5 Fragen, die Sie Ihren Technikpartnern stellen sollten

Fragen, die Sie stellen sollten, damit Veranstaltungstechnik wirksam eingesetzt wird und das Teilnehmererlebnis verbessert

Die Suche nach dem richtigen Technikpartner für eine Veranstaltung (oder die Wahl der richtigen Location, bei der ein Anbieter bereits inbegriffen ist) kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber sobald Sie die perfekte Lösung gefunden haben, ist Ihre Arbeit erledigt – oder? 

Doch so ist es nicht. Für eine gute Partnerschaft und ein überzeugendes Technikerlebnis bei der Veranstaltung sollten Planer stets eng mit den Technikpartnern zusammenarbeiten, damit am Tag der Veranstaltung auch wirklich alles reibungslos abläuft. Neben wöchentlichen Check-ins gibt es einige Fragen, die Sie im Verlauf der Planungsphase stellen sollten, um das Beste aus der Partnerschaft herauszuholen:

Wie kann ich Technik am wirksamsten einsetzen, um die Ziele eines Meetings zu erreichen?

Als Technikexperten werden Ihre Anbieter die aktuellen Technik- und Branchenstandards besser kennen als sonst jemand in Ihrem Team. Besprechen Sie also, wie Sie die aktuellen Trends wirksam einsetzen können. So war in Ihrer ursprünglichen Planung vielleicht kein Erlebnis mittels Augmented Reality vorgesehen, aber angesichts dessen, dass 51 Prozent der Erstanwender positive Erträge aus ihrer Investition erzielen, ist diese Technik vielleicht doch eine Überlegung wert. 

Wie kann ich neue Techniklösungen mit bereits vorhandener Software und Geräten umsetzen?

Bei einem effektiven Meeting kommen oft vielfältige technische Lösungen zum Einsatz: CRM, eine App für Veranstaltungen, Registrierungssoftware, Kalender-Integration, Zahlungsabwicklung, Marketinginstrumente – Sie wissen, was ich meine. Und da der technische Aufbau für jedes Meeting anders ist, ist es wichtig, dass Sie mit Ihrem Technikanbieter besprechen, wie die verschiedenen Plattformen zusammenarbeiten. Bitten Sie um Empfehlungen, wie Sie jede Lösung am besten einsetzen, um den größten Nutzen zu erzielen. 

Welche Vorkehrungen treffen Sie zur Erfüllung der DSGVO-Richtlinien?

Entsprechend den DSGVO-Richtlinien liegt es in der Verantwortung der Planer, dafür zu sorgen, dass Dienstleister, die im eigenen Namen Daten verarbeiten, dabei ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Planer müssen daher umfassend informiert sein, wie die Technikpartner Daten verwalten. Lassen Sie sich deren Sicherheitsvorkehrungen zeigen, um sich zu vergewissern, dass Sie Sicherheit und Schutz der Teilnehmerdaten gewährleisten können.

Welchen laufenden Support bieten Sie an?

Klar, der Nutzen eines Technikpartners besteht darin, dass er alle technischen Aspekte Ihres Meetings abdeckt. Aber im Rahmen eines übergreifenden Krisenmanagementplans sollten Sie für den Notfall über die grundlegenden technischen Abläufe Bescheid wissen. Finden Sie also heraus, welche Einführungs- und Schulungsmaterialien Ihr Anbieter bietet. Es ist auch sinnvoll, sich die Technik einmal vorführen zu lassen, damit Sie sehen können, wie sie in Echtzeit funktioniert, statt nur die Anweisungen in den Schulungsunterlagen zu lesen. 

An wen soll ich mich wenden, wenn ich Hilfe brauche? 

Für den Fall, dass sich Fragen ergeben, sollten Sie wissen, wer für den technischen Support zuständig ist und wie diejenigen am besten zu erreichen sind. Geben Sie diese Informationen an Ihr Team weiter, damit jeder Mitarbeiter schnell handeln kann, falls ein technischer Notfall eintritt. 
 

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