emotionale Intelligenz ist zum Teil eben genau das: emotional. Und auch wenn man mit Technik viel erreichen kann – eine zwischenmenschliche Beziehung kann sie nicht ersetzen. Sprechen Sie also mit Ihrem Team darüber, wie die Bedürfnisse der Teilnehmer besser vorweggenommen werden können. Vielleicht können Sie eine spezielle Schulung durchführen, zum Beispiel zum Thema Körpersprache und andere soziale Signale, die Ihren Mitarbeitern hilft, am Verhalten der Gäste zu erkennen, ob sie Unterstützung brauchen. 

Interessieren Sie sich für weitere Entwicklungen in der Meetingbranche? Hier erfahren Sie mehr über die Studie „The Future of Meetings & Events“ (Die Zukunft von Meetings und Veranstaltungen) von Marriott und die Forschung der PCMA Foundation und bleiben in dieser Hinsicht durch Meetings Imagined auf dem Laufenden. 
 

Powered By OneLink