3 Wege, jährliche Meetings neu zu interpretieren

Bringen Sie frischen Wind in Ihre Veranstaltung, damit die Teilnehmer wiederkommen

Viele Organisationen halten jährliche Konferenzen und Veranstaltungen ab, um die Markenbekanntheit zu fördern, mit ihren Gemeinden in Kontakt zu kommen und Kundenloyalität aufzubauen. Für Planer, die solche Veranstaltungen ausrichten, fängt das Erreichen dieser Ziele oft mit wachsenden Teilnehmerzahlen an. 

Doch obwohl höhere Teilnehmerzahlen das oberste Ziel darstellen, sind laut dem State of the Conference Industry Report 2019 bei den meisten Veranstaltungen lediglich geringe bis mäßige Zuwächse zu verzeichnen.

Woran hapert es also? 

Anders als einmalige Meetings bringen jährliche Veranstaltungen oft viel zusätzlichen, in die Jahre gekommenen Ballast mit sich, wie ein besonderes Meetingdesign oder die Struktur der Agenda. Um neue Zielgruppen zu erschließen und die Teilnehmerzahlen anzukurbeln, müssen Planer sich hier etwas Neues einfallen lassen. In anderen Worten: Sie müssen die jährlichen Meetings soweit neu interpretieren, dass sie sich von den vorherigen Veranstaltungen abheben, aber dennoch ihrem eigentlichen Anlass und ihrer Geschichte gerecht werden.

Können Sie sich nicht entscheiden, wie Sie beginnen möchten? Mit diesen drei Möglichkeiten kommt frischer Wind in jährliche Meetings: 

Gestalten Sie die Agenda und die Ausstattung um. 

Ein Willkommensfrühstück, danach einige Stunden Präsentationen und als Abschluss des Tages ein Abendessen zum Networking. Kommt Ihnen das bekannt vor? 

Bei jedem Meeting immer wieder dieselbe Struktur und Agenda, das kann mit der Zeit langweilig werden. Welche zusätzlichen Veranstaltungselemente verleihen der Konferenz also etwas Neues, selbst für Gäste, die schon vorher häufig daran teilgenommen haben? 

Wechselnde Redner sind ein einfaches Mittel, damit sich eine Veranstaltung von der nächsten unterscheidet, aber stellen Sie sich auch der Herausforderung, den Meetingaufbau selbst kreativ anzugehen. Versuchen Sie es beispielsweise einmal mit unterschiedlichen Sitzarrangements, Beleuchtungstechniken und Kulissen. Eine weitere Möglichkeit: Wie wäre es mit einem Veranstaltungserlebnis, bei dem die Teilnehmer ihre Tagesordnung selbst zusammenstellen können? 

Auf der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten für Ihre jährliche Tagung ist es auch wichtig, auf Aspekte zurückzublicken, die im vorherigen Jahr vielleicht nicht so gut liefen. Gab es beim Feedback nach der Veranstaltung eine häufige Antwort in Bezug auf einen Bereich, der verbessert werden sollte? Nutzen Sie diese Erkenntnis als Grundlage für die Optimierung von Veranstaltungselementen. 

Wählen Sie ein Thema. 

Die ewige Frage bei Veranstaltungen: Thematisch gestalten oder nicht thematisch gestalten? Bei jährlichen Tagungen ist die Antwort aber klar: Setzen Sie auf ein Thema. 

Warum? Zunächst einmal gibt es bei vielen jährlich stattfindenden Konferenzen Punkte auf der Agenda, die jedes Mal nötig sind. Und wie gesagt, immer wieder dieselben Themengebiete, das kann schnell langweilig werden. Wenn die Tagung unter einem bestimmten Motto steht, können Planer eine neue Perspektive auf diese sich immer wiederholenden, unverzichtbaren Bestandteile bieten. 

Wenn man es strategisch angeht, vereint so ein Thema auch alle Aspekte einer Veranstaltung, bietet also eine gute Möglichkeit, potenziellen Teilnehmern zu vermitteln, worum es bei dem Meeting geht. Für wiederkehrende Gäste bietet ein Thema Abwechslung zu vorherigen Zusammenkünften, während neue Teilnehmer einen besseren Eindruck gewinnen, wie sie von der Teilnahme profitieren werden. 

Wechseln Sie den Veranstaltungsort.

Richten Sie eine jährliche Konferenz jedes Mal in derselben Stadt oder auf derselben Veranstaltungsfläche aus? Denken Sie einmal darüber nach, jedes Jahr den Standort zu wechseln. Zum einen ist Reisen aufregend, zum anderen wird die Gelegenheit, ein neues Reiseziel zu erkunden, für die Leute ein Anreiz sein, sich anzumelden und teilzunehmen. Studien zufolge spielt der Standort tatsächlich eine große Rolle bei der Zukunft von Meetings: Die Teilnehmer wünschen sich ein gutes Gefühl für den richtigen Ort und eine tiefere Verbindung zu der Stadt, in der sie sich befinden. 

Studien haben auch gezeigt, dass die Aussicht auf Reisen Menschen glücklich macht – manchmal sogar glücklicher als die Reise selbst. Das soll nicht heißen, dass Ihre Veranstaltung ansonsten den Bach hinuntergehen wird, sondern lediglich, dass so ein neues Abenteuer Begeisterung vor dem Meeting erzeugen kann, die durch einen festen Veranstaltungsort nicht aufkäme. 

Für Planer bietet ein neues Ziel unter Umständen auch die Gelegenheit, die Meetingagenda etwas aufzufrischen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, den Tagungsort zu würdigen und geben Sie den Teilnehmern Gelegenheit, sich unter die Einheimischen zu mischen. So gibt es vielleicht Angebote in der Gemeinde, an denen die Gäste teilnehmen können, oder sie können während einer Auszeit einen Spaziergang machen. 

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