7 Schritte zu einem produktiveren Meeting

Testen Sie diese Strategien für ein effektiveres Meeting

Wenn Ihr Meetinganlass das Entwickeln von Ideen, das Produzieren oder das Entscheiden ist, steht bei Ihren Vorbereitungen unter anderem die Produktivität im Mittelpunkt. Sie können das perfekte Essen planen, den idealen Veranstaltungsraum kreieren und sämtliches Material besorgen, doch das heißt noch nicht, dass die Teilnehmer ihre Zeit auch möglichst produktiv nutzen. Diese sieben Tipps ermöglichen ein besseres Meeting mit mehr Produktivität.

Pausen einlegen

Sie machen schon Pause? Wir haben gerade erst angefangen! Es mag zunächst übertrieben erscheinen, doch das Einlegen regelmäßiger Pausen – insbesondere bei Meetings mit hohen Belastungen und Ansprüchen – ist unverzichtbar, damit die Teilnehmer Energie tanken können. Füllen Sie die Pausen mit ein paar kurzen Bewegungsübungen, um die allgemeine Energie anzukurbeln, servieren Sie energiespendende Snacks, die in kleinen Happen verzehrt werden können, oder gönnen Sie Ihren Gästen einfach fünf Minuten, in denen sie sich zurücklehnen und sich sammeln können. 

Tagesordnung einhalten

Indem Sie Ihren Teilnehmern die Tagesordnung mitteilen und diese genau befolgen, verdeutlichen Sie ihnen, dass Sie keine Zeit vergeuden möchten. Erstellen Sie einen Stundenplan, an den Sie sich halten (und machen Sie wie zuvor erläutert Pausen), und wechseln Sie zu gegebener Zeit zur nächsten Aufgabe. Somit verhelfen Sie Ihren Teilnehmern zu einer schnellen und aufgabengerechten Arbeitsweise mit minimalen Ablenkungen.  

Achten Sie auf das richtige Timing

Sie würden doch sicher den wichtigsten Teil Ihrer Veranstaltung nicht gerade direkt nach dem Mittagessen stattfinden lassen, wenn die Energiekurve ihren niedrigsten Punkt erreicht hat, oder? Selbstverständlich nicht. Der Teil Ihres Meetings, der den Teilnehmern am meisten Arbeit abverlangt, sollte dann angesetzt werden, wenn sie sich am besten fühlen. Und diese Zeit ist, zumindest, wenn man der Wissenschaft glaubt, um 10 Uhr morgens. Vormittags ist das menschliche Gehirn am muntersten und kann daher Informationen besser verarbeiten und abrufen. 

Vorausplanen

Versorgen Sie Ihre Teilnehmer schon vor dem Meeting mit allem, was sie dafür brauchen. Senden Sie ihnen Ihre Tagesordnung (siehe oben) vor dem Tag bzw. den Tagen Ihres Meetings oder Events und bitten Sie sie, alle erforderlichen Vorbereitungen rechtzeitig zu treffen. So stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die jeweilige Aufgabe kennen, und ersparen sich überflüssigen Zeitaufwand, wenn Sie alle auf denselben Stand bringen.  

Unterbrechungen reduzieren

Dieser Punkt erscheint zunächst widersinnig im Hinblick auf ein Meeting mit regelmäßigen Pausen, doch lassen Sie es uns erklären. Wir beziehen uns auf Unterbrechungen wie das Austreten (das eigentlich während der regulären Pausen passieren sollte!), Ablenkungen durch Smartphones (und soziale Medien!), und sämtliche Störungen aus der Umgebung, die Sie für Ihr Meeting auswählen (planen Sie daher entsprechend!). 

Das passende Ambiente

Die Forschung belegt auch weiterhin, dass eine Atmosphäre mit ästhetisch ansprechenden Elementen – Pflanzen und bestimmte Farben zum Beispiel – die Produktivität erhöhen kann. Achten Sie darauf, dass Sie mit Ihrem Aufbau eine Umgebung schaffen, in der sich Ihre Gäste wohlfühlen. Auf diese Weise können sie sich schneller zurechtfinden und produktiv werden. 

Setzen Sie Grenzen

Ein Meeting, das in irrelevante Themen abdriftet, ist nicht effektiv – und könnte bei den Teilnehmern zu Unmut führen. Stecken Sie also von Anfang an die Ziele des Meetings klar ab und legen Sie sich eine Notfallstrategie zurecht für den Fall, dass die Veranstaltung den falschen Weg nimmt. Bestimmen Sie beispielsweise zu Beginn des Meetings einen Verantwortlichen, der die Gespräche freundlich, aber bestimmt wieder zurück in die Bahnen lenkt, wenn jemand etwas Unpassendes sagt.

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