Clevere Carly: So machen Sie 2019 das Beste aus Ihrem Budget

Fünf Tipps, wie Sie möglichst viel aus Ihrem Planungsbudget herausholen können

Hallo, liebe Planer!

Es ist zwar erst Januar, aber ich denke trotzdem schon darüber nach, wie ich das Beste aus den Budgets herausholen kann, mit denen ich im Laufe des Jahres so arbeiten werde. Es wird niemanden sonderlich verwundern, aber viele Vertreter unserer Branche geben an, dass sie Jahr für Jahr mit gleichbleibenden oder knapper werdenden Budgets konfrontiert sind – und ich bin da keine Ausnahme. 

Um den Überblick über potenzielle Geldprobleme zu behalten, habe ich also beschlossen, meine Planungsroutine ein klein wenig zu ändern, damit die Finanzen in jeder Phase Priorität haben. Hier sind fünf Strategien zur Kostensenkung, die ich 2019 ausprobieren möchte:

Günstigere Redner engagieren

Bekannte Persönlichkeiten eigenen sich hervorragend als Hauptredner, aber sie verlangen für ihre Dienste oft ein saftiges Honorar. Das bedeutet unter Umständen, dass bei anderen wichtigen Veranstaltungselementen Abstriche gemacht werden, nur um einen lustigen Schauspieler für ein paar unvergessliche Schlussbemerkungen dazuhaben. Für Planer mit einem schmaleren Budget lohnt sich dieser Kompromiss nicht immer, und hier könnten ebenso gute Redner zu einem niedrigeren Honorar die bessere Wahl sein. Dennoch ist es so, dass bekannte Redner oft den Ticketverkauf ankurbeln. Es ist also wichtig, zu wissen, wen die Teilnehmer sehen möchten oder welche Themen lohnend wären. Sie könnten eine Umfrage an die Gäste früherer Veranstaltungen schicken, um deren Interessen einzuschätzen – und sie für die Veranstaltung zu begeistern. Finden Sie auf den Websites von Branchenverbänden heraus, welche Redner diese schon eingeladen haben, und schauen Sie kurz in Foren, in denen diese Verbandstagungen möglicherweise Thema waren, damit Sie einen Eindruck gewinnen, wie erfolgreich die jeweiligen Redner waren. 

Akzente setzen bei der Ausstattung

Einen ersten Eindruck kann man nur einmal hinterlassen. Bei vielen Veranstaltungen beginnt dieser erste Eindruck bereits mit der Meeting-Ausstattung. Aber mit einer Eisskulptur auf jedem Tisch zu protzen, ist eine kostspielige Angelegenheit (und noch dazu wirklich unnötig). Für einen etwas budgetfreundlicheren Aha-Effekt können Sie in Akzente investieren, die Ihr Design, das Thema und den Zweck Ihrer Veranstaltung noch besonders unterstreichen. So könnten Sie beispielsweise auf Gläser aus irischem Waterford Crystal verzichten und stattdessen die Tische mit üppigen Tafelaufsätzen in Szene setzen. 

Fahrgemeinschaften ausprobieren

Transportkosten können bei Veranstaltungen eine große Rolle spielen, wenn die Teilnehmer zwischen A und B hin- und herpendeln müssen. Anstelle von Einzelfahrten könnten Sie mit Ridesharing-Diensten wie Lyft oder Uber zusammenarbeiten, um die Kosten niedrig zu halten. Erkundigen Sie sich auch bei Ihrem Veranstaltungsort, ob dort ein Shuttleservice angeboten wird, der die Gäste von einem Standort zum anderen bringen kann. 

Menüs zusammenstellen, die jeden zufriedenstellen

Genau wie Transportkosten können auch die Kosten für das Essen kräftig zu Buche schlagen. Natürlich läge es nahe, die angesagtesten Zutaten anzubieten – bedenken Sie dabei aber, dass wahrscheinlich nicht jeder Teilnehmer gerne Avocado-Toast oder mit Trüffelöl aromatisierte Gerichte isst. Erarbeiten Sie zusammen mit dem Küchenchef ein leckeres, aber neutrales Menü, um die vielen verschiedenen Geschmäcker zufriedenzustellen. Vergessen Sie dabei auch nicht, gängige Allergene von Ihrer Zutatenliste zu streichen, damit Sie keine zusätzlichen Speisen anbieten müssen.

Die Internetnutzung kalkulieren

Ein sicherer, verlässlicher WLAN-Zugang ist leicht zu bewerkstelligen. Vor einem Termin mit potenziellen Technikpartnern sollten Sie kalkulieren, wie die Internetnutzung bei Ihrer Veranstaltung aussehen wird. Wenn Ihre Veranstaltung beispielsweise ein technikfreies Element beinhaltet, ist die Internetnutzung wahrscheinlich geringer als bei einer Veranstaltung, bei der die Teilnehmer eine App verwenden müssen. Sehen Sie sich die Internetnutzung vergangener Meetings an. So können Sie Ihre Bedürfnisse besser einschätzen und diese dann mit den Anbietern besprechen, um die Kosten zu senken. Möglicherweise bietet Ihr Veranstaltungsort auch ein WLAN-Programm wie zum Beispiel Wifi Simplified von Marriott an, das eine für Ihre Veranstaltung geeignete Internetlösung bietet.

Bei der Tagungsplanung zählt jeder Cent, aber ein knappes Budget bedeutet noch nicht, dass das Gesamterlebnis der Veranstaltung auf dem Spiel stehen muss. Ich bin mir sicher, dass wir selbst aus dem schmalsten Budget so einiges herausholen können, wenn wir diese Tipps im Hinterkopf behalten. 

Bis zum nächsten Mal. 

Viel Spaß beim guten Planen!
Ihre clevere Carly

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