5 Tipps für die Planung erfolgreicher kleinerer Veranstaltungen

Für die Planung einer erinnerungswürdigen Veranstaltung sollte die Größe keine Rolle spielen

Eine erfolgreiche Veranstaltung muss nicht unbedingt dramatisch und groß sein. Kleine Veranstaltungen können Ihren Gästen zahlreiche Vorteile bieten. Dazu gehören mehr Interaktion, einfachere Kommunikation und eine entspannte Umgebung, die echtes Networking fördert.

Tipp 1: Den perfekten Gast definieren

Definieren Sie in einer Geistesblitz-Sitzung mit Ihrem Team das Zielpublikum für Ihre kleinere Nischenveranstaltung. Welcher Tätigkeit gehen Ihre idealen Gäste nach? Was sind ihre Interessen, Hobbys und Leidenschaften? Wie können sie von Ihrer Veranstaltung profitieren? Eine detaillierte Auflistung dieser Merkmale kann Ihnen bei der Ausrichtung einer sinnvollen und zielgerichteten Veranstaltung helfen.

Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie ein Publikum auswählen, das für den intimeren Charakter einer kleineren Veranstaltung empfänglich ist und sich mit größerer Wahrscheinlichkeit einbringt. Ein solches Publikum wird eher an der Entwicklung einer dauerhaften Beziehung mit Ihrem Team bzw. Ihrem Unternehmen interessiert sein. Und Sie können wahrscheinlich präzisere Entscheidungen über wichtige Aspekte des Meetings wie Format, Preis (falls zutreffend), Standort und Merkmale treffen.

Tipp 2: Das Gemeinschaftsgefühl fördern

Kleinere Veranstaltungen ermöglichen intimeres Networking und den Aufbau von engeren Beziehungen. Ihre Gäste befinden sich nicht nur in größerer räumlicher Nähe, sondern sie werden auch an Gesprächen interessiert sein, die Gemeinschaften und dauerhafte Partnerschaften begründen.

Wenn Sie einen Gast besonders herausstellen möchten, sollten Sie eine kleinere Bühne nutzen, die einer Verbindung zwischen dieser Person und dem Publikum zuträglich ist. Versuchen Sie vor allem, den Teilnehmern beim Aufbau engerer Beziehungen mit ihren Kollegen oder einflussreichen Persönlichkeiten zu helfen. Ermutigen Sie sie dazu, Neues über andere herauszufinden. 

Dabei kann vor allem Ihr Standort glänzen. Eine angenehme Atmosphäre und Bestuhlung fördern die Kontaktaufnahme unter den Gästen. Wählen Sie eine Bestuhlung im familiären Stil und sorgen Sie mit einer kurzen Gästeliste für Gemütlichkeit. Streben Sie eine authentische, intime Atmosphäre an, die eine natürliche und positive Ausstrahlung vermittelt.

Tipp 3: Einen einzigartigen Veranstaltungsort wählen

Die Ausrichtung einer authentischen Veranstaltung kann etwas so Einfaches wie die Buchung eines coolen, neuen Veranstaltungsortes sein. Erwägen Sie Optionen mit einem ganz besonderen Gefühl oder Aussehen. Nutzen Sie unkonventionelle oder elegante Hotelräumlichkeiten, indem Sie nach den besten Verfügbarkeiten und Angeboten lokaler Hotels suchen. So können Teilnehmer im Raum Asien/Pazifik beispielsweise im Rahmen der Marriott Hotels Double Up-Aktion bei Buchung und Anreise zu einer Veranstaltung in einem der teilnehmenden Marriott Rewards Hotels bis zum 31. März 2018 doppelte Marriott Rewards Punkte sammeln.

Tipp 4: Durch „Extraleistungen“ begeistern

Eine kürzere Gästeliste gibt Ihnen mehr Freiheit bei der Nutzung des Budgets. In Abhängigkeit vom Format bzw. Inhalt Ihrer Veranstaltung könnten Sie die Gäste während des Abends mit zusätzlichen Überraschungen unterhalten. Engagieren Sie einen Fotografen, Künstler oder Gastredner oder investieren Sie in eine ausgefallene Umgebung oder luxuriöse Goody Bags. Nutzen Sie die Informationen über Ihr Zielpublikum und finden Sie heraus, welche Extraausgaben sich lohnen könnten.

Tipp 5: Soziale Medien nutzen

Bringen Sie für die Veranstaltung ein Expertenteam für soziale Medien an Bord. Auch wenn das nicht für jede Veranstaltung in Ihrer Branche notwendig sein sollte, ist es doch wichtig, eine Präsenz in den sozialen Medien für Ihre Gäste aufzubauen, sodass sich diese via Hashtags, Fotos und Videos einbringen können. Auf der Grundlage von Tweets über die Begeisterung oder die Fragen Ihres Publikums kann Ihr Team mit Antworten oder der Dokumentation der besten Teile Ihrer Veranstaltung die Interaktion fördern.

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