Clevere Carly: So informieren Sie über die Stornierung eines Meetings

Strategien für die Kommunikation mit Interessenvertretern, wenn Notfälle eine Stornierung erforderlich machen

Hallo, liebe Planer!

Sie würden mir sicher alle zustimmen, dass wir uns nach den zahllosen Stunden der Beschäftigung mit Tagungsplänen nichts sehnlicher wünschen als eine erfolgreiche Veranstaltung. Aber manchmal hat Mutter Natur anderes im Sinn, und schlechtes Wetter kann den Erfolg Ihres Meetings gefährden. Natürlich möchten Sie ein Meeting nie absagen, aber unter ganz besonderen Umständen kann eine leichte Umplanung oder gar eine komplette Stornierung erforderlich werden.

Zweifellos ist das bedauerlich. Das Auseinanderflechten der komplexen Entscheidungen, die Sie im Vorfeld einer Veranstaltung getroffen haben, ist schwierig – sowohl logistisch als auch, weil es schwer fällt, all die harte Arbeit verschwendet zu sehen – ganz zu schweigen vom Kommunikationsprozess, der als Folge davon mit Anbietern, Sponsoren und Teilnehmern stattfinden muss. Wie bei den meisten Dingen gibt es bestimmte Strategien, die besser funktionieren als andere, und deren Einsatz hängt jeweils davon ab, mit welcher Partei Sie kommunizieren. „Das Meeting wurde storniert. Das war’s, tut mir leid!“ ist in keinem Fall eine angemessene Reaktion.

Ganz gleich, ob Sie Ihren Katastrophen-Kommunikationsplan entwickeln oder umgestalten möchten, im Folgenden finden Sie meine Vorschläge zur Kommunikation mit Ihren wichtigsten Interessengruppen: 

Für Anbieter

Die Kommunikation mit dem Manager Ihres Veranstaltungsortes, den Rednern, Technologiepartnern und allen anderen, mit denen Sie zusammenarbeiten, kann heikel sein. Natürlich müssen Sie die schlechte Nachricht überbringen – aber auf eine Weise, die die Partnerschaft für zukünftige Projekte aufrechterhält. Um Missverständnissen vorzubeugen, sollten Sie die Partner so schnell wie möglich und auf direktem Weg über Änderungen informieren. Gestalten Sie die Kommunikation mit einem Telefonanruf persönlicher und reduzieren Sie so die Gefahr von verletzten Gefühlen, denn diese können selbst dann auftreten, wenn der Grund in einer Naturkatastrophe liegt. Lassen Sie dem Gespräch eine formelle schriftliche Erklärung folgen. Dies ermöglicht einen gewissen Rechtsschutz für beide Parteien, falls in Zukunft Vertragsprobleme auftreten sollten.

Für Sponsoren

Sponsoren opfern ihr Geld und ihre Zeit, um an einer Veranstaltung teilzunehmen. Wenn sie also ihre Spenden nicht wirksam einsetzen können, führt dies möglicherweise zu einem weiteren unangenehmen Gespräch – besonders angesichts der Tatsache, dass 53 Prozent aller Planer aussagen, dass die Suche nach Sponsoren ohnehin eine Herausforderung ist. Wenn Sie mit einem Sponsor über ein von einem Notfall betroffenes Meeting sprechen, bereiten Sie vorher mögliche Zugeständnisse vor, die Sie anstelle der geänderten (oder stornierten) Veranstaltung anbieten können. Dabei kann es sich um eine Zusammenarbeit bei einem weiteren Meeting in Ihrer Pipeline oder erweitertes Sponsoring und mehr Sichtbarkeit bei der verlegten Veranstaltung handeln. Was auch immer es sein mag – nutzen Sie das Gespräch als Gelegenheit, um über zukünftige Partnerschaften zu sprechen. So zeigen Sie Ihre Wertschätzung für die Arbeit der Sponsoren und stärken deren Bereitschaft zur zukünftigen Zusammenarbeit mit Ihnen.

Für Teilnehmer

Wenn Sie eine herausragende Veranstaltung geplant haben (und das haben Sie zweifellos!), sind Ihre Teilnehmer wahrscheinlich schon jetzt begeistert von Ihrer Veranstaltung. Die Nachricht über deren Stornierung oder eine Verlegung, die es ihnen unmöglich macht, daran teilzunehmen, wird sicherlich Enttäuschung oder Verärgerung hervorrufen. Ihr Ziel ist es, bei den Teilnehmern trotz Änderungen beim Meeting die Vorfreude auf Ihre nächste Veranstaltung zu wecken. Das beginnt mit einer ehrlichen und proaktiven Kommunikation. Sprechen Sie ohne Umschweife über die Gefahren, die das schlechte Wetter für die Veranstaltung mit sich brachte, und die Anstrengungen, die Sie und Ihr Team unternommen haben, bevor Sie eine Stornierung als sicherste Variante akzeptieren mussten. 

Und achten Sie wie bei den Anbietern auf eine persönliche Gesprächsform. Auch wenn das Versenden individueller Nachrichten vielleicht nicht machbar ist, kommt eine pauschale E-Mail sicher nicht gut an. Benennen Sie unbedingt einen Ansprechpartner, an den sich die Teilnehmer bei Fragen oder weiterem Gesprächsbedarf wenden können. Dafür bieten sich beispielsweise eine spezielle E-Mail-Adresse, eine Hotline oder eine Seite auf der Website der Veranstaltung an, über die alle Bedenken bezüglich der Verschiebung oder Stornierung geklärt werden können.

Wie bereits erwähnt, kann die Stornierung eines Meetings ein großes Problem sein. Daher ist es wichtig, alles zu tun, um die Veranstaltung zu retten, bevor Sie sie komplett absagen. Dennoch muss die Sicherheit immer Ihr wichtigstes Anliegen sein. Wenn sich Ihnen wetterbedingte Hindernisse in den Weg stellen, sollten Sie die Natur nicht herausfordern. Die schnelle und effektive Kommunikation mit allen wichtigen Akteuren Ihres Meetings ist daher der beste Weg. 

Bis zum nächsten Mal
Ihre clevere Carly


 

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