Clevere Carly: Den Wert von Veranstaltungen demonstrieren

Sie wissen zwar, dass Veranstaltungen ein wichtiger Teil der Unternehmensstrategie sind – aber verfügen Sie auch über die Daten, die das belegen?

Hallo, liebe Planer!

In der letzten Zeit habe ich viel über die Rolle von Meetings in der Gesamtstrategie einer Organisation nachgedacht. Als Planer erleben wir natürlich täglich den Wert von persönlichen Begegnungen auf Veranstaltungen. Und obwohl unsere Kunden nicht immer dieser Meinung waren, werden sich Führungskräfte von Organisationen laut einer Branchenumfrage von 2018 endlich dessen bewusst: 84 Prozent der Führungskräfte sagen aus, dass Veranstaltungen in ihrer Organisation eine entscheidende Rolle für den Erfolg spielen. Das sind 20 Prozent mehr als 2017.

Das verleiht Ihnen ein Gefühl der Anerkennung, nicht wahr? 

Aber auch wenn sich das gut anfühlt, sollten wir uns nicht zu früh freuen. Wir wissen alle, wie schwierig es sein kann, einige Kunden – wahrscheinlich die anderen 16 Prozent! –davon zu überzeugen, dass sich ein Meeting lohnt. 

Deshalb sollten Sie für diese Art von Gesprächen entsprechende Beweise bereithalten. Das heißt, konkrete Zahlen, die den Wert Ihrer Veranstaltungen belegen und gleichzeitig demonstrieren, wie sie den Geschäftszielen Ihrer Kunden dienen. 

Kehren wir also kurz zu den Grundlagen der Meetingstrategie zurück. 

1. Verschaffen Sie sich Klarheit über den Anlass Ihrer Tagung.

Der Erfolg lässt sich nur schwer messen, wenn Sie nicht genau wissen, was eigentlich zu messen ist. Denken Sie also über den Anlass Ihrer Tagung nach und identifizieren Sie die zugrunde liegenden Ziele. Auf Werbeveranstaltungen soll möglicherweise ein neues Produkt verkauft oder das Markenbewusstsein gestärkt werden, während es auf Networking-Meetings vielleicht eher um die Schaffung neuer Verbindungen zwischen den Teilnehmern geht. 

2. Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Kennzahlen.

Wenn Ihnen das Ziel der Tagung klar ist, sollten Sie überlegen, wie sie den Erfolg messen können. Bleiben wir beim obigen Beispiel und nehmen wir an, dass auf Ihrer Werbeveranstaltung sowohl Produkte verkauft als auch das Markenbewusstsein gestärkt werden sollen. In diesem Fall sollten Sie sowohl die Anzahl der verkauften Produkte als auch die Anzahl der Teilnehmer, der Followers in den sozialen Medien und die Erwähnungen in der Presse als Ergebnis des Meetings messen. 

Wenn Ihre Veranstaltung keine quantifizierbaren Vorgaben hat, ist Ihr Ziel wahrscheinlich zu vage formuliert. Denn angesichts der sich ständig weiterentwickelnden Technik und des damit verbundenen Zugangs zu zahlreichen Datenquellen kann ich mir kaum vorstellen, dass es nichts gibt, woran Sie Ihre Veranstaltung messen könnten (und dieser Meinung sind sicherlich auch Ihre Kunden). Versuchen Sie, den Fokus Ihres Ziels einzugrenzen.

3. Verfolgen und analysieren Sie die Ergebnisse.

Welche Resultate waren nach Abschluss der Tagung zu verzeichnen? Gewinnen Sie etwas Abstand und gehen Sie die Zahlen durch. Haben Sie Ihr Ziel erreicht? Es ist in Ordnung, wenn das nicht der Fall ist – nicht auf jeder Veranstaltung kann man alle Ziele abhaken. Es ist besonders wichtig, dass Sie die Daten analysieren und die Bereiche herausarbeiten, die für die nächste Tagung verbessert werden müssen.

4. Errechnen Sie zum Abschluss die Rendite.

Ja, richtig. Die Rendite. Auch wenn sich Ihr Meeting an vielen verschiedenen Kennzahlen festmachen lässt (siehe: alle oben genannten), liefert die Rendite eine Zusammenfassung in einer Zahl. 

Da sich die Rendite einer Veranstaltung aber auf verschiedene Weise errechnen lässt, ist das einfacher gesagt als getan, nicht wahr? Eine der einfachsten Varianten: Wenn Sie den Wert der Veranstaltung durch ihre Kosten teilen, erhalten Sie die Rendite in Prozent.

In unserem Beispiel umfasst der Wert der Veranstaltung den Gesamtumsatz der Tagung, die verkauften Produkte, die Anzahl der Teilnehmer, die Followers in sozialen Medien und die Erwähnungen in der Presse. Die Kosten ergeben sich aus den Gesamtkosten für die Ausrichtung der Tagung, einschließlich des Zeit- und Arbeitsaufwandes für die Planung. 

Denken Sie daran, dass es keine perfekte Formel für die Berechnung des Wertes von Meetings gibt – was für eine Tagung funktioniert, lässt sich nicht unbedingt auf eine andere übertragen. Der Schlüssel ist die richtige Kommunikation über den potenziellen Wert Ihrer Veranstaltung für das Geschäftsergebnis Ihres Kunden. Ich hoffe, dass die oben aufgeführten Tipps dabei helfen, diesen Wert leichter herauszufinden. 

Bis zum nächsten Mal.

Viel Spaß beim guten Planen!
Ihre clevere Carly
 

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