Unvergessliche Veranstaltungen kreieren: 6 Möglichkeiten, Meetings in Erlebnisse zu verwandeln

Mit unseren Tipps zur Interaktion mit den Gästen verwandeln Sie langweilige in sinnvolle Veranstaltungen

Es ist kein Geheimnis, dass schlecht organisierte Meetings ineffizient sind. Die Arbeit von Meeting-Planern ist immer wichtiger geworden. Das gilt vor allem für die Suche nach neuen und einzigartigen Wegen, um die Teilnehmerzahlen und die Konzentration der Teilnehmer auf die Agenda zu erhöhen. Bei solchen Initiativen ist innovatives Denken gefragt, und das beginnt mit der Verwandlung von Meetings in Erlebnisse. Wir stellen Ihnen sechs Möglichkeiten dafür vor.

1. Die richtige Abwechslung bieten

Nicht nur die Generation der Jahrtausendwende und die Generation Z können sich von ihren Smartphones nicht trennen – auch die über 40-Jährigen lassen sich leicht von ihren digitalen Geräten ablenken. Sensorische Erlebnisse zum richtigen Zeitpunkt bieten den Meeting-Teilnehmern eine andere Art der Ablenkung – und zwar eine, die sie als Gruppe vereint anstatt sie separat in ihre jeweilige Cyberwelt eintauchen zu lassen. Anstelle der Fahrstuhlmusik im Hintergrund könnten Sie einen (oder zwei) Musiker anheuern, die vor Beginn des Meetings und während der Pausen auftreten. Das ist besonders hilfreich auf Meetings mit intensiven Diskussionen, denn es lockert die Stimmung auf und macht die Gedanken frei für die nächste Gesprächsrunde. Gestalten Sie ein interaktives und motivierendes Mittagessen, indem Sie den Küchenchef zu einer Live-Zubereitung eines Gerichtes engagieren. Sorgen Sie mit eleganten Tafelaufsätzen aus Blumen für Farbtupfer im Meeting.

2. Außenbereiche mit einbeziehen

Warum sich eigentlich auf den Innenraum beschränken, wenn doch so viel mehr zur Verfügung steht? Wenn es sich um eine kleine Gruppe handelt, könnten Sie ein intimes Mittagessen in der Küche in Erwägung ziehen. Bitten Sie das Hotel darum, bequeme Sitzplätze im Garten an kleinen Tischen mit Drinks und Snacks aufzustellen. So sorgen Sie auf clevere Weise dafür, dass frische Luft und sattes Grün kreative Geistesblitze inspirieren. Bei mehrtägigen Meetings bietet sich ein umfassenderes Programm an, das über den Meetingraum hinausgeht. Organisieren Sie eine Fahrrad tour in die Umgebung oder richten Sie eine soziale Networking-Sitzung mit Weinprobe im örtlichen Weingut aus.

3. Ein wenig Übertreibung schadet nicht

Ausgefallene Ideen können sich auszahlen, wenn sie stilvoll umgesetzt werden. Vergessen Sie nicht: Sie wollen, dass Ihr Publikum seine Aufmerksamkeit der Veranstaltung widmet, besonders wenn sie in einem großen Ballsaal stattfindet. Anstelle eines einzigen Bildschirms könnten Sie mehrere Bildschirme ineinander übergehen lassen und so ein Panoramaerlebnis in HD schaffen. Das eignet sich besonders für Präsentationen mit nur einem Redner, denn der Bildumlaufeffekt ermöglicht dem Publikum einen besseren Blick auf die Bilder und Schlüsselpunkte auf dem Bildschirm. Beeindrucken Sie Ihre Teilnehmer mit einer Folge von interaktiven Bildschirmkulissen, die sich nach jeder Pause ändern. 

4. Spiele und Wettbewerbe zur Auflockerung

Wenn das Wetter für eine Geistesblitzsitzung im Freien nicht gut genug ist, können Sie die Atmosphäre auch im Raum mit Spielen wie Jenga oder Ratespielen über Wissenswertes aufheitern. Das JW Marriott Seoul beheimatet eines der größten Fitnessstudios in Korea mit modernsten Einrichtungen auf drei Etagen. Teilnehmer können innerhalb des Hotels bequem Neues wie z. B. Sporttauchen ausprobieren, ihren Golfschlag trainieren oder sich an der Kletterwand versuchen. 

5. Einheimisches integrieren

Bei Veranstaltungen mit Teilnehmern aus vielen Ländern kann die geografische Lage der Veranstaltung als Eisbrecher genutzt werden. Gastgeber in einheimischer Bekleidung könnten den Gästen Begrüßungsgetränke reichen und traditionelle Tänzer beim Willkommensdinner für zusätzliche Wärme sorgen (und zwar im wörtlichen Sinne, wenn Sie sich an einem Ort mit traditioneller Feuertanzkultur befinden). Ausstattungselemente aus der einheimischen Kultur sowie Speisen und Getränke aus der Region sorgen während der Kaffee- und Teepausen im Foyer für weitere Originalität. Lassen Sie einen einheimischen Experten an einer Demo-Station inmitten des Foyers Einblicke in eine besondere kulturelle Tradition vermitteln.

6. Kleine Geschenke zeigen Ihre Aufmerksamkeit

Sorgen Sie unablässig für Interaktion mit Ihren Gästen und verändern Sie das Ambiente durch eine Erkundung der Umgebung. Statt der üblichen Beutel mit kleinen Geschenken, die an der Tür überreicht werden, könnten Sie mit einer Schatzsuche aufwarten. Geben Sie einen Hinweis zu den Geschenken und überlassen Sie den Rest der Neugier der Teilnehmer. Ermutigen Sie die Gäste nach einem besonders intensiven Tag mit ununterbrochenen Entscheidungen oder einer langen Preisverleihung zur Entspannung und Erholung in einem Spa. Das JW Marriott Dongdaemun Square Seoul offeriert das Spa by L’OCCITANE, wo die Gäste in Ruhe abschalten können. Es werden Behandlungen für Herren und Damen angeboten. Die Produkte der französischen Marke werden aus essentiellen Ölen und natürlichen Inhaltsstoffen gefertigt und sorgen dafür, dass sich die Gäste verjüngt und erfrischt fühlen.

Und nach der vielen Arbeit, die Sie in die Planung Ihrer Veranstaltung investiert haben, wollen Sie ganz sicher wissen, ob Sie bei Ihren Gästen einen bleibenden Eindruck hinterlassen haben. Nutzen Sie dazu unbedingt eine Umfrage-App, die in Echtzeit Feedback zu Ihrem Meeting liefert. 

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