Clevere Carly: Planung mit engem Zeitrahmen

Mit diesen fünf Tipps zur kurzfristigen Planung einer Veranstaltung behalten Sie einen kühlen Kopf

Hallo, liebe Planer!

Nach einigen vollgepackten Wochen habe ich sehr viel über das Thema Zeit nachgedacht. Nicht existentiell, sondern über die Zeit, die für die Organisation und Planung einer Veranstaltung benötigt wird. 

Traditionell erfordert die Planung der meisten Veranstaltungen ca. drei bis sechs Monate Zeit. Jedoch haben viele Planer – genau wie Sie – die Erfahrung gemacht, dass es sich hier um ein ideales Szenario handelt, das nicht der Realität entspricht. In den meisten Fällen werden Meetings nur einen Monat im Voraus geplant.

So sieht man sich vier kurzen Wochen voller Arbeit und Stress ausgesetzt und muss es dennoch irgendwie hinbekommen. Sollten Sie also mit einer ähnlich kurzfristigen Zeitspanne arbeiten, probieren Sie diese Tricks aus, um alle Aufgaben zu erledigen und nicht verrückt zu werden

Schreiben Sie alles auf

Angesichts der vielen Aufgaben, die in so kurzer Zeit bewältigt werden müssen, brauchen Sie eine sofortige Übersicht über alle anstehenden Arbeiten und deren Zeitpunkt. Beginnen Sie Ihre Planung mit dem Niederschreiben jedes einzelnen Punktes, der zwischen Tag 1 und dem Tag der Veranstaltung abgearbeitet werden muss. Das Verständnis des Gesamtbildes hilft Ihnen, Aufgaben zu priorisieren, insbesondere, wenn das Meeting näher rückt. 

Nutzen Sie weniger gefragte Tage und Uhrzeiten

Wenn wir schon bei den Prioritäten sind: Ohne Location geht natürlich gar nichts, deshalb sollten Sie zuerst Ihre Veranstaltungsfläche buchen – meist ohnehin die schwierigste Aufgabe. Es lohnt sich in jedem Fall, die Verfügbarkeit Ihrer bevorzugten Veranstaltungsfläche zu erfragen. Allerdings sind viele Standorte besonders an Wochenenden Monate im Voraus ausgebucht. Es gibt immer mal wieder ein Wunder in Gestalt einer Last-minute-Stornierung, aber das kommt eher selten vor.

Zur möglichst schnellen Sicherung eines Veranstaltungsraumes sollten Sie versuchen, die Veranstaltung auf einen weniger gefragten Zeitpunkt wie einen Abend unter der Woche oder einen Sonntagnachmittag zu legen. Sicherlich klingt eine Gala am Mittwochabend nicht so einladend wie eine Soirée am Samstagabend. Aber die Stimmung ist in der Wochenmitte in der Regel nicht ganz so gut und Ihre Veranstaltung könnte genau das Richtige sein, um die Sorgen des Alltags zu vertreiben. 

Delegieren, delegieren, delegieren

Standort gesichert, alles andere noch zu erledigen – stimmt’s? Vergessen Sie nicht, dass Ihnen aus gutem Grund ein Team zur Verfügung steht. Ein Planer sollte niemals eine kurzfristige Veranstaltung allein ausrichten. Also, delegieren Sie! Planen Sie dann wöchentliche Check-ins, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder und alle Aufgaben auf Kurs sind. Sie konnten den gewünschten Lieferanten nicht anheuern? Sollten Probleme dieser Art auftreten, können Sie diese Zeit auch zur Fehlersuche und zum Brainstorming für Lösungen nutzen. 

Auf vielseitige Verwendung achten

Kurzfristige Planung heißt oft auch, dass keine Zeit für die nebensächlichen Kleinigkeiten bleibt. Wenn es klappt, dann ist eine Eisskulptur als Tafelaufsatz sicher toll – aber ist sie wirklich entscheidend für den Erfolg (oder Misserfolg) Ihres Meetings? Wohl kaum. 

Überlegen Sie lieber, welche wichtigen Veranstaltungselemente mehr als einen Zweck erfüllen können. So wissen Sie z. B., dass Sie Speisen anbieten und für Attraktivität und Unterhaltung sorgen müssen. Gibt es also eine Möglichkeit, beides zu vereinen? Vielleicht versuchen Sie es einmal mit unkonventionellen Serviermethoden, die Mahlzeiten und Ausstattung kombinieren, oder mit einem interaktiven Küchenchef-Erlebnis, das einen hohen Unterhaltungswert bietet.  

Um eins klarzustellen: Ich meine nicht, dass Sie Details umgehen oder Ihre Kreativität beschränken sollen – es geht einfach um Effizienz. Der Ansatz der vielseitigen Verwendung eignet sich sicherlich nicht für jedes Meeting, aber er kann Platz in einem vollgepackten Zeitplan schaffen. 

Kennen Sie Ihre Grenzen

So gern wir auch wirklich alles tun würden, es ist einfach nicht immer möglich. Diese Einsicht kann sich wie eine Niederlage anfühlen, sollte es aber nicht. Sie sind schließlich auch nur ein Mensch. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Grenzen kennen und unter den richtigen Umständen „Nein“ sagen können. So kann die Arbeit in einem engen Zeitrahmen bedeuten, dass Sie nicht auf häufige Änderungswünsche der Kunden eingehen können. Erinnern Sie Ihre Kunden auf respektvolle Weise an den Zeitplan und daran, dass der Erfolg der Veranstaltung auf dem Spiel steht, wenn sie sich nicht daran halten.

Die kurzfristige Planung von Meetings kann sich anfühlen wie ein wildes Rennen zur Zielgeraden, und in vielen Fällen wird es wohl genau das sein. Bleiben Sie von Anfang an gut organisiert und Sie werden sehr viel besser in der Lage sein, alle Details zu bewältigen. Und wenn es extrem stressig wird, denken Sie daran: Es ist vorüber, bevor Sie bis drei zählen können. 

Planen Sie gut (und zügig!),
Ihre clevere Carly

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