Teilnehmer-Journey-Mapping: So planen Sie das perfekte Gasterlebnis

Probieren Sie diese Tipps aus und sehen Sie selbst, wie Sie mit Teilnehmer-Journey-Mapping Ihre nächste Veranstaltung verbessern können

Das Nachdenken über die Ziele und Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer ist die Grundlage für eine hervorragende Veranstaltung. Was erwarten die Teilnehmer von dem Erlebnis? Wie können Sie für eine unvergessliche Veranstaltung sorgen? Welches Thema macht die Veranstaltung lebendig? Welche Aktivitäten werden den Teilnehmern am besten gefallen? 

Um solche wichtigen Fragen zu beantworten, müssen Sie so viel wie möglich darüber wissen, wie die Interaktion Ihrer Gäste mit Ihrer Veranstaltung erfolgt. Der Schlüssel dazu ist das Teilnehmer-Journey-Mapping, mit dem Sie jeden Schritt des Gasterlebnisses planen können, einschließlich vor, während und nach der Veranstaltung. 

Sie sind bereit für den Einstieg? Befolgen Sie diese drei Tipps für Ihre Arbeit am Teilnehmer-Journey-Mapping für Ihre nächste Veranstaltung.

Berührungspunkte identifizieren

Der Begriff „Berührungspunkte“ bezieht sich auf die Wege, über die die Interaktion der Teilnehmer mit Ihrer Veranstaltung erfolgt. Diese Punkte präsentieren sich in verschiedenen Formen, die von den Methoden zur Ankündigung der Veranstaltung bis hin zu den Fotos, die die Teilnehmer nach Beendigung der Veranstaltung erhalten, reichen.

Um alle Berührungspunkte für Ihre Veranstaltung zu identifizieren, versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Gäste. Angefangen bei Aktivitäten vor der Veranstaltung (z. B. Buchung eines Tickets) bis hin zu Aktivitäten nach der Veranstaltung (wie Ausfüllen einer Umfrage) sollten Sie alle Interaktionen Ihrer Gäste mit der Veranstaltung katalogisieren. Achten Sie besonders auf alle Gelegenheiten, bei denen Sie sie auffordern, aktiv zu werden.

Um Ihnen eine genauere Vorstellung davon zu geben, wonach Sie suchen sollten, finden Sie hier einige wichtige Berührungspunkte:


Vor der Veranstaltung

  • Ticketkauf
  • Interaktion über soziale Medien
  • Navigation auf der Veranstaltungs-Website

Während der Veranstaltung

  • Check-in
  • Unterhaltung
  • Mahlzeiten und Pausen

Nach der Veranstaltung

  • Umfragen
  • Folge-E-Mails
  • Einladungen zu zukünftigen Veranstaltungen

Erstellen Sie ein Erlebnisraster

Nach der Identifizierung der Berührungspunkte ist es an der Zeit, ein Erlebnisraster zu erstellen. Dieses hilft Ihnen, die Berührungspunkte nach der Rangfolge ihrer Bedeutung zu bewerten. Ein Erlebnisraster gibt Ihnen einen Überblick über die Gäste-Journey. So können Sie danach die Zufriedenheit der Teilnehmer ermitteln und Ihre Erkenntnisse auf der Grundlage der festgelegten Schwerpunkte für die Gestaltung zukünftiger Veranstaltungen nutzen.

Besetzen Sie eine Achse des Rasters mit den Berührungspunkten und die andere Achse mit der Bedeutung. (Hier finden Sie ein Beispiel.) Ausgehend davon sollten Sie das Raster als Grundlage für eine Umfrage nach der Veranstaltung nutzen: Versenden Sie nach der Veranstaltung eine Umfrage und bitten Sie die Gäste, ihre Zufriedenheit mit jedem Berührungspunkt auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten. Bitten Sie sie auch, die Bedeutung jedes Aspekts zu bewerten und Kommentare oder Feedback zu ihrem Erlebnis mit dem jeweiligen Berührungspunkt zu hinterlassen.

Sie können Ihre Berührungspunkte nun nach Bedeutung sortieren und sehen, wie zufrieden Ihre Gäste mit den einzelnen Berührungspunkten waren. Auf diese Weise können Sie auch festlegen, in welcher Reihenfolge die Berührungspunkte in der Zukunft verbessert werden sollen. 

Machen Sie sich die moderne Technik zunutze: Sammeln von Erlebnisdaten

Die Beziehung zwischen moderner Technik und Teilnehmer-Journey wird immer enger. Es gibt mittlerweile zahlreiche digitale Methoden zur Erfassung und Analyse von Teilnehmerdaten, die Ihnen dabei helfen können, die Strategie und das Gasterlebnis zu verändern.

Wenn Sie Ihr Erlebnisraster erstellen, könnten Sie Daten von digitalen Plattformen verwenden, um sich ein besseres Bild davon zu machen, wie die Teilnehmer auf Ihre Berührungspunkte reagieren. Beispielsweise könnten Kommentare und Likes auf einem Facebook-Post über spezielle Ticketpreise für Veranstaltungen in den Bereich „Vor der Veranstaltung“ Ihres Erlebnisrasters aufgenommen werden. Falls Sie den Gästen RFID-Armbänder überreicht haben, können Sie den Bereich „Nach der Veranstaltung“ mit Daten darüber aktualisieren, welche Aktivitäten die Teilnehmer bevorzugt haben oder wie hoch der Besucheranteil bei mehrtägigen Veranstaltungen war.

Fügen Sie das Ganze zusammen

Dank der Daten, die in Ihrem Erlebnisraster gesammelt, organisiert und analysiert wurden, haben Sie nun einen viel umfassenderen Überblick darüber, wie die Teilnehmer ihre Erfahrungen bewerten. Auch nachdem Sie Ihr Raster mit den Erlebnissen gefüllt und das Gelernte umgesetzt haben, sollten Sie weiterhin Daten über Teilnehmerberührungspunkte sammeln und analysieren. Aktuelle Informationen über die Präferenzen der Gäste werden Ihnen bei der Planung zukünftiger Veranstaltungen von Nutzen sein.

Es gibt immer Wege, Ihre Veranstaltung besser zu gestalten. Dabei ist das Teilnehmer–Journey-Mapping ein effektives Verfahren zur Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten. Scheuen Sie sich auch nicht, bei Ihren Veranstaltungen Hilfe von außen in Anspruch zu nehmen. Die Einbeziehung von Dritten, z .B. des Veranstaltungs-Beraterservices von Marriott, kann ein guter Weg sein, aus erfahrener Perspektive die Bereiche zu identifizieren, in denen die Teilnehmer-Journey verbessert werden kann.

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