Clevere Carly: Spontan mit Plan

So sorgen Sie für herausragende informelle Momente bei Ihrem Meeting

Hallo, liebe Planer! Ich bin die clevere Carly.

Wir wissen es alle: Man kann noch so viel Zeit in die Planung einer Veranstaltung stecken, und doch sind es manchmal die unverhofften Momente, die den Gästen am meisten in Erinnerung bleiben. Das bedeutet, dass auch trotz ganz viel Liebe zum Detail manchmal diejenigen Aspekte, die man nicht plant, ebenso bedeutsam sind, wie das, was gut durchgeplant wurde.

Das soll natürlich nicht heißen, dass wir das Planen aufgeben sollten. (Könnten wir doch gar nicht, selbst wenn wir es wollten, oder?) Wir müssen ganz einfach Veranstaltungsarten planen, bei denen spontane Momente aufkommen können. Spontanes planen? Das mag verrückt klingen, ist aber möglich. In der Regel werden die informellen Interaktionen als die signifikantesten Momente bewertet, also warum sollten Sie das bei Ihrer Veranstaltung nicht nutzen?

Am besten lassen sich solche herausragenden zwanglosen Momente erreichen, wenn Sie Ihren Gästen die Möglichkeit bieten, miteinander in Kontakt zu treten. Da diese wahrscheinlich mit ähnlichen Interessen oder aus ähnlichen Gründen an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, sollten Sie ihnen die Gelegenheit zum Networking verschaffen. Ich würde das so angehen:

Das Frühstück vor dem Meeting 

Es heißt, das Frühstück ist die wichtigste Mahlzeit des Tages, was in besonderem Maße für den Morgen einer großen Veranstaltung gilt. Machen Sie aus dem Frühstück einen formlosen Teil Ihres Meetings, anstatt Ihre Gäste sich selbst zu überlassen. Laden Sie Ihre Teilnehmer zu einem optionalen Frühstück ein, bei dem sie sich mit sättigenden Speisen und Gesprächen untereinander auf den Tag vorbereiten können. Wenn dann das Meeting beginnt, sind ihre Mägen gut gefüllt, sie werden sich einander bereits vorgestellt haben, und alle werden eine bessere Vorstellung davon haben, mit wem sie zusammenarbeiten werden und warum sie alle hier sind.

Allerdings sollten Sie darauf achten, dass das Frühstück nicht fade wird – und das meine ich wörtlich ebenso wie im übertragenen Sinn. Wenn Ihre Vorstellung von einem ansprechenden Frühstück aus Kaffee, Obst und Brötchen besteht, sollten Sie besser noch einmal in sich gehen. Kreieren Sie ein herausragendes Menü für ein Frühstückserlebnis, das die Gespräche Ihrer Gäste ins Rollen bringt und die Konversation auch für den Rest der Veranstaltung am Laufen hält.

Die Breakout-Sitzung

Eine Veranstaltung kann sich sehr in die Länge ziehen, wenn man die ganze Zeit auf ein und demselben Platz sitzt. Da kann eine Breakout-Sitzung ein heilsames Mittel sein, um die offizielle Meetingzeit etwas zu unterteilen – sofern man es richtig anstellt.

Breakout-Sitzungen unterscheiden sich von Meeting zu Meeting, aber alle haben zum Ziel, die Partizipation und Zusammenarbeit anzuregen. Denken Sie also über den Zweck des Meetings nach und überlegen Sie, wie eine Breakout-Sitzung diesen unterstützen könnte. Versuchen Sie ein Problem zu lösen oder Ideen zu entwickeln? Oder ist die Breakout-Sitzung bei Ihrem Meeting einfach eine weitere Gelegenheit zum Networking?  

Eine gute Möglichkeit, die Teilnahme in Schwung zu bringen und das Energielevel aufrechtzuerhalten, ist ein gesunder kleiner Wettbewerb. Suchen Sie nach Möglichkeiten, spielerische Elemente in Ihre Veranstaltung einzubeziehen und stiften Sie einen Preis für die Siegermannschaft.

Der Cocktail nach dem Meeting

Wer wäre nach einem langen Arbeitstag nicht bereit für einen Cocktail? Also ich schon –- und ich denke, viele andere Menschen auch. Bieten Sie eine Cocktailstunde nach der Veranstaltung an, damit sich die Gäste nach dem Meeting zusammen etwas entspannen können. So haben sie die Möglichkeit, sich zu unterhalten und es ist außerdem wahrscheinlich, dass sie sich über die Veranstaltung austauschen und darüber nachdenken werden. Und schließlich bringt Alkohol durchaus auch Vorteile für die Arbeit mit sich: Eine aktuelle Studie zeigte, dass Alkohol nach einem lernintensiven Tag die Gedächtnisleistung verbessern kann. Wenn Sie also nach dem Meeting einige alkoholische Getränke auf die Agenda setzen, kann es sein, dass das während der Veranstaltung vermittelte Wissen bei den Teilnehmern länger hängen bleibt.

Spontaneität kann man nicht immer planen, aber es nicht so, dass wir Tagungsplaner es nicht versuchen würden. Menschen die Gelegenheit zu geben, bei Ihrem Meeting auch inoffizielle Momente mit anderen Gästen zu erleben, ist nur eine Möglichkeit. Und aus Gründen der Spontaneität überlassen ich es Ihnen selbst, noch weitere auszuprobieren. 

Bis zum nächsten Mal, liebe Planer.

 

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