Clevere Carly: Die Kunst, Nein zu sagen

Wann – und wie – man im Planungsprozess Nein sagen sollte

Hallo, meine wunderbaren Planer!

Ich weiß ja nicht, wie es bei Ihnen ist, aber als Planerin neige ich dazu, es immer allen recht machen zu wollen. Ich möchte sichergehen, dass für alle, mit denen ich zusammenarbeite, alles perfekt ist. Was manchmal bedeutet, dass es mir schwerfällt, Nein zu sagen: Nein zu Projekten, für die ich keine Zeit habe, zu haarsträubenden Anfragen, zu unmöglich erscheinenden Aufgaben und so weiter. Stattdessen sage ich ja, obwohl ich ohnehin schon eine Menge um die Ohren habe, und treibe mich selbst und mein Team in den Wahnsinn beim Versuch, alles zu bewältigen.

Fakt ist: Im Laufe der Jahre habe ich gelernt, dass nicht jedes Meeting, jeder Kunde oder jedes Vorhaben den Druck, den Schweiß, die Frustration und die harte Arbeit, die ich investiere, wert ist. Und ich habe gelernt, stattdessen Nein zu sagen. Das war ein hartes Stück Arbeit, das kann ich Ihnen sagen. Aber oft ist es besser, Nein zu sagen, als etwas zuzusagen, was von Anfang an nicht gepasst hat – besonders wenn diese Zusage Sie davon abhält, an den Projekten zu arbeiten, die Ihnen wirklich liegen.

Auf keinen Fall würde ich eine Herausforderung ablehnen wollen, von der ich weiß, dass sie Potenzial für großes Wachstum und Erfolg birgt. Aber es gibt beim Planen einige Situationen, in denen ein striktes Nein angesagt ist. Hier ziehe ich die Grenze:

1. Das Projekt passt nicht gut zu Ihren Fähigkeiten.

Jeder hat unterschiedliche Fähigkeiten, und es ist wichtig, dass Sie Ihre Stärken und Schwächen kennen. Ein vielseitiges Team zu engagieren, an das Sie Aufgaben delegieren können, kann Schwachstellen ausgleichen. Aber selbst dann ist kein Team perfekt. Tatsächlich ist es so, dass manche Projekte einfach nicht zu Ihrer Vision passen, wie eine Veranstaltung aussehen sollte, oder zu Ihrer Art der Umsetzung. In einem solchen Fall empfehle ich, lieber gleich von vornherein die Mitarbeit abzulehnen, als ein Meeting zu planen, das nicht Ihren Standards entspricht. Es werden andere Projekte kommen, die besser zu Ihren Stärken passen, und in diese sollten Sie Ihre ganze Energie stecken.

2. Der Kunde ändert ständig seinen Plan.

Es müssen viele Planungsentscheidungen getroffen werden, und ab einem bestimmten Punkt müssen Beschlüsse abgesegnet werden, um weiterarbeiten zu können. Wenn aber Ihr Kunde sich ständig umentscheidet, werden Sie sich vor Verzögerungen, Terminüberschreitungen und möglicherweise sogar verpassten Gelegenheiten nicht mehr retten können. Als Veranstaltungsplaner ist es Ihre Aufgabe, den Zeitplan einzuhalten und am Ball zu bleiben – und wenn das bedeutet, dass man zu einem Kundenwunsch Nein sagen muss, dann ist das eben so. Anstatt gleich direkt Nein zu sagen, könnten Sie den Kunden freundlich an den Zeitplan erinnern und ihm darlegen, was für die Veranstaltung auf dem Spiel stehen könnte, wenn die Planung zu sehr hinterherhinkt.

3. Kundenwünsche entsprechen nicht dem Budget.

Geldsorgen sind immer eine der größten Schwierigkeit, mit der Planer konfrontiert werden. Das ist auch keine große Überraschung, wenn Sie nur einmal an all die großartigen Meetingideen und die Ziele denken, die es zu erreichen gilt, und an die begrenzten finanziellen Mittel, die zur Verfügung stehen, um diese Träume wahr werden zu lassen. Wenn der Kunde mit einem Wunsch an Sie herantritt, der jeglichen Rahmen sprengt, oder einem, der einfach das Budget überschreitet, können Sie zunächst versuchen, einen Kompromiss zu finden. Kann beispielsweise eine Lösung gefunden werden, indem das Budget umgeschichtet – aber nicht erhöht – wird? Oder kann das Ganze in einem kleineren Umfang realisiert werden? Wenn Sie das hinbekommen, wunderbar. Aber falls nicht, werden Sie den Kunden höflich auf die finanzielle Lage hinweisen müssen. Niemand hört gern ein „Nein“, also sollten Sie sich für das Gespräch mit vergleichbaren Alternativvorschlägen wappnen.

4. Die Partnerschaft ist nicht produktiv.

Als Veranstaltungsplaner arbeiten Sie mit vielen unterschiedlichen Menschen partnerschaftlich zusammen – Kunden, Dienstleister, Sponsoren und Teilnehmer, um nur einige zu nennen. Ich benutze das Wort „Partner“, weil die Beziehung, die Sie im Verlauf des Planungsprozesses mit den Leuten eingehen, wirklich eine Partnerschaft ist. Sie alle arbeiten gemeinsam daran, eine spektakuläre Veranstaltung auf die Beine zu stellen. Alleine erreichen Sie gar nichts. Und wie alle Partnerschaften können auch Planungs-Partnerschaften kompliziert werden. Wenn es sich an irgendeinem Punkt für Sie so anfühlt, als wäre aus der Partnerschaft eine Diktatur geworden, in der Sie nicht respektiert werden, sich unwohl fühlen, oder sich um Dinge kümmern sollen, die nicht in Ihr Aufgabengebiet gehören, ist es in Ordnung, Nein zu sagen.

Schließlich haben Sie einen Job zu erledigen, und wenn diese Partnerschaft zu einem Hindernis wird, muss sich etwas ändern. Wenn beispielsweise ein Kunde oder ein Dienstleister Sie wie ihren persönlichen Assistenten behandelt, beansprucht das Zeit und Können, die Sie für die eigentlichen Planungsarbeiten bräuchten. Am besten ist es, ins Gespräch zu gehen, einen Aktionsplan für die noch ausstehenden Planungsarbeiten vorzulegen und weiterzumachen.

Ich betone noch einmal: Ich tue immer, was ich kann, damit eine Veranstaltung perfekt wird. Doch wenn ein Projekt oder ein Wunsch zu Lasten des Meetings gehen, ist es Zeit, einmal in sich zu gehen und nachzudenken. Diese Momente zu erkennen, mag schwierig sein, aber rückblickend ist das „Nein-Sagen“ etwas, wozu Ihr zukünftiges Selbst definitiv „Ja!“ rufen wird.

Bis zum nächsten Mal.

Viel Spaß beim guten Planen!

Ihre clevere Carly

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