Clevere Carly: Alles in einer Arbeitswoche

Hier erfahren Sie, welcher Wochentag für Ihr Meeting am besten geeignet ist

Hallo, liebe Planer!

Es ist Donnerstag – der Freitag und das Wochenende stehen also direkt vor der Tür. Zum Glück! Denn um ehrlich zu sein, war das eine lange Woche.

Ich bin mir sicher, dass viele von Ihnen mir das nachfühlen können: Angesichts langer To-Do-Listen, die abgearbeitet werden wollen, kann die Arbeit der Woche einem Planer leicht mal aufs Gemüt schlagen, insbesondere, weil es für viele von uns gang und gäbe ist, auch am Wochenende zu arbeiten.

Aber genug von uns. Wichtig ist, wie sich die Teilnehmer unter der Woche fühlen. Und siehe da, dazu gibt es gesellschaftswissenschaftliche Erkenntnisse. Natürlich haben Sie wahrscheinlich keinen Zugang zum Terminkalender der Teilnehmer, aber wenn man die folgenden Untersuchungsergebnisse berücksichtigt, haben Sie die Möglichkeit, Veranstaltungen entsprechen der Stimmung und dem Energielevel Ihrer Gäste zu koordinieren, um so das Meiste aus Ihrem Meeting herauszuholen. Und das ist es wert, genauer untersucht zu werden. Kommen wir also gleich zur Sache: 

Montag

Viele Planer vermeiden das verhasste Meeting am Montag, aber tatsächlich sind Montage gar nicht so freudlos, wie alle denken. Zwar sagen die Leute oft, dass sie den Montag schrecklich finden. Aber wenn man sie bittet, ihre Stimmung einzustufen, dann liegt das Ergebnis beim Durchschnitt der restlichen Woche. Außerdem fühlt man sich nach zwei freien Tagen oft frisch, hat neue Energie getankt und ist bereit, es mit den Hürden der neuen Woche aufzunehmen.

Was das für Meetings bedeutet: Nach einem Wochenende zur Erholung können Meetings am Montag produktiver sein, als Planer vielleicht denken – auch wenn es natürlich trotzdem sein kann, dass der ein oder andere murrt.

Dienstag

Ist der erste Tag der Woche erst einmal vorüber, ist es Zeit, sich auf die Arbeit zu konzentrieren. An Dienstagen herrscht das höchste E-Mail-Aufkommen, was der Grund dafür sein kann, dass das auch der produktivste und der stressigste Tag der Woche ist.

Was das für Meetings bedeutet: Bauen Sie bei Meetings am Dienstag Aktivitäten zur Stressreduktion mit ein, zum Beispiel eine Atemübung oder ein Geduldspiel, damit die Teilnehmer sich entspannen, ihre Konzentration wiederfinden und produktiv bleiben können.

Mittwoch

OK, viele Leute sagen, der Montag ist der schlimmste Tag. Aber aus professioneller Sicht schießt der Mittwoch den Vogel ab. Die Stimmung ist schlechter angesichts der Tatsache, dass dieser Tag am weitesten vom Wochenende entfernt ist – sowohl vom vergangenen als auch vom kommenden. Das Ergebnis: Das Gefühl, bis zum Hals in Arbeit zu stecken, ohne dass ein Ende in Sicht wäre. 

Was das für Meetings bedeutet: Anders als die stressreduzierenden Tricks am Dienstag sollten Sie es hier lieber mit Elementen versuchen, die die Stimmung heben und eine positive Atmosphäre schaffen. Aromatherapie zum Beispiel kann den Teilnehmer neue Energie geben und eine stimulierende Atmosphäre erzeugen. Auch wenn Sie nur Pflanzen als Dekoration für Ihr Meeting einsetzen, kann das die Stimmung der Teilnehmer heben. Insbesondere Geranien, Lavendel, Farne und Efeu sind dafür bekannt, für wohlwollende Gefühle zu sorgen.

Donnerstag

Noch ist nicht Wochenende, und am Donnerstag stecken alle noch mitten in der Arbeit, sind aber schon mit einem Fuß aus der Tür in Richtung Wochenende. Die Aussicht auf eine Auszeit von der Arbeit ist erbaulich und wirkt sich damit auch positiv auf das Energielevel und die Stimmung der Leute aus. 

Was das für Meetings bedeutet: Sparen Sie sich energiegeladene Meetings oder solche, bei denen eine Beteiligung nötig ist, für den Donnerstag auf – dann ist es wahrscheinlicher, dass die Teilnehmer auf eine interaktive Agenda anspringen. 

Freitag

Oh, ja, Freitag. Ähnlich wie beim Montag scheint auch der letzte Tag der Arbeitswoche ein besonderes Gefühl der Verehrung zu erzeugen, weil das Wochenende vor der Tür steht. Aber es gibt keine Beweise dafür, dass der Freitag tatsächlich besser ist als die anderen Tage. Allerdings bleibt er durch das anstehende Wochenende besser in Erinnerung als die Tage in der Wochenmitte, die man schon einmal durcheinanderbringen kann. 

Was das für Meetings bedeutet: Freitags sind die Teilnehmer bereit fürs Wochenende. Sie sollten also tiefgehende, ernsthafte Meetings insbesondere am Freitagnachmittag vermeiden. (Ein Meeting um 4:30 Uhr nachmittags? Wie konnten Sie nur!) Da Freitage seltener mit Dienstagen, Mittwochen und Donnerstagen durcheinandergebracht werden, sind sie auch der ideale Zeitpunkt für Zusammenkünfte mit denkwürdigen Neuigkeiten oder Agendas. Aber auch hier sollten Sie darauf achten, alles möglichst peppig und locker zu halten. 

Was ist mit dem Wochenende?

Viele Menschen möchten am Wochenende von der Arbeit abschalten und sich entspannen. Respektieren Sie also das Privatleben der Teilnehmer. Muss Ihr Meeting wirklich an einem Samstag stattfinden? Wenn Ihnen dafür kein vernünftiger Grund einfällt, wahrscheinlich nicht. (Allerdings ist der Samstag laut Statistik der Tag mit den wenigsten verspäteten Flügen. Die Tagungsplaner unter Ihnen, die Meetings an anderen Orten planen, mögen mit diesen Informationen machen, was sie wollen.)

Noch etwas ist zu beachten: Nicht in jeder Kultur oder Branche gelten Samstag und Sonntag als Wochenende. In manchen muslimischen Kulturen geht zum Beispiel die Arbeitswoche von Samstag bis Mittwoch und das Wochenende ist am Donnerstag und Freitag. Wie immer sollten Sie sich also informieren und Ihre Meetingziele und Strategien an Ihre Kunden anpassen, um die größtmöglichen Teilnehmerzahlen und das bestmögliche Engagement zu erzielen. 

Denken Sie daran, es gibt keine falsche Art, ein Meeting zu planen, aber auf das „Wann“ kommt es an. Die Augen zumachen und den Zufall entscheiden lassen, führt zu nichts. Also versuchen Sie herauszufinden, was für Ihren Meetingzweck und die Teilnehmer am sinnvollsten ist. Das wird Sie mehr Zeit kosten und eine Strategie erfordern – aber das, meine Freunde, gehört zur Arbeit der Woche.   

Bis zum nächsten Mal.

Viel Spaß beim guten Planen!
Ihre clevere Carly

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