Dos und Don’ts für Teilnehmerbefragungen

Mit diesen Tipps für Fragebögen erhalten Sie zielgerichtetes Feedback nach dem Meeting – und vermeiden Fehler

Umfragen im Anschluss an die Veranstaltung sind ein wichtiger Bestandteil eines Meetings. Sie können wertvolle Einblicke aus erster Hand liefern, wie Teilnehmer das Meeting erlebt haben, und geben Aufschluss darüber, für welche Bereiche beim nächsten Meeting noch Optimierungsbedarf besteht. 

Es hat sich aber gezeigt, dass es auf die richtigen Fragen ankommt: Die falsche Ausdrucksweise oder das falsche Format einer Befragung nach einem Meeting können die Daten verzerren oder die Gäste ganz von der Teilnahme abhalten – und die Planer erhalten ungenaue oder gar keine Informationen.

Mit den folgenden Tipps entwerfen Sie gelungene Teilnehmerfeedback-Fragen und vermeiden Ärger bei der Befragung: 

Do: Kurz fassen.

Die Zeit der Teilnehmer ist kostbar und die Aufmerksamkeitsspanne kurz. Reduzieren Sie Befragungen also auf das Wesentliche. Als gute Faustregel hat sich für einen Fragebogen ein Maximum von 10 Fragen bewährt; andernfalls besteht das Risiko, dass sich die Befragten ausklinken und die Befragung nicht zu Ende führen. (Bedenken Sie: Befragungen sind nicht verpflichtend; die Teilnehmer beantworten sie aus reiner Gefälligkeit. Also gehen Sie achtsam mit deren Zeit um.) Damit Sie auf jeden Fall die wertvollsten Informationen bekommen, sollten Sie die wichtigsten Fragen gleich am Anfang stellen. Anders ausgedrückt: Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, ob die Gäste mit Ihrem Hauptredner zufrieden waren, sollte dies die erste Frage sein, gefolgt von weniger grundlegenden Fragen.  

Don’t: Suggestivfragen stellen und verallgemeinern.

Der Sinn von Befragungen nach Veranstaltungen ist ehrliches Feedback. Suggestivfragen („War der Redner das Highlight der Veranstaltung?“)oder Alles-oder-Nichts-Formulierungen wie „immer“ oder „nie“ können dazu führen, dass Teilnehmer die Fragen nicht beantworten. Die Alternative: 

Do: Offene Fragen stellen.

Offene Fragen geben den Teilnehmern die Möglichkeit, durchdachte Angaben zu ihren Erlebnissen zu machen. Allerdings kann es sehr zeitintensiv sein, sich eine Antwort zu überlegen und diese niederzuschreiben – und wie eingangs bereits ausgeführt, haben nicht alle Teilnehmer diese Zeit. Nicht alle zehn Fragen einer Befragung sollten offene Fragen sein. Schaffen Sie ein Gleichgewicht zwischen Fragen, die selbst beantwortet werden müssen, und Multiple-Choice-Fragen. 

Don’t: Zu viele persönliche Informationen erfragen.

Die einfachste Methode, eine Teilnahme an der Befragung zu verhindern: Fragen, die in die Privatsphäre eingreifen. Es ist in Ordnung, einige grundlegende Fragen zu stellen, um Ihr Publikum besser kennenzulernen – Alter und Geschlecht gehören zum Standard. Aber Sie werden wohl kaum die private Telefonnummer und Adresse der Gäste, ihre Lieblingsfarbe und den Namen ihres Haustiers benötigen. Wenn im Rahmen Ihrer Umfrage nach besonderen persönlichen Informationen gefragt wird, sollte die Beantwortung auf freiwilliger Basis erfolgen. Und ganz wichtig: Entsprechend den DSGVO-Richtlinien liegt es in der Verantwortung der Planer dafür zu sorgen, dass Dienstleister, die im eigenen Namen Daten verarbeiten, dabei ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Wenn Sie also einen Umfrageanbieter beauftragen, überprüfen Sie dessen Vorkehrungen zum Schutz von Daten, damit Sie die Sicherheit sämtlicher von den Teilnehmern erhaltenen persönlichen Daten gewährleisten können. 

Do: Transparent machen, wie Sie diese Daten nutzen möchten.

Es kann sein, dass Teilnehmer Fragen unter Umständen nicht gerne beantworten, wenn sie nicht wissen, wie oder wo ihre Daten genutzt werden, insbesondere wenn es sich um persönliche Daten handelt. Vor dem eigentlichen Beginn der Befragung sollten Sie einen Disclaimer einfügen, in dem erläutert wird, wie Sie die Antworten zu nutzen gedenken (auch wenn diese nur für Sie selbst bestimmt sind), damit den Teilnehmern die Beantwortung leichter fällt.   
 

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