Clevere Carly: Die wichtigsten Eigenschaften erfolgreicher Tagungsplaner

Das brauchen Sie, um in der Planungsbranche Erfolg zu haben

Hallo, wunderbare Planer!

Ich weiß ja nicht, wie es bei Ihnen ist, aber für mich hat die Welt der Veranstaltungsplanung etwas Ganzheitliches. Um ehrlich zu sein, gehört zu den Aspekten, die mir daran am besten gefallen, dass jeder mitmachen kann – vorausgesetzt, man ist bereit für diese Aufgabe. Aber genau das ist der Punkt: Offen gesagt, hat nicht jeder das Zeug dazu. Eine Erfolgsgarantie gibt es nicht: Man muss wirklich etwas dafür tun – was mich zum Nachdenken brachte. Was macht einen erfolgreichen Tagungsplaner aus?

Aus meiner eigenen Erfahrung in dem Bereich und nach Gesprächen mit einigen Planerkollegen und Freunden bin ich der Meinung, dass es insbesondere diese drei Eigenschaften sind, die einen erfolgreichen Tagungsplaner ausmachen:

1. Sympathisches Auftreten

Veranstaltungsplanung ist nichts für Einzelgänger, sondern ein Zusammenspiel vieler Beteiligter. An manchen Tagen kommt es vor, dass unzählige Personen auf Ihrer Gesprächsliste stehen, sich mit Ihnen persönlich treffen oder Ihnen SMS-Nachrichten und E-Mails schicken. Sie sind bis zum Tag der Veranstaltung im ständigen Austausch mit Kunden, Dienstleistern, Sponsoren und Ihrem eigenen Team. Danach folgt nahtlos das nächste Projekt und die ganzen Gespräche gehen wieder von vorne los. Allein schon wegen der Anzahl der Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten müssen, werden Sie es schwer haben, in der Planungsbranche Fuß zu fassen, wenn Sie kein geselliger Mensch sind.

Und Sie müssen in der Veranstaltungsplanung nicht nur mit sehr vielen Menschen, sondern auch mit unterschiedlichen Typen von Menschen arbeiten. Und sind wir mal ehrlich: Die Zusammenarbeit mit ganz anderen Persönlichkeitstypen oder Menschen mit anderer Arbeitseinstellung kann eine Herausforderung sein, vor allem kurz vor einem Termin oder wenn Dinge schiefgehen. Durch sympathisches Auftreten können Planer Wege finden, mit anderen umzugehen, selbst wenn sie mit ihnen nicht einer Meinung sind, sodass am Ende doch jeder seine Arbeit zu Ende bringen kann.

2. Organisationstalent

So viel zu tun in so kurzer Zeit – wenn Sie da keinen Überblick über Ihre Aufgaben und Termine haben, ist ein Scheitern vorprogrammiert. Verzögerungen sind der Untergang jedes Planers, darum ist es wichtig, einen Organisationsstil zu entwickeln, der zu Ihnen und Ihren Planungsanforderungen passt. Das können Planungs-Apps sein, tägliche Teambesprechungen, cloudbasierte Dokumente, die in Echtzeit aktualisiert werden können, oder aber eine Kombination aus allen dreien. Jeder Planer geht anders vor. Bedenken Sie also, dass sie vielleicht ein oder zwei (oder drei oder vier) Anläufe benötigen, um herauszufinden, was für Sie das Richtige ist. Sobald Sie eine Methode gefunden haben, die zu Ihrer Strategie passt und ein großartiges Meeting hervorbringt, sollten Sie diese Planungsgrundlage bei Ihrem nächsten Projekt beibehalten, um die hervorragenden Resultate zu wiederholen.

3. Flexibilität

Ich hatte es ja schon einmal gesagt und kann es nur wiederholen: Die Regeln von Murphy’s Law gelten auch im planerischen Bereich. Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen. Und es gibt nichts, was Sie dagegen tun können. Da haben Sie sich dreimal beim Dienstleister rückversichert oder überprüft, dass der Redner ausreichend Zeit hat, vom Flughafen aus zum Veranstaltungsort zu gelangen – und trotzdem hat der Caterer die Appetithäppchen vergessen und der Redner ist unterwegs verloren gegangen. Und ich sage es noch einmal: Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen. Es ist wichtig, zu begreifen, dass es solche Unwägbarkeiten gibt, auf die Sie keinerlei Einfluss haben.

Die besten Planer sind diejenigen, die mit den Steinen umzugehen wissen, die einem durch solche Unwägbarkeiten in den Weg gelegt werden können. Ich rede hier nicht nur von einem Notfallplan (auch wenn Sie davon immer ein paar bereithalten sollten). Ich meine damit, dass effektive Planer lernen, mit Enttäuschungen – manchmal sogar dem Scheitern – aufgrund unerwarteter Änderungen umzugehen und sich schnell daran machen, das Problem zu lösen. Sie sind flexibel, wenn sich die Veranstaltung nicht wie geplant entwickelt, können die Dinge aber so nehmen, wie sie sind, und nehmen entsprechende Änderungen vor, sodass trotzdem alles zu den Vorstellungen und dem Anlass des Meetings passt.

4. Fantasie und Vorstellungskraft

Eines ist bei absolut jeder Veranstaltung, unabhängig vom Anlass des Meetings, unabdingbar: Kreativität. Kein Veranstaltungsplaner möchte eine durchschnittliche Veranstaltung planen. Jeder möchte ein innovatives, originelles Meeting auf die Beine stellen, das den Teilnehmern in Erinnerung bleibt und dafür sorgt, dass die Kunden bei zukünftigen Projekten wiederkommen. Und dazu braucht ein Planer grenzenlose Vorstellungskraft.

Aber zu Kreativität gehört mehr als nur tolle Ideen. Da das Budget, räumliche Beschränkungen und die allgemeinen Erwartungen an eine Veranstaltung nämlich oft nicht grenzenlos sind, müssen Tagungsplaner in der Lage sein, auch innerhalb dieses vorgegebenen Rahmens kreativ zu werden. Sie müssen also unkonventionell denken können, um eine Veranstaltung mit einer herausragenden Konzeption auf die Beine zu stellen, die dennoch ins Budget oder einen anderweitig vorgegebenen Rahmen passt.  

OK! Jetzt habe ich euch Planer ganz schön unter Druck gesetzt, oder? Natürlich gibt es keinen offiziellen Test, mit dem bewertet werden kann, ob Sie mit Ihren Fähigkeiten die Anforderungen erfüllen. Dies hier sind nur Eigenschaften, die Sie in dieser Branche weiterbringen können. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie noch nicht so weit sind. Gehen Sie bei der Planung proaktiv vor und denken Sie darüber nach, wie Sie mit jedem Projekt besser werden können. Diese Selbstreflexion zahlt sich aus – und wird sich auch bei Ihren Veranstaltungen bemerkbar machen.

Bis zum nächsten Mal

Ihre clevere Carly

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