Mitarbeiter, die ein Planer dringend braucht

Input, das jeder Planer für eine erfolgreiche Veranstaltung braucht

Dass es ein ganzes Dorf braucht, um eine Veranstaltung zu planen, ist untertrieben. Um ein erfolgreiches Meeting zu organisieren, braucht es ein solides, vielseitiges Team mit Fachkenntnissen in allen Bereichen. Und auch wenn alle Mitarbeiter gleich wichtig sind, ist in der Regel der Beitrag der Finanz- und Technikpartner ausschlaggebend für den Erfolg einer Veranstaltung.

Erfahren Sie warum.

Kluger Umgang mit den Finanzen

Bevor man eine Entscheidung trifft, fragt man sich in der Regel zuerst: „Passt das zum Anlass des Meetings?“ Und dann: „Können wir uns das leisten?“ 

Kein Budget ist unbegrenzt, weshalb finanzielle Einschränkungen Entscheidungen stark beeinflussen. Und Finanzplaner können dazu beitragen, dass jeder Cent sinnvoll ausgegeben wird. Wer sich nicht an die Vorgaben des Budgetverantwortlichen hält, riskiert, dass das Meeting finanziell gefährdet ist.

Abgesehen von einem generellen finanziellen Überblick kann ein Mitarbeiter im Bereich Finanzen auch Informationen über frühere Budgets liefern. Nehmen wir einmal an, bei einem früheren Meeting mit einem ähnlichen finanziellen Rahmen und Anlass wurde ein Großteil des Budgets für das Catering ausgegeben. Wenn das Feedback der Gäste ergab, dass den Teilnehmer das Essen schmeckte, sie aber auch gerne tiefergehende Sitzungen gehabt hätten, wissen Planer, dass sie einen größeren Anteil des Budgets in die Wahl der richtigen Redner und die Organisation von Sitzungsaktivitäten investieren sollten.  

Reden wir über Technik

Mit den technischen Trends immer Schritt zu halten, ist eine der größten Herausforderungen für Tagungsplaner, und so verwundert es nicht, dass Empfehlungen von Technikpartnern umso wichtiger werden. 

Ein Gespräch mit einem Technikpartner bringt Sie nicht nur auf den neuesten Stand in Bezug auf aktuelle Trends, sondern kann auch helfen, Meetings zu modernisieren und der Technik voraus zu sein. Ein weiterer Grund: Es sind auch nicht alle Planer Technikexperten, daher kann es Zeit und Geld sparen, sich Kooperationspartner mit dem technischen Knowhow zu suchen. So kann es beispielsweise für ein Planungsteam organisatorisches Chaos verursachen, auf verschiedene Techniklösungen zu bauen, statt auf eine Softwarelösung mit Full Service, wie die Meeting Services App von Marriott. Ein Technikpartner kann Lösungen anbieten, die ein potenzielles Softwarechaos verhindern. 

Für Planer, die alles allein machen

Manchmal haben Planer keinen Zugriff auf andere Ressourcen jenseits ihrer eigenen Fähigkeiten. Das ist auch in Ordnung. Wenn Planer ohne Team arbeiten, ist es wichtig, sich proaktiv das nötige Wissen anzueignen, damit ihre Fähigkeiten dem Anlass ihres Meetings gerecht werden. 

In Sachen Veranstaltungsbudget sollten Sie auf Tabellenkalkulationen verzichten, bei denen Bedienungsfehler auftreten können, und stattdessen eine Kalkulationssoftware ausprobieren. Was die Technik angeht, sollten Sie es nicht zu kompliziert machen: Arbeiten Sie mit sozialen Medien und anderen Plattformen, die Sie kennen, statt ein neues System oder eine neue Plattform einzurichten. Auf diese Weise wissen Sie, wie Sie eventuell auftretende technische Probleme während des Meetings sofort beheben können, statt sich auf Kundenbetreuer verlassen zu müssen. 
 

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