9 Tipps, wie ein virtuelles Meeting wirklich funktioniert

Mit virtuellen Meetings kann man räumlich getrennte Teams zusammenbringen, aber sie führen auch zu neuen Herausforderungen: So gehen Sie damit um

Virtuelle Meetings werden heutzutage immer üblicher, und das aus gutem Grund. Sie sind eine kostenfreundliche Lösung, wenn die Teammitglieder räumlich zu weit voneinander entfernt sind, um sich persönlich zu treffen. Und mit den jetzt verfügbaren Online-Meeting-Softwares und Apps war es noch nie so einfach, ein virtuelles Meeting abzuhalten. Doch um das Beste aus so einem virtuellen Meeting herauszuholen, muss es unbedingt gut vorbereitet sein.

Erfolgreiche Tagungsplaner machen nicht nur vor dem Meeting ihre Hausaufgaben, sie wissen auch, wie ein virtuelles Meeting ablaufen muss, damit es so effizient wie möglich ist. Probieren Sie diese neun Tipps aus, damit Ihr nächstes virtuelles Meeting ein sicherer Erfolg wird:

Tipp 1: Verschicken Sie Erinnerungsschreiben

Ein großer Vorteil virtueller Meetings besteht darin, dass man sich die Reisezeit spart. Sie werden aber wenig Zeit sparen, wenn Sie darauf warten müssen, bis sich alle Nachzügler eingeloggt haben. Informieren Sie die Teilnehmer lange im Voraus und planen Sie und kündigen Sie Ihr Meeting mit ausreichend Vorlaufzeit an, sodass alle es einrichten können, daran teilzunehmen. Eine freundliche Erinnerung etwa eine Stunde vor Beginn trägt ebenfalls dazu bei, dass Sie pünktlich anfangen können.

Tipp 2: Elf sind einer zu viel

Ein virtuelles Meeting mit mehr als 10 Personen zu koordinieren, führt leicht ins Chaos. Laden Sie nur die Personen ein, die wirklich wichtig für das Gespräch sind, damit alles glatt und effizient abläuft.

Tipp 3: Bereiten Sie eine Agenda vor

Schicken Sie eine Woche vor dem Meeting eine Agenda an die Teilnehmer, damit diese genau wissen, wie sie sich vorbereiten können. Das spart Zeit und optimiert den reibungslosen Ablauf des Online-Meetings. 

Tipp 4: Machen Sie einen Test, bevor es losgeht

Software für Online-Meetings ist ein Muss für virtuelle Meetings. Prüfen Sie vorab, wie die gewählte Software funktioniert, und sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer damit vertraut sind. Probleme mit der Technik während des Meetings können wertvolle Zeit kosten und zu Lasten der Effizienz des Meetings gehen.

Tipp 5: Wählen Sie einen Gesprächsleiter

Ein vorab bestimmter Gesprächsleiter hilft dem Team, die Agenda einzuhalten, und bringt im Fall von Ablenkungen alle wieder auf Kurs. Während eines virtuellen Meetings kann es leicht passieren, dass man durch E-Mails oder andere Arbeit abgelenkt wird. Ein Moderator kann das Meeting am Laufen halten und damit verhindern, dass Teilnehmer sich ausklinken oder in andere Aufgaben verwickelt werden.

Tipp 6: Unterbrechen Sie nicht

Kommunikation ist mehr als nur das, was gesagt wird. Mimik und Körpersprache halten Konversationen am Laufen und machen die Intention des Sprechers klar. In einem virtuellen Meeting kommen solche nonverbalen Aspekte weniger zum Tragen. So kann es sein, dass Teilnehmer nicht mitbekommen, dass eine andere Person etwas sagen möchte, wenn diese eine längere Pause macht. Fragen Sie diejenigen, die vor Ihnen gesprochen haben, ob sie noch etwas hinzufügen möchten, bevor Sie Ihren Teil beitragen. 

Tipp 7: Binden Sie alle mit ein

Wenn Sie ein virtuelles Meeting abhalten, bei dem einige Teilnehmer sich persönlich versammeln und andere virtuell teilnehmen, sollten Sie darauf achten, dass alle gleichermaßen eingebunden werden, um das Teambuilding auch über die Entfernung hinweg zu unterstützen. Wenn beispielsweise jemand im Meetingraum einen Scherz macht und alle lachen, sollten Sie dafür sorgen, dass auch die Teilnehmer in der Ferne daran teilhaben.

Tipp 8: Sorgen Sie für Konzentration

Um Ablenkungen zu verhindern und sich die Aufmerksamkeit aller zu sichern, können Sie die Funktion der meisten Software-Plattformen für Online-Meetings nutzen, mit der Ihr Bildschirm, Folien oder Diagramme zur Anzeige freigegeben werden können. So haben alle etwas Visuelles, worauf sie sich während des gesamten Meetings konzentrieren können. 

Eine andere gute Möglichkeit ist es, Aufgaben wie Schriftführer oder Zeitnehmer an die Teilnehmer zu verteilen. Auch indem Sie um Meinungen zu einem bestimmten Thema oder Aspekt der Zusammenkunft bitten, können Sie sich das Interesse aller Teilnehmer sichern. 

Tipp 9: Sorgen Sie für einen gelungenen Abschluss

Damit alle das virtuelle Meeting mit dem Gefühl verlassen, etwas erreicht zu haben, sollte jeder Einzelne die Gelegenheit bekommen, noch einmal zu sagen, was ihm am Herzen liegt. Das könnte etwas zum Thema des Meetings oder zum Meeting selbst sein.

Schlussworte

Online-Meetings sind vielleicht nicht ganz einfach durchzuführen, aber mit der richtigen Planung und Strategie eignen sie sich sehr gut, um die Teamarbeit und den Zusammenhalt zu fördern, selbst wenn die Teammitglieder räumlich weit voneinander entfernt sind. Und wenn Sie etwas Unterstützung bei Ihrem nächsten Meeting brauchen, buchen Sie doch einfach einen Meetingraum für die Vorstandssitzung bei uns und lassen Sie den virtuellen Meetingraum von unseren Experten mit der passenden Technik und der richtigen Kulisse für ein erfolgreiches Meeting ausstatten.
 

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