Clevere Carly: Reisetipps für Meetings an anderen Orten

Regeln, die alle Planer unterwegs beherzigen sollten

Hallo, liebe Planer!

Ich schreibe Ihnen gerade aus einer Höhe von etwa 10.000 Metern und befinde mich auf dem Heimflug von einem Meeting in einer anderen Stadt, das ich organisiert habe. Die Veranstaltung lief natürlich wie geschmiert – die Reise hingegen war eine Zumutung: Flug verspätet, Zahnbürste vergessen und das Gepäck verloren: All das zeigte mir wieder einmal, wie anstrengend Geschäftsreisen sein können. Denjenigen unter Ihnen, die oft reisen – und ich bin mir sicher, das sind viele – geht es vermutlich genauso. Tatsächlich haben Studien sogar gezeigt, dass körperliche, psychische und verhaltensbezogene Gesundheitsprobleme insbesondere Menschen betreffen, die regelmäßig beruflich reisen.

Das Planen in unbekannten Städten und Veranstaltungsräumen und mit unbekannten Dienstleistern allein ist schon eine große Herausforderung. Also sollte man sich von der Reise selbst nicht auch noch ausbremsen lassen. Hier finden Sie einige Tipps für effizientes und produktives Reisen, damit Sie all Ihre Kräfte darauf konzentrieren können, herausragende Veranstaltungen zu organisieren, die eben zufällig in einer anderen Stadt stattfinden:  

Packen Sie nur das Nötigste ein

Brauchen Sie wirklich vier Paar Schuhe für eine einwöchige Geschäftsreise? Wohl kaum. Natürlich ist es schön, eine Auswahl zu haben. Aber der Platz in so einem Koffer ist nun mal begrenzt. Was die Kleidung angeht, sollten Sie Ihre Outfits vorab planen und überlegen, wie Sie bestimmte wichtige Kleidungsstücke mehrfach einsetzen können. So werden Sie beispielsweise wohl keine zwei schwarzen Blazer brauchen. Nehmen Sie also nur einen mit. Bei Toilettenartikeln und anderen wichtigen Utensilien sollten Sie überlegen, was Sie brauchen, um sich morgens fertig zu machen. Stellen Sie eine Liste der Notwendigkeiten zusammen (Zahnbürste, Shampoo, Gesichtsreiniger) und lassen Sie das Unnötige weg (vier Augencremes, ein Jade-Gesichtsroller, Ihre Lippenstift-Kollektion).

Digitale Medien

Jeder Planer hat seine eigene Organisationsstruktur: Die einen nutzen Notizbücher, Kassenbücher und Papierkram, andere dagegen verlassen sich auf Apps oder Cloud-Technologien. An beiden Strategien ist nichts auszusetzen. Aber wenn Sie unterwegs sind, bedeuten Hefte und ausgedruckte Unterlagen noch einmal viel zusätzliches Gewicht für Ihren ohnehin schon vollgepackten Koffer. Vor einer auswärts stattfindenden Veranstaltung sollten Sie sich überlegen, wie Sie Ihren Planungsablauf digitalisieren können, damit Sie in schön kompakter Form immer alles dabei haben, egal, wohin sie reisen, sei es nun eine Autofahrt ins benachbarte Bundesland oder eine Reise um die halbe Welt. Erwägen Sie Apps wie MeetingPlay und Notiz-Tools wie SimpleNote und scannen Sie vor der Abreise alle Papierunterlagen, sodass Sie Ihnen digital in PDF-Form zugänglich sind.

Gönnen Sie sich Pausen

Bei jeder Geschäftsreise ist es unerlässlich, in Topform zu sein. Das bedeutet, das man Pausen machen und für ausreichend Schlaf sorgen muss. Zugegeben, ein Drink an der Hotelbar nach dem Abendessen ist verlockend, aber wenn das lange Aufbleiben Ihre Arbeit beeinträchtigt, tun Sie besser daran, sich auf Ihr Zimmer zurückzuziehen. Ich meine damit nicht, dass Sie keinen Spaß haben dürfen. Aber ein neuer Ort und ein Aufenthalt in einem Hotel können sich anfühlen wie Urlaub – selbst auf Geschäftsreisen, wo die Arbeit höchste Priorität hat –, und hier ist es wichtig, dass man seine Grenzen kennt. Wenn sich eine besonders gute Gelegenheit bietet, berufliche Kontakte zu knüpfen, die Sie sich nicht entgehen lassen sollten, dann trinken Sie lieber ein Mineralwasser, um die schlafstörende Wirkung von Alkohol zu umgehen.

Planen Sie gut

Für Tagungsplaner versteht sich das wahrscheinlich von selbst, aber Planung ist bei Geschäftsreisen das A und O. Wie bei jeder Reise gibt es auch hier reichlich Potenzial für Probleme. Buchen Sie wenn möglich Direktflüge, halten Sie sich beim Packen an die Vorgaben der Transportsicherheitsbehörden und haben Sie wichtige Buchungsnummer griffbereit. Und wie bei Veranstaltungen auch sollten Sie einen Notfallplan in der Hinterhand haben, falls einer Ihrer Flüge sich verspätet oder schwierige Witterungsbedingungen die Straßenverhältnisse beeinträchtigen. 

Bewahren Sie sich eine positive Grundeinstellung

Tatsache ist, dass viele Ärgernisse auf Reisen unabsehbar sind und man bei Unannehmlichkeiten schnell einmal verstimmt reagiert, besonders, wenn sie den Erfolg Ihres Meetings gefährden. Am besten bewahren Sie in solchen Situationen eine positive Einstellung, auch wenn Ihnen gar nicht danach zumute ist, und versuchen, sich an die Situation anzupassen: Delegieren Sie an Teammitglieder vor Ort und erledigen Sie so viel wie möglich aus der Ferne. Einstellungen sind ansteckend, also sorgen Sie dafür, dass Sie positiv wirken. Eine negative Haltung würde sich nur auf Ihr Team übertragen und wäre womöglich dann bei Ihrem Meeting spürbar. Die Show muss weitergehen (mehr noch: Sie wird weitergehen.), und wenn Sie optimistisch bleiben, verhindern Sie einen solchen Dominoeffekt. 

Das Planen von Meetings an anderen Orten kann eine große Chance darstellen – lassen Sie sich also nicht zu, dass die Reise selbst Ihre ganze Produktivität in Anspruch nimmt. Nutzen Sie den neuen Standort, um eine großartige Veranstaltung auf die Beine zu stellen, und knüpfen Sie Kontakte mit potenziellen neuen Partnern. Dann haben Sie, so wie ich jetzt, auf der Heimreise das Gefühl, gute Arbeit geleistet statt alles in den Sand gesetzt zu haben.

Bis zum nächsten Mal. 

Gute Reise!
Ihre clevere Carly

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