Clevere Carly: Ab in den Tagungsraum

Strategische Tagungsplanung beginnt damit, sich Zugang zu den Stakeholdern zu verschaffen

Hallo, vielbeschäftigte Planer!

Bevor man Kundenziele erfüllen kann, muss man diese zunächst einmal verstehen. Das bedeutet, Sie brauchen eine klare Definition dessen, was der Kunde sich von der Veranstaltung erhofft, bevor Sie weiter ins Detail gehen können. 

Klingt ja eigentlich einfach genug, oder?

Das Problem ist nur, dass Kunden in Bezug auf diese grundlegenden Informationen nicht immer sehr mitteilsam sind. Vielleicht schwebt ihnen etwas Bestimmtes vor, aber sie wissen nicht recht, wie sie es ausdrücken sollen. Oder sie nennen Ihnen die höheren Ziele, wie „ein neues Produkt bewerben“ oder „die Umsätze steigern“, liefern aber keine Hintergrundinformationen dazu.

Egal, wo es an der Kommunikation hapert, Sie müssen den Dingen auf den Grund gehen. Und oft ist es dafür nötig, direkt mit den Stakeholdern zu sprechen. Und das kann nur eines bedeuten: Sie müssen Ihren Weg in den Tagungsraum finden – oder den Konferenzraum, das Büro, das Café. Wo auch immer man sich eben trifft, Sie müssen dabei sein.

So bitten Sie um eine Einladung in den Tagungsraum

Da man vor Vorständen eine besondere Hochachtung hat, kann schon die Bitte an sich, als Außenstehender an ihren Meetings teilnehmen zu dürfen, ein heikles (aber notwendiges) Gespräch werden. Damit dieses positiv verläuft, sollten Sie dem Kunden erklären, welche Art von Informationen Sie sich erhoffen. Dann erläutern Sie, inwiefern diese Details bei der Planung hilfreich sind, und wie sie dazu beitragen, die Ziele des Kunden zu erreichen. 

Was, wenn Ihre Bitte abgelehnt wird?

Wenn Sie nicht in den Tagungsraum vorgelassen wurden oder Ihre Bitte rundweg ignoriert wurde, legen Sie eine Liste mit Fragen vor, die der Kunde für Sie mit zum Meeting nehmen kann. Unter Umständen ist es sogar möglich, dass Sie ein Protokoll des Meetings erhalten. 

Während des Meetings

Es ist wichtig, gut zuzuhören und sich zu dem, was die Stakeholder sagen, Notizen zu machen. Aber vergessen Sie nicht, dass auch Sie ein Teilnehmer sind. Bitten Sie bei Bedarf um Erklärungen und sprechen Sie mit dem Organisator des Meetings ab, dass Zeit für Fragen und Antworten in die Agenda aufgenommen wird, in der Sie dann direkt mit den Stakeholdern sprechen können. 

Stellen Sie im Voraus eine Liste mit Fragen zusammen und scheuen Sie sich nicht davor, auch schwierige Themen anzusprechen. Wenn Sie Fragen stellen wie „Was hält Sie davon ab?“, werden Sie die aktuelle sowie frühere Vorgehensweisen des Kunden in Bezug auf seine Ziele besser verstehen und erkennen können, was warum nicht funktionierte und in welchen Bereichen Sie es besser machen können. 

Wenn sich die Agenda Themen zuwendet, die nichts mit der Veranstaltung zu tun haben, kann es sein, dass der Organisator des Meetings Sie höflich bittet, zu gehen, damit der Vorstand sich vertraulichen oder für Sie irrelevanten Themen widmen kann. Das ist völlig in Ordnung so: Sie durften dabei sein und haben jetzt die Informationen, die Sie brauchen, um eine erstklassige Veranstaltung zu planen – und allein darum geht es.

Bis zum nächsten Mal.

Viel Spaß beim guten Planen!
Ihre clevere Carly

Powered By OneLink