Die Zukunft von Meetings: Ein gutes Gefühl für den richtigen Ort

Die Teilnehmer wünschen sich eine tiefere Verbindung zu dem Ort, an dem das Meeting stattfindet. So können Planer diese Bindung fördern

Was mögen Sie am Reisen am liebsten? Vielleicht sind Kameradschaft und eine Auszeit vom täglichen Stress ganz weit oben auf Ihrer Liste, aber für viele ist das Erlebnis das Allerwichtigste. In einer Untersuchung zu neuen Reisetrends von Mintel aus dem Jahr 2017 gaben 53 Prozent der Konsumenten an, das Interessanteste am Reisen sei für sie das Erkunden verborgener Orte und Fleckchen an einem neuen Reiseziel.

Und der Forschung zufolge sehen Veranstaltungsteilnehmer das ähnlich: Laut einer Studie von Marriott und der PCMA Foundation zur Zukunft von Meetings wünschen sich die Teilnehmer, dass Veranstaltungen ein gutes Gefühl für den richtigen Ort an den Tag legen. Sie möchten also, dass bei Tagungen der Veranstaltungsort mit einbezogen wird und die Tagesordnung so gestaltet ist, dass auch die Umgebung gewürdigt wird.

Planen Sie eine Veranstaltung für Millennials? Dann sollten Sie Ihren Veranstaltungsort umso mehr in den Vordergrund rücken. Für Millennials sind Erlebnisse wichtiger als materielle Werte. Laut dem Mintel Report zu Erlebnisreisen aus dem Jahr 2018 legen 85 Prozent besonderen Wert darauf, ihre Komfortzone zu verlassen und Neues zu entdecken.

Kümmern Sie sich also auch um die abenteuerliche Seite Ihres Meetings und legen Sie mit folgenden Strategien den Fokus auf Ihr Reiseziel:

1. Erweisen Sie Ihrem Standort Ehre.

Jedes Reiseziel hat seinen eigenen Charme und seine Geschichte – machen Sie sich das zunutze. Legen Sie den Schwerpunkt auf das Erkunden und den Besuch der Sehenswürdigkeiten Ihres Standorts, essen Sie einheimische Gerichte und tun Sie das, was die Einheimischen auch tun. Gibt es ein tolles Angebot in der Gemeinde, das gerade in aller Munde ist? Wenn Sie es als Breakout-Sitzung auf die Agenda setzen, werden Ihre Teilnehmer es nicht verpassen.

Keine Zeit für Entdeckungstouren außerhalb des Meetingraums? Dann tun Sie sich mit lokalen Unternehmen zusammen oder schlagen Sie Unternehmungen für den Feierabend vor.

2. Suchen Sie die richtige Veranstaltungsfläche.

Sterile, alltägliche Meetingflächen sind out. Gefragt sind einzigartige, authentische Locations. Suchen Sie also eine Veranstaltungsfläche, die sowohl im Hinblick auf Design als auch in praktischer Hinsicht für die lokale Kultur steht. Manche Veranstaltungsflächen pflegen beispielsweise vielleicht Kooperationen mit Gemeindeinitiativen für öffentlich zugängliche Aktivitäten. Arbeiten Sie mit Ihrem Venue Manager zusammen, um Ihre Meetingfläche als weitere Möglichkeit zu nutzen, um in kurzer Zeit eine Verbindung zu der Stadt aufzubauen. 

3. Machen Sie Ihr Meeting zur technikfreien Zone.

Soziale Medien und Mobiltelefone können die Teilnehmer von der Gegenwart ablenken. Damit die Gäste an Ihrem Reiseziel verankert bleiben, könnten Sie die Bildschirmzeiten der Teilnehmer beschränken. Der Abstand vom Alltag wird es den Gästen ermöglichen, persönlichen und Arbeitsstress zu reduzieren und sich für neue Erfahrungen zu öffnen.

4. Stellen Sie, wenn möglich, die Natur in den Mittelpunkt.

Wenn man sich nur in Räumen aufhält, sieht man nicht viel von einer neuen Stadt. Gehen Sie also nach draußen. Für Meetings, bei denen sehr viel gearbeitet wird, könnten Sie Ihre Breakout-Sitzung ins Freie verlegen, zum Beispiel in Form einer Fahrradtour durch die Stadt. So bekommen die Teilnehmer nicht nur ein wenig Bewegung, auch ihr Geist wird angeregt und sie können sich wieder besser auf den nächsten Tagesordnungspunkt konzentrieren.

5. Geben Sie der örtlichen Gemeinde etwas zurück.

Eine weitere Möglichkeit, die Beziehung der Teilnehmer zu einer Gemeinde zu vertiefen: Lassen Sie sie mitarbeiten. Finden Sie heraus, welche Möglichkeiten es in der Gegend für ehrenamtliche Einsätze gibt und wie Ihre Gäste am Zielort einen bleibenden Eindruck hinterlassen können. 

Sie möchten erfahren, welche anderen Trends sich in der Meeting-Branche abzeichnen? Erfahren Sie mehr über Marriott und die Studie „The Future of Meetings & Events“ (Die Zukunft von Meetings und Veranstaltungen) der PCMA Foundation und erhalten Sie mehr Infos über die Zukunft der Meetings von Meetings Imagined. 

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