Vorstandsmeetings mit dem gewissen Extra

Peppen Sie langweilige Tagungsräume mit den folgenden Ideen für interaktive und produktive Zusammenkünfte auf

Meetings haben oft einen schlechten Ruf. Das liegt wahrscheinlich daran, dass man bei dem Wort „Vorstandssitzung“ an einen leeren, sterilen Raum mit einem rechteckigen Tisch in der Mitte denkt, an dem ernste Gespräche über Geschäfte geführt werden. Keine Dekoration. Kein Erlebnis. Kein Leben.

Doch Meetings müssen nicht langweilig, schal und lieblos sein. Berücksichtigen Sie diese sieben Optionen, um Leben in Ihre nächste Vorstandssitzung zu bringen.

Werfen Sie die Sitzordnung über Bord

Der Zweck jeder Vorstandssitzung ist es, zusammenzukommen und genau so auch zu arbeiten: zusammen. Daher sollte die Sitzordnung nicht hierarchisch sein. Anstelle eines Aufbaus, der Einzelpersonen in den Vordergrund stellt – wie ein Haupttisch für wichtige Personen, während alle anderen um einen zweiten Tisch sitzen –, könnten Sie sich für einen großen Tisch ohne feste Sitzordnung entscheiden. So können die Vorstandsmitglieder unabhängig von ihrer Position nach Belieben Platz nehmen, was gleiche Voraussetzungen für alle schafft. Außerdem sitzen sich bei einem solchen Aufbau alle gegenüber und können sich sehen, was die Kommunikation erleichtert. 

Sorgen Sie für weiche Sitzgelegenheiten 

Während der Pausen ist es wichtig, dass die Teilnehmer einen separaten Meetingraum haben, wo sie Abstand vom Geschäftlichen nehmen und sich von den ernsthafteren Gesprächen entspannen können. Zusätzlich zu dem großen Tisch, der als Hauptbereich für das Meeting dient, sollten Sie einen Gemeinschaftsbereich mit bequemeren Sitzgelegenheiten wie Sofas und exklusiven Sesseln anbieten, der zusätzliche Gespräche am Rande fördert. 

Halten Sie Snacks bereit 

Ein gesunder Snack kann ein Meeting sehr beflügeln. Sorgen Sie daher für einen Bereich, in dem die Teilnehmer sich während des Meetings – auch außerhalb der Pausen – etwas zum Knabbern und zum Trinken nehmen können.

Putzen Sie den Raum heraus 

Ein langweiliger Raum wird keine Kreativität erzeugen oder eine positive Stimmung fördern – Faktoren, die entscheidend sind für das Gelingen eines produktiven Meetings. Bringen Sie also mit dekorativen Akzentelementen etwas Farbe in Ihren Meetingraum. Denken Sie daran, dass sich die Vorstandsmitglieder über den Tisch hinweg sehen können sollen. Vermeiden Sie daher große Tafelaufsätze und setzen Sie stattdessen auf Kunst an den Wänden. 

Lassen Sie das Licht herein

Genau wie bei der Einrichtung kann auch ein dunkler, düsterer und schlecht beleuchteter Raum die Produktivität unterdrücken. Halten Sie Vorstandssitzungen in Räumen mit viel Licht ab. Das kann natürliches Licht über große Fenster sein oder aber helles Kunstlicht im ganzen Raum. Beide Optionen sorgen dafür, dass die Gäste wach und aufmerksam bleiben und sich auf das Meeting einlassen.

Lassen Sie sich von der Technik helfen

Stift und Papier haben ihre Grenzen. Für ein interaktiveres Meeting sollten Sie Technik einsetzen, um die Beteiligung zu fördern. Wenn es das Budget zulässt, können Sie die Teilnehmer mit Geräten ausstatten, mit denen sie im Verlauf des Meetings selbstständig die Agenda des Tages abarbeiten können, oder eine große Leinwand in der Nähe des Sitzbereiches platzieren. Andere Technologien wie virtuelle und erweiterte Realität können ebenfalls eingesetzt werden, um den Vorstandsmitgliedern Modelle potenzieller Produkte oder Services in Echtzeit zu demonstrieren. 

Sorgen Sie für Lockerheit 

Für Vorstandssitzungen, die viel Kreativität erfordern, sollten Sie ganz auf den traditionellen Tagungstisch verzichten und die Sache informell gestalten. Stellen Sie eine Auswahl an Sitzgelegenheiten bereit, wie Sitzsäcke und auch mobile Sitzgelegenheiten, damit die Teilnehmer interagieren und sich frei im Raum bewegen und dabei die Ziele des Meetings erreichen können.

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