Clevere Carly: Best Practices in der Budgetgestaltung

Lassen Sie Ihre Träume nicht durch ein kleines Budget einschränken

Hallo, liebe Planer!

Mitten in einer weiteren Planungswoche muss ich unentwegt über Geld nachdenken. Als Planer sind wir das Bindeglied, das die Ziele unserer Kunden umsetzt und kreative Ideen Wirklichkeit werden lässt. Wir benötigen dazu jedoch eines: Geld. Und das ist oftmals sehr schwer zu finden.

Jeder Planer, auch ich, möchte ein Event veranstalten, das alle Rekorde bricht, aber es kann es eine Herausforderung sein, dies mit einem kleinen Budget zu schaffen. Und für die 55 Prozent der Planer, die mit Budgets arbeiten, die entweder pauschal bemessen oder niedriger als noch im Jahr 2017 sind, kann das schier unmöglich erscheinen.

Natürlich möchten wir kreativ sein und jedem einzelnen unserer Kunden einzigartige Erfahrungen liefern. Aber da nur wenige Budgets unbegrenzt sind, ist es für uns Planer wichtig, realistische finanzielle Vorstellungen zu haben. Wie Sie Ihr Budget einteilen, das hängt von dem Kunden und Event ab, aber ein paar Dinge können Sie tun, um aus einer Tagung mit begrenzten Geldmitteln das Maximum herauszuholen.

Planen Sie Ihr Budget frühzeitig

Sie können Ihr Budget nicht angemessen planen und sich eng daran halten, wenn Sie keines haben. Um daher Ihren Zeitplan und Ihr Budget einzuhalten, sollten Sie früh darlegen, wofür Sie Geld ausgeben können. Denken Sie realistisch: Was ist machbar gemessen daran, was Ihr Kunde zu erreichen versucht? Wie sind Planer bei ähnlichen Events mit ihrem Budget umgegangen? Seien Sie gründlich, doch planen Sie auch Unvorhergesehenes mit ein: Ein Puffer gibt Ihnen einen kleinen Spielraum, falls Sie sich mit unerwarteten Herausforderungen konfrontiert sehen, und sorgt für ein wenig zusätzliches Geld, wenn alles glatt läuft. Verständigen Sie sich früh mit Kunden und Ihrem eigenen Team über finanzielle Einschränkungen, damit alle im Bilde sind.

Ziehen Sie Qualität Quantität vor

Jeder möchte unglaubliches erstklassiges Essen, Deko und Unterhaltung bei seinem Event, aber nicht selten müssen Organisationen und Kunden, mit denen Sie arbeiten, sich an ein Budget halten. Angesichts dieser Situation sind Sie wohl dazu geneigt, sich insgesamt für preiswertere Artikel zu entscheiden. Bei der Qualität jedoch Abstriche zu machen, um dem kleinen Budget Rechnung zu tragen, beeindruckt den Kunden nicht und hinterlässt bei Gästen das Gefühl von Mittelmäßigkeit – und Ihre Planungsfähigkeiten verdienen auch etwas Besseres.

Konzentrieren Sie sich stattdessen auf einen oder wenige wirklich tolle Artikel, die den Zweck Ihrer Tagung in den Vordergrund rücken. Beispielsweise sollten Sie, wenn Sie ein Networking-Event veranstalten, mit einem brillanten Getränkeangebot prassen, das den Teilnehmern das Extra an Energie verleiht, um Großes zu leisten und die Geschäftskontakte zu knüpfen, deretwegen sie gekommen sind. Und da die Gäste vor Ort sind, um sich aufeinander zu konzentrieren und nicht unbedingt auf den Aufbau, brauchen Sie sich weniger Sorgen um herausragende Deko zu machen und können das bare Geld, das Sie so gespart haben, besser in das Budget für die Bar stecken.

Finden Sie Artikel, die eine Doppelfunktion erfüllen

Ein brillantes Event hat viele Facetten, und mit einem kleinen Budget haben Sie möglicherweise nicht genug Geld, um an jedes kleine Detail zu denken, das Ihre Tagung einzigartig macht. Aber anstatt herauszufischen, was am wichtigsten ist, wählen Sie lieber Artikel, die mehr als nur eine Rolle spielen. Zum Beispiel finden Sie statt Tafelaufsätzen dekorative Wege, um das Essen zu servieren oder aufzutischen, und lassen dieses Designs die erste Geige spielen. Oder Sie nutzen innovative Beleuchtungstechniken, um verschiedene Botschaften oder Farben im gesamten Veranstaltungsbereich zu projizieren und eher die perfekte Atmosphäre zu schaffen als teure Deko zu präsentieren.

Mit kleinen Budgets ist nicht immer ganz leicht umzugehen, aber sie sind überschaubar. Solange Sie, der Kunde und Ihr Team sich allesamt dessen bewusst sind, wo sie finanziell stehen und wie sie angemessen ausgeben, sollte einem fabelhaften Event nichts im Wege stehen.

Viel Spaß beim guten Planen!

Ihre clevere Carly

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