Clevere Carly: Machen Sie Ihr Meeting zu einer Auszeit mit Wellness

Gesundheit und Entspannung haben immer größere Priorität für die Teilnehmer. Hier erfahren Sie, wie Planer das umsetzen können

Hallo, liebe Planer!

Nach einer arbeitsreichen Woche könnte ich einen erholsamen Urlaub gut gebrauchen – und ich bin sicher, Ihnen geht es genauso. Ganz ehrlich: Was ich an Meetings an anderen Orten mit am liebsten mag, ist es vor allem, die Möglichkeiten zur Entspannung in einer neuen Stadt zu nutzen. Und es zeigt sich, dass Wellness heutzutage auch für Teilnehmer eine große Anziehungskraft hat: 830 Millionen Wellness-Reisen unternahmen Reisende 2017, und laut Vorhersagen von Experten werden es in diesem Jahr mehr als 1 Milliarde sein. Es gibt also viel Bedarf an Entspannung und Ruhepausen.

Was bedeutet dieser Trend für uns Planer? Bislang war beim Ausrichten von Meetings an anderen Orten ausschließlich der Standort von Bedeutung. Heutzutage kann sich jemand unter Umständen leichter zu einer Teilnahme durchringen, wenn Gesundheit und Wohlbefinden bei Ihrem Meeting Priorität haben. Das heißt, Veranstaltungen werden nicht nur als Lernerfahrung gesehen, sondern auch als Gelegenheit, um Stress abzubauen und sich zu entspannen. Und die Aufgabe der Planer ist es, Wege zu finden, dies auch umzusetzen. 

Nun reicht das Budget für Meetings ja nicht immer aus, um Meetings an fernen Zielen abzuhalten, und das ist auch in Ordnung. Ob ganz in der Nähe oder weit entfernt, jede Stadt hat ihre eigene Wellness-Szene. Man muss nur herausfinden, wie man sich das Gesundheitsprogramm der jeweiligen Gemeinde erschließen kann. So fangen Sie an:

1. Fühlen Sie der Stadt, in der Ihr Meeting stattfindet, auf den Puls.

Leichter gesagt als getan, nicht wahr? Recherchieren Sie also. Ich möchte mich nicht zu lange mit diesem Schritt aufhalten, weil Recherche immer der erste Schritt sein sollte, unabhängig vom Zweck des Meetings. Aber in Sachen Wellness gibt es einiges zu beachten:

  • Gibt es Sehenswürdigkeiten in der Nähe, die Entspannung und Wellness bieten? Die Blaue Lagune in Island beispielsweise hat sich zu einer Attraktion für Besucher entwickelt, die hier ein Bad im entspannenden Wasser nehmen.
  • Wie sieht es mit der örtlichen Gastronomieszene aus? Eine Fast-Food-Kultur in der Gegend bedeutet unter Umständen etwas mehr Arbeit mit Ihrem Küchenchef (und ein größeres Budget für das Essen), um eine gesündere Speisekarte anzubieten.
  • Gibt es lokale Gruppen oder Organisationen, die Wellness anbieten? Organisieren Sie für die Meetingpausen eine Meditationsgruppe, Yogalehrer oder Masseure und tragen Sie so zur Entspannung der Gäste bei.

Bedenken Sie, dass nicht jede neue Stadt ein offenkundiges Wellnessangebot hat. Es liegt an Ihnen, es zu finden – oder zumindest dem gesundheitlichen Aspekt bei Ihrem Meeting Priorität einzuräumen. 

2. Finden Sie heraus, was Ihr Veranstaltungsort zu bieten hat. 

Wenn Ihr Meeting, sei es aus finanziellen oder aus technischen Gründen, nicht die Möglichkeit bietet, die Wellnessangebote einer Stadt zu erkunden, sprechen Sie mit den Mitarbeitern Ihres Veranstaltungsortes, was sie Ihnen anbieten können. Viele Hotels wie die Marken JW Marriott und Westin haben beispielsweise eine Auswahl an Wellnessprogrammen oder revitalisierenden Annehmlichkeiten im Angebot, die das Veranstaltungserlebnis der Teilnehmer bereichern können. 

3. Nehmen Sie Wellness in Ihre Meeting-Agenda auf. 

Sobald Sie festgelegt haben, wie Wellness sich mit dem Standort Ihres Meetings vereinbaren lässt, ist es Zeit zu bestimmen, welche Rolle Wellness innerhalb Ihres Meetings spielen soll. Vielleicht ist Gesundheit zentraler Bestandteil Ihres Meetinganlasses, möglicherweise spielt sie aber auch eine viel geringere Rolle. Beide Ansätze sind völlig in Ordnung, wirken sich aber auf die Entscheidungen aus, die Sie für den Rest Ihres Meetings treffen müssen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie eine Veranstaltung in Amsterdam ausrichten, das den Titel gesündeste Stadt der Welt trägt (und dazu noch zu den 20 wichtigsten Tagungsorten zählt). Bei einer Tagung, die sich in jeder Hinsicht dem Wohlbefinden verschrieben hat, könnten Sie eine Kostprobe aller Gesundheitsinitiativen der Stadt anbieten: einen Ausflug ins Freie, um die saubere Luft zu genießen, Radfahren auf den vielen Radwegen der Stadt, ein Tagungsmenü mit viel Frischem und viele Pausen als Ausgleich zur Agenda. (Amsterdam belegt auch den 1. Platz in Bezug auf Work-Life-Balance.) 

Wenn für ein Meeting dagegen nicht ausreichend Zeit oder Budget für viele Wellness-Extras zur Verfügung steht, könnten Sie sich auf eine Radtour durch die Stadt konzentrieren, die als Networking- oder Teambuilding-Aktivität fungiert. 

Bedenken Sie bei der Planung, dass es in Sachen „Wohlfühlen“ kein richtig und falsch gibt, und dass die Teilnehmer wahrscheinlich unterschiedliche Vorstellungen von „Wellness“ haben. Wie immer können Sie hier allenfalls versuchen, möglichst viele in der Gruppe zufriedenzustellen. Und in einer Umgebung, in der die Gäste den Schwerpunkt auf Gesundheit und Entspannung legen, wird man sicher all Ihre Schritte in Richtung Wellness zu schätzen wissen. 

Bis zum nächsten Mal.

Viel Spaß beim guten Planen!
Ihre clevere Carly 
 

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