Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für erfolgreiche Meetingplanung

Alles, was Veranstaltungsprofis über das erfolgreiche Buch wissen müssen

Hallo, liebe Planer! Ich bin die clevere Carly. 

Als Veranstaltungsplaner sind wir es gewohnt, in der Community zusammenzuarbeiten. Wir haben Websites über Meetings, Hashtags, Podcasts, Branchenkonferenzen … wenn wir nach Inspirationen und Anleitungen suchen, sind die Möglichkeiten beinahe grenzenlos. Es kommt allerdings nicht oft vor, dass wir auf eine Idee stoßen, die sich von den anderen absetzt, den Test der Zeit besteht und immer wieder zum hilfreichen Leitfaden wird, auch wenn ihre fünf Minuten im Rampenlicht schon vorüber sind. Eines dieser Werke ist Stephen Coveys „Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg“ (im englischen Original: „The 7 Habits of Highly Effective People“), das sich schon seit bald drei Jahrzehnten im Druck befindet. Falls Sie es noch nicht gelesen haben, kann Ihnen sicher einer Ihrer Kollegen ein Exemplar leihen.

Die Kernaussage ist ganz einfach: Erfolgreiche Menschen haben sich ähnliche Fähigkeiten angeeignet, die sie im täglichen Leben einsetzen. Darunter sind proaktive Ansätze, Zusammenarbeit mit anderen und das ständige Streben nach Neuem. Auch wenn die sieben Wege, wie sie im Buch stehen, bereits gut auf Ihren Job zutreffen, habe ich die Originalformel ein wenig verändert, um sie speziell an die Eventbranche anzupassen.   

Ich präsentiere: Die sieben Wege zur Effektivität: Prinzipien für erfolgreiche Meetingplanung, basierend auf Stephen Covey mit ein wenig Hilfe von mir.

1. Vorbereitung ist das A und O

In seinem Buch betont Covey, dass Reaktivität (im Gegensatz zu Proaktivität) dem Erfolg im Wege stehen kann. Diese Einsicht trifft natürlich auch auf Meetingplaner zu. Im ersten Augenblick scheint diese Erkenntnis auf der Hand zu liegen (schließlich ist es unser Job, zu PLANEN) – aber wissen Sie wirklich, wann die Teilnehmer ankommen? Haben sie sich überlegt, mit welchen Transportmitteln sie anreisen werden? Ist der Hauptredner vorbereitet? Wurde die ganze Technik aufgebaut und getestet? Das sind nur einige der Fragen, die sie in den Tagen und Wochen vor Ihrer Veranstaltung beantworten müssen. Ihr wichtigstes Ziel? Proaktiv bleiben! Sehen Sie Hindernisse voraus und schaffen Sie sie schon frühzeitig aus dem Weg.  

2. Klare Ziele anstreben

Coveys zweiter Weg ist der Ratschlag, beim Anfang das Ende im Auge zu behalten. Das bedeutet, dass jede Handlung zu einem bestimmten Zweck mit einem bestimmten Endziel geschehen soll. Daraus folgt, dass Sie Ihr Meeting überdenken sollten, falls es sein Ziel nicht erreichen oder übertreffen kann. 

Was erhofft sich der Kunde von diesem Meeting? Wird ein neues Produkt vorgestellt? Falls ja, haben die Teilnehmer nach der Veranstaltung die Möglichkeit, es zu kaufen? Geht es um Networking? Wie werden sich die Gäste nach dem Event miteinander vernetzen? Stellen Sie sich das Endziel vor und treffen Sie alle Entscheidungen vor und während des Meetings so, um es zu erreichen. Sie sollten auch festlegen, welchen Zweck die Veranstaltung verfolgt: Entscheidungsfindung, Entwickeln von Ideen, Networking, Feiern, Schulen, Produzieren oder Werben

3. Fokus auf das Wesentliche

Vor, während und nach dem Meeting werden Sie von Anliegen, Beschwerden, Fragen und Aufgaben überhäuft. Auch wenn Sie jetzt gleich loslegen und alle gleichzeitig angehen wollen (schließlich sind Sie ein Overachiever!), sollten Sie sich erst Coveys Ratschlag zu Herzen nehmen und herausfinden, was am wichtigsten ist: „Tue das Erste zuerst“, wie der Autor sagt.

Natürlich kommt es ganz auf Ihr Unternehmen an, was als dringend angesehen wird. Es hilft jedoch, im Voraus festzulegen, was unbedingt erledigt werden muss und was ruhig ein wenig warten kann. Ist es wichtiger, ob eine spezielle Zutat für ein Überraschungsgericht rechtzeitig fertig ist oder dass alle Gäste richtig eingecheckt werden? Wohl kaum. Natürlich ist das Fehlen dieser Zutat eine Ablenkung, aber dadurch wird nicht gleich die gesamte Präsentation zusammenbrechen.  

4. Soziale und technische Kompetenzen

Beim vierten Weg beschäftigt sich Covey mit der Win-Win-Mentalität: Wenn man die Wünsche anderer respektiert, wird man selbst erfolgreich sein. Was wünschen sich unsere Gäste? Laut einer jüngsten Studie der International Association of Conference Centers’ Meeting Room of the Future wollen sie schnellere, bessere Technologien. Wenn Sie möchten, dass Ihr Meeting erfolgreich wird, sollten Sie ihnen diesen Wunsch erfüllen.

In der Studie gaben 80 % der Befragten an, dass der Zugang zu interaktiven Technologien in den nächsten fünf Jahren noch an Bedeutung gewinnen wird. Außerdem gaben 92 % an, dass sie in Zukunft noch mehr von einem starken WLAN abhängig sein würden. 

Was heißt das für Sie? Menschen möchten nicht nur einfach an einer Veranstaltung teilnehmen, sie möchten damit interagieren. Ihre Aufgabe besteht darin, Technologie und Realität mit sozialen Medien zu verknüpfen, indem Sie Hashtags oder Snapchat-Filter generieren (wie wir bereits besprochen haben), wichtige Momente live streamen oder digitale Fotokabinen aufstellen. 

Und ein wirklich schnelles Breitbandinternet kann natürlich auch nicht schaden! 

5. Verständnis für die Bedürfnisse der Teilnehmer

Coveys fünfter Weg sagt, dass man erst versuchen soll, zu verstehen, bevor man verstanden werden will. Damit bleiben wir selbst auf dem Teppich, während wir gleichzeitig unseren Horizont erweitern. Keiner zweifelt daran, dass Sie ein erfahrener Planungsprofi sind, der Innovationen aus dem Ärmel schüttelt und großartige Dinge vollbringt. Aber nur weil Sie eine Vorstellung davon haben, wie ein Meeting ablaufen sollte, heißt das nicht, dass Ihre Teilnehmer und Ihr Team die gleiche Vision teilen. Auch wenn Sie der Kapitän sind, sollten Sie auf die Fragen, Anliegen und Ideen Ihrer Crew hören. 

Und das bringt uns auch schon zum nächsten Punkt auf dem Weg zur erfolgreichen Meetingplanung …  

6. Teamarbeit

Eben haben wir darüber gesprochen, wie wichtig es ist, auf andere zu hören. Erfolgreiche Meetingplaner wissen, dass sie mit ihrem Team respektvoll umgehen und effektiv zusammenarbeiten müssen. Covey nennt diesen Schritt „Synergien schaffen“. Ziele, die als Team erreicht werden, übersteigen laut ihm die Ziele, die Sie im Alleingang bewältigen. Als Meetingplaner müssen wir viele verschiedene Faktoren jonglieren. Deshalb ist es wichtig, sich auf seine Teammitglieder zu verlassen, auf ihre Unterstützung zu vertrauen und positiv mit ihnen zusammenzuarbeiten. Auch wenn Sie zu den Overachievern gehören, sollten Sie sich nicht scheuen, Verantwortung abzugeben. Damit können auch Ihre Teammitglieder glänzen und Sie haben eine Verschnaufpause.

7. Nie aufhören zu lernen 

Erfolgreiche Meetingplaner hören nie auf zu lernen, oder, wie Covey es ausdrücken würde: die Säge zu schärfen. Also tun Sie was, um Ihren Verstand scharf zu halten, ob Sie jetzt Artikel auf MeetingImagined.com lesen oder an einer Veranstaltungsplanerkonferenz teilnehmen. Ihre Säge wird es Ihnen danken. 

Und kommen Sie unbedingt in zwei Wochen wieder, wenn ich weitere hilfreiche Tipps für Sie habe. In der Zwischenzeit können Sie mir auf Twitter, Instagram und Facebook folgen. 

Herzlichst, Ihre Helferin 

die clevere Carly

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