Dos und Don’ts für Meetinginhalte

Mit diesen wissenschaftlich gesicherten Strategien versorgen Sie die Teilnehmer mit den gewünschten Meetinginhalten

Informationsmaterial, Ausdrucke, Links zu Online-Ressourcen – ganz gleich, welcher Art die Materialien zum Meeting auch sind: Die Inhalte, die Sie mit den Teilnehmern teilen, können bewirken, dass sich die Gäste intensiver mit dem Anlass Ihres Meetings auseinandersetzen. 

Es hat sich jedoch herausgestellt, dass die Art der Übermittlung genauso wichtig ist wie die Inhalte selbst. Laut dem State of the Conference Industry Report von 2019 erleben viele Planer gerade eine große Veränderung hinsichtlich der von Teilnehmern gewünschten Art von Inhalten.  

Hier fünf wichtige, auf der Studie basierende Dos und Don’ts in Bezug auf Meetinginhalte:

Do: Sich überlegen, Printmaterialien auf ein Minimum zu reduzieren. 

Aufgepasst! Etwa 56 Prozent der Planer geben an, dass sich die Teilnehmer immer weniger für Printmaterialien interessieren – was bedeutet, dass die 96 Prozent unter den Planern, die Informationsmaterial in Papierform nutzen, in Zukunft womöglich großen Veränderungen entgegensehen. Warum nun dieser Wandel? Ganz einfach: Laut 68 Prozent der Planer besteht eine größere Nachfrage nach webbasierten Inhalten.     

Don’t: Vergessen, die Web-Materialien für verschiedene Geräte zu optimieren.

Lassen Sie sich von der Nachfrage nach Web-Inhalten nicht täuschen: Die Teilnehmer möchten die Meetingmaterialien nicht nur auf ihren Desktops lesen können, sondern auch auf ihren Smartphones, Tablets oder anderen Geräten. Tatsächlich erleben 65 Prozent der Planer eine größere Nachfrage insbesondere nach Materialien, die für mobile Geräte optimiert sind. Für Planer bedeutet diese Verlagerung, dass alle Web-Inhalte für verschiedene Formate erstellt und optimiert werden müssen. So können die Gäste die Veranstaltungsmaterialien jederzeit und auf jedem Gerät einsehen.

Do: Inhalte interaktiv gestalten.

Noch etwas wollen die Teilnehmer: Laut etwa 48 Prozent der Planer wächst der Wunsch nach interaktiven Meetingmaterialien. Anders ausgedrückt: Die Teilnehmer möchten dynamischere Inhalte – etwas, womit sie aktiv interagieren können. Hier eine Möglichkeit: Lockern Sie also Ihre Meetinginhalte mit Umfragen und Quizzen, mit denen die Teilnehmer ihr Wissen testen können, ein wenig auf. 

Don’t: Einen Roman schreiben.

Auch wenn Sie sicher viel zu sagen haben: Die Teilnehmer werden kaum Zeit haben, ein ganzes Buch über den Anlass Ihres Meetings zu lesen. Wenn man bedenkt, dass die menschliche Aufmerksamkeitsspanne acht Sekunden beträgt, ist es kein Wunder, dass 46 Prozent der Planer kürzere Veranstaltungsmaterialien für nötig halten. Die Schlussfolgerung: Reduzieren Sie den Text und lassen Sie Ihr Meeting für sich selbst sprechen.

Do: Auf Bilder setzen.

Wenn die Texte kürzer sind, bleibt mehr Platz für größere und bessere Abbildungen, was einer Präferenz der Teilnehmer entgegenkommt: 42 Prozent der Planer geben an, dass eine größere Nachfrage nach Meetingmaterialien mit Visualisierungen besteht. Werden Sie also kreativ und zeigen statt beschreiben Sie den Zweck Ihres Meetings auf unterschiedliche Weise. Falls Sie Sorge haben, dass der Sinn Ihrer Botschaft durch die Bilder verloren geht, nutzen Sie Erzähltechniken wie Infografiken, mit denen Sie das Wesentliche verdeutlichen können und der visuelle Charakter erhalten bleibt.
 

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