Clevere Carly: Kampf gegen Konferenzermüdung

Fünf Strategien zur Förderung des Engagements auf Meetings

Hallo, liebe Planer!

Eine kurze Frage: Sind Sie müde?

Sie können es ruhig zugeben. Auch Planer und Teilnehmer unterliegen wie alle Menschen leichten Ermüdungserscheinungen von alltäglichen Aktivitäten. Planer müssen daher Veranstaltungen ausrichten, die der einen Sache, die alle Meetingplaner hassen, konsequent entgegenwirken: Konferenzermüdung. (Und für die Gäste heißt das, während der besagten Veranstaltungen eben möglichst nicht einzuschlafen.)

Jedes Meeting birgt diese Gefahr und ein müder Gast ist noch keine Kritik an Ihrer Planungskompetenz. Allerdings kann ein sichtbar gelangweilter Teilnehmer darauf hindeuten, dass auch andere im Publikum dieses Gefühl teilen. Vergessen Sie nicht – Gähnen steckt an.

Im Folgenden finden Sie eine Einsteigerliste mit Dingen, die Sie zum Aufwecken der Teilnehmer und für deren Beteiligung am Meeting ausprobieren können:

Informieren Sie sich über Ihr Publikum

Rufen wir uns zunächst eine der Grundregeln der Veranstaltungsplanung wieder ins Gedächtnis: Sie müssen wissen, für wen Sie planen. Denn letztendlich können wir nur dann lebendige Veranstaltungen ausrichten, wenn wir wissen, was „lebendig“ für unsere Teilnehmer bedeutet. Sie müssen das Ziel der Tagung, den Kunden und die potentiellen Gäste ganz genau kennen, denn nur so können Sie auf Ihrer Veranstaltung Ermüdungserscheinungen nicht nur bekämpfen, sondern ihnen komplett vorbeugen.

Setzen Sie auf Interaktion

Über längere Zeit stillzusitzen macht niemandem Spaß. Suchen Sie also nach Wegen, Ihr Meeting in ein interaktives Erlebnis umzuwandeln. So ist z. B. allgemein bekannt, dass Kritzeleien das Gedächtnis fördern, die Konzentration stärken und Stress abbauen. Bauen Sie daher ein künstlerisches Element in Ihr Meeting ein: Halten Sie farbige Kugel- oder Filzschreiber an den Sitzplätzen der Teilnehmer bereit und fordern Sie sie auf, während der Sitzungen Kritzeleien zu fabrizieren. Oder gehen Sie noch einen Schritt weiter und gestalten Sie ein provisorisches Malstudio, in dem sich die Teilnehmer einen Kittel überwerfen und während der Pausen ihren inneren Monet vorzeigen können.

Dehnübungen

Sportliche Aktivität ist eine der besten Möglichkeiten zum Abbau von körperlicher Spannung. Das kann sich in einer Tagungsumgebung als schwierig erweisen. Dennoch sind Yoga-Dehnübungen oder andere sportliche Aktivitäten während der Meetingpausen eine gute Option, um die angestaute Veranstaltungsenergie abzubauen und die Gäste für die nächste Runde zu erfrischen.

Spielerische Gestaltung Ihrer Veranstaltung

Auch wenn es auf Tagungen nicht immer um Vergnügen und Spielerei geht, können diese Elemente doch integriert werden. Fördern Sie die Beteiligung und das Teambuilding mit einigen freundschaftlichen Wettkämpfen. Je nach dem gewählten Spiel fördern Sie das kreative Denken der Teilnehmer. Achten Sie jedoch immer darauf, auf die Gäste abgestimmte Spiele auszusuchen. Schachmatt!

Spannende Geschenke für Ihre Gäste

Meeting-Geschenke werden von vielen Teilnehmern als attraktiver Inzentiv betrachtet – ganz abgesehen davon, dass sie sich perfekt dazu eignen, die Erinnerung an Ihr Meeting lange wach zu halten. Geschenktüten sollten sinnvolle Geschenke, die im Einklang mit dem Ziel Ihrer Tagung stehen, enthalten. Noch besser ist die Gestaltung einer Geschenktütenstation zum Selbermachen, an der die Gäste ihre eigenen Erinnerungsstücke auswählen können.

Denken Sie immer daran, dass Konferenzermüdung kein Angriff auf Ihre Person ist, sondern uns allen passieren kann. Der Schlüssel liegt hier darin, schon im Voraus nach Möglichkeiten zu suchen, um die Aufmerksamkeit Ihrer Gäste zu gewinnen und zu behalten. Natürlich funktioniert keine Idee ausnahmslos für alle Teilnehmer – verzichten Sie daher für alle Fälle auf Kissen als Ausstattungselemente.

Viel Spaß beim guten Planen!
Ihre clevere Carly

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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