Clevere Carly: So nutzen Sie die Online-Community Ihres Meetings

Stellen Sie sich diese vier Fragen, bevor Sie den digitalen Meetingraum für Ihre Veranstaltung einrichten

Hallo, liebe Planer!

Angesichts der Tatsache, dass Technik und Live-Veranstaltungen immer mehr miteinander verschmelzen, habe ich darüber nachgedacht, wie man durch diese Partnerschaft die Ziele eines Meetings noch erweitern kann. Und was die aktive Mitwirkung der Teilnehmer angeht, denke ich, der Grundpfeiler dieser Beziehung zwischen Technik, Meeting und dem Rest der Welt ist die Online-Community eines Meetings. 

Früher war es so, dass die Teilnehmer nur bei der Veranstaltung selbst mit dieser interagieren konnten. Doch diese Zeiten sind vorbei. Dank Internet kann man mit einem Meeting bereits interagieren, lange bevor es stattfindet. Doch bei wie vielen Veranstaltungen wird dafür ein geeigneter Rahmen bereitgestellt?

Eine Online-Community ist nichts anderes als ein digitaler Meetingraum: Die Teilnehmer können sich hier treffen und sich miteinander unterhalten, Verbindungen knüpfen und sich informieren – und zwar vor, während und auch lange nach dem Meeting. Doch all diese Unterhaltungen und das Engagement kommen nicht einfach so aus dem Nichts. Genau wie andere Marketingstrategien ist eine Online-Community eben genau das: eine Strategie. Es erfordert Planung und Mühe, einen solchen Raum für Unterhaltungen zu schaffen. Und wenn Sie gerade noch ganz am Anfang stehen, schlage ich vor, dass Sie mit diesen vier Fragen beginnen:

Was ist der Zweck der Online-Community bei Ihrem Meeting?
Genau wie Ihr Meeting haben auch die dazugehörigen Online-Angebote einen Zweck. Möchten Sie nur für Aufregung unter den Teilnehmern sorgen und die Ticketverkaufszahlen steigern? Oder ist Ihre Online-Community ein Instrument für Ihre Gäste zum Networking, um Verbindungen herzustellen und nach dem Ende der Veranstaltung miteinander in Kontakt zu bleiben? Was auch immer die Antwort ist, sie bestimmt die Struktur der Online-Community Ihrer Veranstaltung. Ist es beispielsweise nur das Ziel, die Teilnehmerzahlen zu steigern, wird Ihre Strategie wahrscheinlich darauf basieren, Inhalte zu teilen, um potenzielle Teilnehmer anzuziehen. Wenn es allerdings der Plan ist, Ihre Online-Community zu nutzen, um neue Beziehungen zu fördern und zu pflegen, sollte ihre interne Struktur das entsprechend berücksichtigen und Messaging-Funktionen enthalten, damit die Teilnehmer miteinander kommunizieren können. 

Wo wird diese Community aktiv sein?
Jetzt wissen Sie also, was die Aufgabe Ihrer Community ist – aber wo werden die Nutzer sich treffen? Es mag zunächst so scheinen, als würde der Aufbau einer Online-Community ein großes Budget verschlingen, aber das muss nicht so sein. Zum Beispiel werden etwa 66 Prozent der Teilnehmer während einer Veranstaltung online sein. Das können Sie sich zunutze machen, ohne Geld dafür auszugeben, die Community auf Ihrer eigenen Plattform unterzubringen. Stattdessen könnten Sie die Gäste anregen, in den sozialen Medien mit Ihrem Meeting zu interagieren, indem Sie ein Event-Hashtag erstellen, das alle zugehörigen Posts an einem Ort bündelt, sodass sowohl Sie als auch die Teilnehmer die Unterhaltung in Echtzeit verfolgen können. Für Networking-Meetings, bei denen eine tiefergehende Mitwirkung der Teilnehmer erforderlich ist, können Sie eine App für Veranstaltungen mit Matchmaking-Funktion und Messaging-Dienst ausprobieren. 

Wie gehe ich beim Einrichten der Online-Community für meine Veranstaltung vor?

Die Antwort hängt hier natürlich von den Zielen Ihrer Meeting-Community ab und davon, wo sie sich befindet. Nehmen wir einmal an, die sozialen Medien sind genau richtig für Ihre Veranstaltung. In diesem Fall sind wahrscheinlich ein unverwechselbares Hashtag und eine solide Marketingstrategie schon genug, um von sich reden zu machen. Meist wird jedoch ein umfassender Plan nötig sein, und im Zentrum dieses Plans steht das Erlebnis der Teilnehmer. Vom technischen Standpunkt aus benötigen die Teilnehmer ein intuitiv aufgebautes Online-Erlebnis, das es den Gästen einfach macht, etwas zur Unterhaltung beizutragen. Von der menschlichen Perspektive her werden dagegen Anreize nötig sein – was mich zu meinem nächsten Thema bringt:

Womit soll sich Ihre Online-Community beschäftigen?
Das ist hier die Frage! Wie gesagt, eine Online-Community taucht nicht so einfach aus dem Nichts auf, und die Tatsache allein, dass sie eingerichtet wurde, bedeutet noch nicht, dass jemand hier aktiv wird. Um eine erfolgreiche Online-Community aufzubauen, müssen Sie hinterfragen, was diese für Ihr Meeting bedeutet, und herausfinden, welche Möglichkeiten sie Ihren Teilnehmern bieten könnte. Das heißt, das gemeinsame Interesse an Ihrer Veranstaltung ist natürlich wichtig, aber reicht das schon aus, um die Leute zur Beteiligung zu motivieren – und das auch noch langfristig? Wohl kaum. Welche Besonderheit bietet Ihre Veranstaltung also, die dafür sorgt, dass Gäste wiederkommen? Vielleicht besteht der Anreiz Ihrer Online-Community darin, dass die Gäste dort exklusive Meeting-Vergünstigungen erhalten, die es nirgendwo sonst gibt. Bei einer Veranstaltung mit Rednern könnte man den Teilnehmern beispielsweise die Möglichkeit geben, sich durch die Community zu beteiligen und mit besagten Rednern zu interagieren. Oder aber Gäste, die sich online beteiligen, haben exklusiven Zugang zu Ressourcen, Berichten oder anderen Materialien. Was auch immer die zusätzlichen Vorteile Ihrer Veranstaltung sind, Sie sollten sie besonders hervorheben – denn sie sind es, die dafür sorgen, dass die Leute wiederkommen.

Es gibt zwar viele Metriken für den Erfolg eines Meetings, doch das Engagement der Teilnehmer ist ein besonders wichtiger Faktor. Es ist unter Umständen sehr aufwendig, eine solche Beteiligung anzuregen, aber eine Online-Community bereitzustellen, um den Teilnehmern überhaupt erst die Gelegenheit zu geben, kann den entscheidenden Unterschied machen.

Viel Spaß beim guten Planen!
Ihre clevere Carly

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